物业公司管理系统机构设置及职能.doc

(完整word)物业公司管理系统机构设置及职能

深圳市xx物业管理有限公司
公司机构设置及职能

为了适应市场竞争，进一步改革完善公司的管理制度,根据经营和管理的需要明确公司的运作机构和程序。

一、公司机构设置及职能如下：
总经理

副总经理
副总经理

工程部
秩序部
管理部
办公室
财务部
人力资源
市场部

物业管理服务中心

物业管理服务处

物业管理服务组

（一）管理职能部门
1、 负责公司整体运作的计划、组织、管理、控制、人事、市场拓展等任务，建立科学的管理体系。
2、 公关、协调、沟通公司内部、本专业的上级单位及区、市主管部门并建立良好的沟通关系,随时地掌握信息动态。
3、 掌握、熟悉本体系、本xx公司系统、本专业、本行业的有关政策、法规、要求、评级、创建等工作。
4、 掌握、熟悉人力资源的四大模块、项目管理的五过程九模块、品质体系、流程管理等现代管理工具。
5、 通过授权与控制完成对部门和项目的业务服务的需求，控制成本，保证项目的服务质量。保证利润。
6、 公司管理职能部门由财务管理部、行政办公室、人力资源部、市场拓展部组成。对公司的整体的行政后勤、成本核算、利润、绩效、考核、评价等体系全面管理。并对管理结果负责。
（二）专业职能部门
1、 负责公司各个管理服务部门运作的计划、组织、管理、控制、人事、市场等任务,建立科学的管理体系.
2、 公关、协调、沟通公司内部、本专业的上级单位及区、市主管部门并建立良好的沟通关系,随时地掌握信息动态。
3、 掌握、熟悉本体系、本xx公司系统、本专业、本行业的有关政策、法规、要求、评级、创建等工作。
4、 掌握、熟悉人力资源的标准模块、项目管理的五过程九模块、品质体系、流程管理等现代管理工具。
5、 通过授权与控制完成对项目的业务服务的需求，控制成本，保证项目的服务质量。保证利润。
6、 公司专业职能部门由物业管理部、环境秩序部、工程技术部组成，并由这些部门负责人形成专业管理委员会(或专业技术委员会)。对公司的所有物业服务项目进行全面专业的管理，通过制定标准、制度、流程、培训、训练、成本核算、绩效、考核、评价、控制等管理工具，保证利润和服务质量。并对管理结果负责.

（三)执行部门
1、 主要指我公司的物业管理服务项目（主要是执行和操作任务)。本公司实行物业管理服务综合专业一体化的物业服务模式.由物业管理服务单位为客户提供直接的、现场的、热情的、主动的、礼貌的、迅速的、安静的一体化贴心服务。
2、 管理服务单位以客户服务中心为中心进行服务。通过信息的反馈及时迅速地为客户服务。管理单位主要负责人通过与客户、员工的倾听、沟通、了解掌握需求及时地解决问题。并建立良好的客户、员工关系。保障提供优质的服务理念。
3、 管理单位主要负责人通过参与、制定、熟悉、理解、掌握和修改工作标准和流程，按客户需求完成服务的具体行为，严格地执行公司的各项工作标准、操作规程和管理制度，对客户的要求必须迅速到场圆满解决问题。确保客户满意.
4、 管理单位主要负责人制定工作计划和管理制度.实行绩效考核表、物业管理报告、计划表、成本控制、品质管理报告等方法的执行层面的手段和现场训练、业主员工沟通、抽样检查等操作规程进行控制.
5、 接受公司的绩效和监督、检查完成各项指标。
6、 执行部门（服务部门）由物业管理服务中心、物业管理服务处、物业管理服务组、房屋机电设备维修保养中心等单位组成.对本项目整体结果负责。

