费用支出及报销管理新规制度.doc

公司费用支出及报销管理制度

第一章 总则
第一条 为规范公司费用支出及报销管理，明确各项费用开支原则、规范和报销审批程序，依照集团公司关于费用报销管理规定，结合我公司实际制定本制度。
第二条 本制度所指费用重要是指以钞票、支票、汇款方式支付公司寻常管理费用、资产购买费用、基本建设支出等。
第二章 报销审批程序及费用报销规定
第一条 审批程序
（一）、寻常费用报销审批程序为：
1. 各部门人员依照费用支出及报销内容填写相应单证；
2. 各部门负责人核算并签字；
3. 财务部门审核单据；
4. 总经理审批；
5. 董事长签字。
（二）、借款及领用支票审批程序为：
1. 各部门人员依照费用支出内容填写借款单或支票领用单；
2. 各部门负责人核算并签字；
3. 财务部门审核单据；
4. 总经理审批；
5. 董事长签字。
（三）、费用报销时间及有关规定：
1. 出差人员回公司后来，在一周内办理报销手续，前次借款未报销者，不得再次借款，超过一种月未办理报销事宜者，借款从工资中扣除。
2. 为规范报销流程，各项费用报销单据原则上统一于每周一提交给财务部门审核。
3. 各项费用支出原则上不得跨月报销。
第二条 费用报销单据
按照不同用途，使用集团公司规定费用报销及付款单据共4种类型，各部门人员依照不同项目及内容填写相应费用报销单据。
1. 借款凭证
重要用于各部门人员出差借款、暂时借款时使用。差旅费借款需注明出差地点及时间，其她借款需注明用途；
2. 差旅费报销凭证
重要用于各部门人员报销差旅费时使用。报销时按照单据格式及内容精确填写。3.付款申请凭证
重要用于各部门人员申请支付各种寻常费用时使用。使用时必要写明申请人部门、姓名、申请日期、收款单位名称，账号及开户行名称、金额以及申请付款因素等内容；
4.费用报销凭证
重要用于各部门人员以转账或钞票方式支付各种寻常费用后报销时使用。使用时必要写明报销人所在部门、姓名、报销日期、费用项目、金额、附件张数及其她需此外注明业务有关项目名称等内容。
上述单据填写规定书写规范，笔迹清晰，将支出及费用发生时间、事由、金额（大小写金额必要一致且不容许涂改）等要素填写齐全，并在报销凭证上订立姓名；报销时规定提供真实、合法、有效票据，票据各项目要填写对的、齐全，印章清晰可辨，发票昂首必要填写单位全称。
第三条 审核
审核涉及部门审核和财务审核。部门审核由部门负责人负责，部门主管领导签字，财务审核由财务部人员负责。
（一） 、部门审核内容涉及：
1. 审核支出及报销内容与否真实、合法、合理；
2. 审核支出及报销内容归属；
3. 必要时部门负责人应对支出及报销费用内容做出合理解释。
（二） 、财务审核及付款审批内容涉及：
1. 原始凭证与否真实合法，内容与否完整，书写与否规范，数量、单价、金额填写与否对的；
2. 购买实物原始凭证，与否有手续完备验收证明；
3. 购买固定资产、无形资产等重大支出合同要件与否齐全；
4. 有关各级审批手续与否齐全；
5. 票据粘贴与否规范；
6. 如发现虚报、瞒报和使用非法票据等不法行为，财务部将不予报销，情节严重者将通过关于部门追究其法律责任。
第四条 报销责任界定
1. 各部门人员对所报销项目真实性、精确性、及时性负责；单据合法性、完整性负责；
2. 各部门主管负责人对报销内容真实性、完整性、必要性负责；
3. 财务部对报销项目审批手续完整性、单据填写规范性、费用计算精确性、付款安全性及单据真实性负责。
第四章 差旅费
第一条 差旅费是指公司职工因公外出，发生都市间交通费、住宿费、餐费、订退票手续费、托运费及各项出差补贴等。
1. 各部门人员出差前需填写《出差人员申请表》；
2. 《出差人员申请表》经部门负责人确认，并报总经理审批，送至人力资源部留存，作为记录考勤和报销凭证；
