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怎样通过《报销制度》为会计免责？
先兔死狐悲地默个哀.今天的新闻,一位26岁的同行死了,莫非会计这个行业真是高风险、高压力、几头受气的岗位?
借金税三期、实名办税、大数据的势头,近段时间网络上充斥着诸如”擅抖吧,你的财产无处遁形”、”最严征税季来临”、”税务出狠招”、”以后谁敢偷税”的杀气文章,心理攻势把企业吓得够呛,一位会计对我说:”吓得竟然连账都不知道该怎么做了?”.
任它风吹浪打,我自闲庭信步,真正聪明的会计,一定是滋滋润润、左右逢源的会计,前提是你要学正确的知识.
今天就以公司内控的一个小细节——《报销制度》为例,给大家讲讲如何才能把会计工作越做越安全,越做越开心.
“所有票据必须是合法的正式发票,除定额票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;不合法票据,会计有权拒收;”
在税务咨询中,经常遇到类似这样的《报销制度》文字表述.
问会计,为什么会这样制定制度,有的说这样才算严格;有的不屑一顾,认为制度反正是摆设;有的说是顾问公司搞的或者从百度上下载来改的……
所有会计必须明白我以下这句话:
报销制度不是拿来装饰公司的,报销制度不是拿来限制会计的,报销制度是我们会计控制个人风险的重要工具.
就仅仅上面那一段报销制度的文字为例,它包含着四大错误,你可以结合看看你公司的制度是不是一个毛病.
1、它规定没有发票不能报销
报销首先是一个经营问题而非会计处理问题.钱已经花了,能够不报销吗?既没有道理,也没有可行性.老板签了字你会计还敢不报?
如果制度有一定会被违反的条款,那么这个制度本身就没有权威性,从老板、到会计、到员工,都不会把它当成事,于是就形同虚设了.不要以为形同虚设就等于没有,还不如没有呢.
如果你迫于压力给白条子报销了,以后判断责任时,首先就是会计违反了《报销制度》,明知没有发票,为什么要报销呢?老板签了字,老板签了字你就不把关?制度拿来干什么的?看看,许多会计就是这样自己把自己笼进去的.
千万不能让不懂税务的管理咨询顾问来做报销制度,更不要随便在百度上拖免费的文档.这些东西除了给你挖坑,没有其它作用.
应该怎么改呢?
很简单,删掉这些没有用的话!员工花了钱,就因为发票有问题,你就不给报销,不是跟别人生活过不去吗?大家都是打工者.
制度设计:对于票据合规的报销,走正常流程;对于票据不合规的报销,由财务部制作《请示》文件,经领导批准后报销.
注意,不是简单的让员工去”找老板”,而是写入制度,让会计制作《请示》文件,找老板签字.
员工没有拿到发票,会计替他写《请示》向公司领导报告并报销,员工会记你情,也让你掌握主动权和进度控制权.会计自己写《请示》,就可以把风险、后果全部写清楚,领导签了字,你就没有责任了,领导不签字,就把员工的矛盾从你这儿转到领导那儿去了,有什么解决办法让他们去想.你乐得个轻松.
记住,千万不要赋予自己”可以决定能否报销的权力”,不能把自己看得太重,对于祸水,要引、不要堵.
那么,报销时,什么是合规的票据呢?
这就是上述制度文本中,第二个错误:
2、它定义了什么票据算合规
先看看上面一段话:”收据(财政收据除外)不予报销”,我问会计,为什么收据不行,财政收据又可以?问了十多年,从培训班到咨询客户,我讲解之前,没有一个人能把原因讲清楚,因为这本身就是错的,他们连错在哪里也不知道.
对于哪些票据是合规的,哪些票据不合规,是一件非常复杂而专业的判断.有时要发票,有时不需要发票;发票开早了行不行?发票开晚了行不行?所报销的业务需要什么样的发票?这么复杂的东西,不可能写到制度上面去.
怎么改?
这样:”报销凭证和发票是否符合要求,以财务部的专业认定为准.”
一句授权就够了!
员工哪有会计懂发票?以会计专业判断为准,天经地义.遇见一根筋的员工,会计随便找个总局文件就能把它打发回去.当然,会计要学习.
看见没有,财务没有权力决定能不能报销,但财务有权力认定票据合不合规定.因为前者是公司的经营问题,后者是会计的专业能力.
会计判断的内容包括:凭证是否足够?除发票外的配套凭证有没有?票据链是否完整?当遇到难以确定的情况时,当然就是财务部一句话说了算.
印象最深的一家公司,我做完咨询第二年,财务经理无意中告诉我,与其它部门关系融洽多了,过年收到其它部门、分公司、分厂的礼也重了很多.
这样一改是否就好了呢?
不够!还必须强调两个重点:
3、明确:报销人必须对凭证负责
员工没有发票,可能就去找、去买,这样实际上就是在考验会计的判断力.万一会计判断失误怎么办?在不少的员工眼中,一旦票据被会计收了、钱报出来了,票据的责任就转到会计身上去了.
这是非常荒谬的.
公司制度必须规定:”报销人对报销票据的真实性、合法性负责.”甚至可以加上:”如果报销凭证、发票不真实或非法,报销人承担善后处理责任,并承担所导致的其它责任”.
就是说,会计审查凭证,是在为报销人把关.如果把会计与骗过了,未来出事,报销人也要承担责任.这样可以最大程度让报销人配合会计进行未来的善后处理工作,比如重新取回发票等.并且,如果产生损失,其责任划分非常清楚,会计基本上可以免责,或只承担次要责任.
会计们跟税务打了这么多年的交道,我吃惊于竞然没有从税务那儿学几手.
比如,自已印刷报销凭证,在报销人签字那儿有模有样地印上:”本报销人保证报销业务及所附票据真实、合法,承担相关的法律与经济责任”.
这样,到时候又是一个证据,说明责任在相关人员.就算出事时员工已经离职,同样可以说明会计不负主要责任.
4、权力必须要落实
“不合法票据,会计有权拒收”.
这是那门子权力?你可以去试试,看银行柜台会不会拒收你的假钞.
不合法票据,会计有权”没收”,这才是权力.你要是拿到一个假发票给我,被我识别了,不会退给你.
一年下来,没收了多少不合法票据,为公司规避了多少不必要风险,也是写总结时的生动材料.这算一个副产品.
报销制度制定时,不要简单粗暴写”准不准”、”能不能”,而是要给相关人员加责任.即:错事可以办,责任要明确.
比如,制度规定,先会计签字,再老板签字.如果员工先找老板签了字,再拿到财务部来报销,你怎么办?
有的报销制度规定:”拒收!”这不是权力,这会把人得罪光.
应该写”没收”.或者”没收并销毁签字单”.这样,他只能重新填报走流程了.
权力一定要可行、要落到实处.
以上只是简单的分析和要点.可以看到,会计要主动掌握制度,制度是公司内部的”法律”,借助《公司法》的授权,公司内部制度实际上是有其实法律基础的,绝不应该是一个摆设.
会计要明白:制度是你的武器,千万不要成为你的枷锁.
如果会计对包括《报销制度》在内的相关制度能够正确控制、科学制定,就能过得左右逢源、滋滋润润.你公司哪怕不幸被税务罚款、补税,也可以一眼分辨出责任不在会计身上.