（四）程序
1、 由公司股东会、董事会负责公司的重大决策和监督.
2、 由公司主要部门负责人组成经营班子,报股东会、董事会批准确定,对公司的经营管理负责。
3、 由公司职能部门负责人组成经理办公会，决定公司重大事情及日常管理工作。
4、 由职能部门经理、执行部门经理组成中层管理干部会，解决协调工作中的问题，反馈员工反映的问题、合理的建议，提出改进方法。
5、 由专业管理委员会根据情况和需要通过办公会，负责设立、合并或撤消管理处事宜，选聘、招聘合格的管理处主任（管理处主要负责人），为客户提供优质服务，保证公司项目的质量。
6、 由经营班子、职能部门负责人组成绩效考核委员会，负责全公司的绩效考核工作。
7、 由专业管理委员会牵头通过经理办公会对公司的服务项目进行成本核算。
8、 由市场部牵头会同经营班子、管理班子完成市场开拓，实现利润。
9、 由人力资源牵头与经营班子、职能部门负责人组成薪酬委员会。
10、 由行政办公室和人力资源部门接收、调查、核实、取证、协助处理各个单位负责人的不廉政、不作为、渎职行为。协调、处理、教育保持管理人员与员工的良好关系，以人为本。

（四)党群工会机构
1、 由公司党支部负责公司党的建设，发挥党员带头作用。
2、 由工会负责公司的员工的权益,收集员工反映的情况和意见。
3、 公司团委负责公司团的建设，发挥团员的带头作用。
（五）主要负责人
副总经理：
1、 配合总经理对企业进行全面的经营、管理；实现公司的经营管理目标及发展目 标。并对公司整体运作负责；
2、 制定公司发展战略规划、经营计划、业务发展计划；
3、 制定公司组织结构和管理体系,开拓市场、掌握信息;
4、 组织、监督、检查公司各项规划和计划的实施及各项管理制度的制定及推行;
5、 组织联系本系统的主管部门和业务部门,随时掌握政府及行业动态；
6、 负责公司的运作及各职能部门间的协调；
7、 指导公司人才队伍的建设工作；
8、 推进公司企业文化的建设工作;开展企业形象宣传活动;
9、 完成总经理临时下达的任务。总经理不在的时候处理公司的日常工作；
10、 互相合作，以身作则，严格、廉洁、诚信、敬业、勤奋、认真、负责。
部门经理：
1、 职能部门经理负责本专业、本业务的管理并对本业务负责；
2、 组织部门对本专业、本业务的制度、规范、标准的制定、推行、检查、汇总、分析、考核评价;促进管理服务处工作，达到标准化服务;
3、 协调本专业、本业务的区市主管机构，随时掌握动态，参加各项评比、创建等活动,宣传企业;
4、 拓展本专业、本业务的市场,增加企业收益；
5、 培训和训练专业、本业务的各级人员，保证上岗人员合格;
6、 掌握熟悉人力资源的主要模块和项目管理的过程和模块；
7、 掌握熟悉相关的政策法规；
8、 组织制定重大应急措施、定期演练，重大事件现场处理；
管理服务中心、管理服务处主任:
1、 是现场管理的直接责任人，全权处理现场的管理工作；
2、 坚决严格地执行公司制度规定，达到目标.对不能很好运行的制度和程序进行修改,提供优质服务；
3、 培训和训练本本部门的各级人员，保证上岗人员合格；
4、 主动沟通业主及时改善服务;主动沟通员工充分调动员工的积极性;
5、 做好员工的考核不断地提高员工的服务技能;
6、 掌握熟悉人力资源的主要模块和项目管理的过程和模块；
7、 掌握熟悉相关的政策法规；
8、 协调本部门的区市主管机构,随时掌握动态，参加各项评比、创建等活动，宣传企业,开拓市场；
9、 组织制定重大应急措施、定期演练，重大事件现场处理；
10、 接受公司和业主的监督、考核;
二、部门设置及职能如下：

（一）公司行政办公室
简 称:办公室
性 质：职能部门，计划、组织、管理、控制、人事;
岗位结构:主任、主任助理、主管、职员、司机
管理机制:
1、 公司办公室实行责任、目标管理考核制;主任承担本部门管理责任；
2、 由主任对本部门人员及任务进行科学合理的安排，完成公司任务；
3、 由主任确定、审核本部门的人员编制，定岗、定编、定指标；
4、 实行职能部门工资体系进行绩效考核,明确分配机制。
办公室的职能：
1、 是公司的行政、后勤、人力资源的责任部门;
2、 负责公司职能部门及各单位的行政、后勤工作；
3、 负责公司职能部门及各单位的人力资源管理；
4、 负责公司职能部门及各单位的绩效考核、检查工作。
5、 上述职能的规范、制度、标准、监督、检查；