3. 员工出差完毕后一周内，凭有效日期证明（如机票、车票等）依照财务规定到财务部办理报销，申请出差补贴等手续。
第二条 交通费、住宿费及餐费报销原则
1. 交通费在规定原则内据实列支，出差人员可依照不同状况选取出行方式，价位选取要适中，不得铺张挥霍。
2. 餐费实行限额管理。员工外出出差在工作时间范畴内（9:00-19:00）报销中餐，19:00之后报销中餐及晚餐；餐费原则为15元/餐，夏季高温期间(6月1日-9月30日)为20元/餐。限额内凭餐费发票或收据据实报销，超限自负。
2. 住宿费实行限额管理。
A类地区：北京、广州、深圳、合肥、杭州、南京、武汉、成都；
B类地区：天津、重庆、汕头、西安、济南、青岛、宁波、昆明、南宁、福州、厦门、郑州、石家庄、苏州、无锡、及其她省会级都市；
C类地区：除A、B类以外地区。
住宿费原则：A类地区，260元如下/天；B类地区，200元如下/天；限额内凭住宿费发票据实报销，超限自负。住宿费报销均需提供正规发票，并完整填写单位名称、住宿日期、天数、单价、金额等要素。
3. 因业务需要宴请客户需总经理批准后方可报销招待费，同步按总经理规定恰当扣减出差人员当天餐费补贴。
第五章 业务招待费
第一条 业务招待费是指公司为业务经营合理需要而支付交际应酬费
1. 业务招待费涉及招待来访客人烟酒、茶叶、水果费；宴请客人用餐费；赠送客人礼物费等等。
2. 招待费应遵循对等接待、厉行节约，控制人数、减少次数原则。
第六章 办公费
第一条 办公费是指各部门购买办公用品、书报资料、印刷品等所发生费用。
1. 办公用品统一由行政部负责购买、管理及登记。其她部门若自行购买办公用品，财务部将不予审核、报销。
2. 各部门领用办公用品时需填写“办公用品领用表”并签名。
3. 行政部门报销办公费时，需提供办公用品购买清单，标明数量、单价、金额，并加盖供货单位公章。
第七章 固定资产
第一条 固定资产是指为生产经营管理而持有，使用寿命在一年以上资产。
1. 公司各部门购买固定资产时需填写请购单，报送总经理审批，董事长签字后，统一由采购部门主管负责采购。
2. 对于一万元以上固定资产采购需要订立购销合同，50万元以上固定资产采购需履行招标程序。
3. 购回固定资产后应到关于管理部门办理出入库手续并将出入库单随发票一起报销。
第二条 公司固定资产实行由使用部门、管理部门、财务部门分工负责原则。固定资产使用部门负责对本部门占有、使用固定资产进行合理、有效使用和寻常维护管理；负责向固定资产管理部门提出本单位添置固定资产预算以及固定资产报废处置意见；配合固定资产管理部门做好清产核资工作。管理部门、使用部门、财务部门要分别建立固定资产卡片账，反映其增减变动状况，并且要定期核对，做到账实相符。
第八章 低值易耗品
第一条 低值易耗品是指不够固定资产原则又不属于物料消耗范畴能多次使用而基本保持其实物形态劳动资料。
1. 公司各部门依照工作需要购买低值易耗品时，需填写请购单，报送总经理审批，董事长签字后，统一由采购部门主管负责采购。报销时货品发票上必要注明品名、规格、数量、单价、金额等要素。
2. 低值易耗品由仓管部门按类别设立台账进行管理，财务部门负责数量、金额核算。低值易耗品耐用时间若在一年以上，无论每次购买数量多少，均视同固定资产管理。
第九章 附则
第一条、 本制度经总经理审批备案后，宣布之日起生效；
第二条、 本制度解释和修改权属公司财务部门。

附件： 《出差人员申请表》

出 差 人 员 申 请 表

申请人

部门

姓名

职务

随行人

预测出差时间

自 年 月 日

至 年 月 日

共 日

实际出差时间

自 年 月 日

至 年 月 日

共 日

出差事由

部门主管签字：

总经理签字：

（备注：申请日期须不大于实际出差起始日）

申请人：

申请日期：