（二）公司计划财务部
简 称：财务部
性 质:职能部门,监督、管理;
岗位结构:部门经理、经理助理、主管会计、会计、出纳
管理机制:
1、 公司财务部实行责任、目标管理考核制；经理承担本部门全部责任;
2、 经理对本部门人员及任务进行科学合理的安排,完成公司任务；
3、 由经理确定、审核本部门的人员编制，定岗、定编、定指标；
4、 实行职能部门工资体系进行绩效考核,明确分配机制。
财务部的职能：
1、 是公司财务管理、控制、分析的责任部门；
2、 负责公司各部门的成本核算;
3、 负责公司各部门的预、决算;并进行监控；
4、 负责公司的日常财务管理;财务分析、财务控制管理；
5、 负责公司各部门财务指标的制定及监测;
6、 尤其是管理服务处的成本核算及控制；
7、 负责公司各个部门的财务监察；
8、 负责公司的股东会的财务报告及组织.
（三)市场拓展部
简 称：市场部
性 质：职能部门，监督、管理、市场开拓;
岗位结构：部门经理、市场业务员;
管理机制：
1、 市场部实行责任、目标管理考核制；经理承担本部门全部责任;
2、 经理对本部门人员及任务进行科学合理的安排，完成公司的经营任务;
3、 由经理确定、审核本部门的人员编制,定岗、定编、定指标;
4、 实行职能部门工资体系进行绩效考核，明确分配机制。
市场部的职能:
1、 是公司市场开拓取得利润、售后服务、合同签定的责任部门；
2、 负责公司整体的市场拓展；积极参加市场竞争，取得市场；
3、 负责公司市场的体系的建立、制度的制定、技巧的培训；
4、 负责公司的市场招投标工作，及进驻的前期工作；
5、 负责公司的项目的售后服务，定期地联络客户随时反馈意见;
6、 负责公司的项目的合同续签价格调整等工作；
7、 负责管理公司的市场信息建立、整理、分析；

（四）物业经营管理部
简 称：物业部
性 质：职能部门，监督、管理、服务；
岗位结构：部门经理、经理助理、专业主管、职员；
管理机制：
1、 物业部实行经济、责任、目标管理制,与公司签订合同,进行考核;
2、 部门经理承担本部门责任；
3、 由经理确定、审核本部门的人员编制，定岗、定编、定指标；
4、 本部门实行职能部门工资体系，进行绩效考核，明确分配机制；
5、 部门经理组织各部门通过对管理处的设立、管理、人员的聘用，完成公司任务；
6、 部门经理组织本部门通过科学的用人机制选聘管理处主任；
7、 由部门确定、审核管理处的人员编制，定岗、定编、定指标；
8、 对管理处实行高于同行业平均水平的物管专业工资体系进行绩效考核，根据效益明确分配机制.
物业部的职能:
1、 是公司所有服务项目的管理、品质、服务责任部门；
2、 负责管理服务处的日常管理、做好业主服务工作;
3、 负责公司的资质管理、品质管理、创建工作；
4、 负责管理服务处的计划、工作安排、监督、检查；
5、 负责管理服务处的制度、规程的制定；
6、 保证管理服务处签订有效的管理合同；
7、 保证管理服务处重大应急事件的正确处理；
8、 保证管理服务处完成下达的各项指标，达到业主满意。
9、 负责与主管部门行业沟通，随时掌握动态,积极参加区市组织的各项工作;
10、 宣传企业，树立形象。

（五）工程技术管理部
简 称:工程部
性 质：职能部门，监督、管理、服务;
岗位结构：部门经理、经理助理、专业主管、技术人员；
管理机制:
1、 工程部实行经济、责任、目标管理制,与公司签订合同，进行考核；
2、 部门经理承担本部门责任；
3、 确定、审核本部门的人员编制，定岗、定编、定指标；
4、 本部门实行职能部门工资体系进行绩效考核，明确分配机制；
5、 部门经理组织本部门对本专业的管理、服务、外接项目进行规划,完成公司任务；
6、 部门经理组织本部门通过科学的用人机制选聘人员和机构；
7、 由部门确定、审核部门的人员编制，定岗、定编、定指标;
8、 对本专业工资体系进行确定，建立绩效考核标准，根据效益明确分配机制。
工程部的职能：
1、 是公司的机电设备设施、房屋本体的责任部门;
2、 负责和掌握公司管理的房屋本体、设备、设施的技术管理；
3、 负责全公司管理的房屋本体、设备、设施的档案、台账的管理；
4、 负责全公司管理的房屋本体、设备、设施的技术、操作规程及标准的制定;
5、 负责全公司维护保养人员的培训、考核管理、竞赛活动。
6、 负责全公司管理的设备、设施运行情况的跟踪、检查整改;
（六）秩序环境维护部
简 称：秩序部
性 质：职能部门，监督、管理、服务。
岗位结构：部门经理、经理助理、专职主管、职员.
管理机制：
1、 秩序部实行经济、责任、目标管理制,与公司签订合同,进行考核；
2、 部门经理承担部门责任；
3、 确定、审核本部门的人员编制，定岗、定编、定指标；
4、 本部门实行职能部门工资体系进行绩效考核，明确分配机制；
5、 部门经理组织确定本部门的组织机构，对保安服务、车场管理、安全管理、人员的聘用进行规范化设计，为管理处提供服务完成公司任务；
6、 部门经理组织本部门通过科学的用人机制选聘人员；
7、 由部门确定、审核各个服务处的人员编制,定岗、定编、定指标;
8、 对本专业工资体系进行确定，建立绩效考核标准，根据效益明确分配机制。
秩序部的职能:
1、 是全公司及管理服务处的秩序维护、安全管理、形象服务、环境管理的责任部门；
2、 负责公司保安队伍的招聘、培训、管理工作；
3、 保证公司保安人员的质量和数量；
4、 负责公司的车场收费体系的管理工作；
5、 负责公司的消防安全和配合工程部的生产安全管理工作；
6、 负责公司的清洁、绿化、消杀管理工作；
（七）管理服务中心、处
名 称：XXX管理服务中心、处
性 质：执行部门,服务、执行；
岗位结构：管理处主任、综合主管、客户主管、机电主管、安全环境主管、员工
管理机制：
1、 实行经济、责任、目标管理制,与物业部签订合同，接受考核；
2、 主任承担管理服务中心、处的部责任;
3、 由（经理）主任对管理服务处进行全权管理，选聘人员，定岗，定编，定指标;
4、 实行物管专业工资体系。
管理处职责：
1、 是本公司项目的现场管理的直接责任单位，负直接责任；
2、 为客户提供优质服务；
3、 服务及时准确；
4、 保证客户满意、业主委员会认可;
5、 按时上缴管理佣金；
6、 按时完成管理合同签订；
7、 保证小区整洁美观;
8、 保证小区安全，服务体贴；
9、 保证房屋、设备、设施完好、运转正常；
10、 完成物业部下达的各项指标。

（八）机电工程维护保养中心
名 称：深圳市xx物业管理有限公司机电工程维护保养中心
简 称：机电设备服务中心
性 质：执行部门，服务、执行
岗位结构：中心主任、专业主管、技工
管理机制：
1、 实行虚拟中心模式,技术人员分散在管理服务中心、处；
2、 由工程部和维保中心主任根据项目抽调人员工作;
3、 参加抽调工作人员由维保中心主任选聘、抽调、考核;
4、 实行机电专业工资体系；
中心职责：
1、 按客户、管理处要求提供优质服务;
2、 保证客户的设备、设施运行完好;
3、 定期对设备、设施检修、维护、保养;
4、 及时维修故障；
5、 保证设备、设施及设备房清洁、润滑；
6、 及时修缮房屋本体，保证质量；
7、保证不出安全事故。

三、其他:
管理的具体情况及工作流程详见各部门的管理手册。

深圳市xx物业管理有限公司

修改意见
管理服务中心、管理服务处主任：
2、坚决严格地执行公司制度规定，提供优质服务，达到公司要求的目标。对不能很好运行的制度和程序进行修改；
(八）机电工程维护保养中心
1、 电梯中心的架构保持不变.直属机电工程维护保养中心。
2、 机电中心实行虚拟中心模式，技术人员分散在管理服务中心、处；

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