办公室的四个问题.ppt

1 1办公室管理的四个问题主讲人：王亚强主讲人：王亚强公共政策室主任公共政策室主任2 2四个问题学习型办公室作风建设办公室5S管理办公室绩效管理办公室沟通与“政治”3 3学习型办公室作风建设4 4学习型的人与学习型的组织什么样的？脑子活，新眼界，有情趣，有品位，有办法，有能力，有活力，有纪律形成的作风，形象5 5 办公室工作定位与主要职能办公室的六项工作原则（办公室讲究个什么？）法政原则、程序原则、协调原则、形象原则、高效原则、反馈原则。6 6 学习型办公室作风作风究竟是什么：思想上、工作上和生活上表现出来的态度和行为。办公室的工作作风：态度、行为、形象、文化。作风建设是部门建设的重要内容，是完成部门工作职责的重要保证。7 7学习型办公室建设的要点“学习、勤勉、严谨、务实、准确、高效”8 8学习学习成为人们的一种生活方式？全球化，信息化，个人，家族，社会，国家要进化和变迁现代性，考证，国际化，洋派，时尚的本质，生活的真谛，审美品位，礼仪，志趣，非功利化。思想上的时尚才是真时尚9 9严谨：行为严谨，处处严格要求严格遵守所的各项规章制度（首先做到）；严格按规范办事（一视同仁、公平公正）；不提特殊要求、不搞特殊化；自我工作总结，评价客观、得当；举止庄重、注意小节（姿势、着装）。1010严谨：说话严谨，不该说的不说具有保密性质的工作（纪检监察、干部工作）；未公布的所班子的决定；不宜公开的所领导的讲话（非正式场合的谈话）；暂时不宜公开的文件；经办的应该保密的事项；不利于工作的话。1111严谨：办事严谨，严密周到，没有疏漏会务工作（通知、会场、会议文件）；活动组织（方案设计、过程组织）；公务接待（来访者情况、接送站、日程安排）；完成交办事项（做事用心）；服务周到（体察、满足需要）。1212务实：实事求是坚持实事求是对于每一个人、每一项工作来说都是很重要的，对于办公室工作人员则是最基本的准则，也是最高的要求。实事求是是办公室工作的基本原则，这是由办公室的工作职责决定的，如果办公室在工作中做不到实事求是，就会给整体工作和领导的工作带来影响，甚至导致领导工作的失误，整体工作难以稳定、协调发展。1313务实：从实际出发“大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风”。坚持求真务实，就是要干实事，求实效，把按原则办事、按政策办事、按领导意见办事和按照实际情况办事结合起来。从实际出发工作才有好效果。特别是在完成上级布置的工作或交办的任务中，这一点尤为重要。1414务实：诚实可靠真与实，是万事万物赖以存在的基础，提供信息、综合情况时要力求准确反映客观事物的本来面貌和实际情况；在上呈下达，联系内外，协调左右等项工作中，待人处事要公正，不夹杂个人意见。请示、汇报工作（如实、有问题要提示）。勇于承认工作中存在的问题，并及时采取措施弥补和纠正。（追求更好的工作效果）1515务实：工作扎实“能在没有上级过问情况下表现自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断力，并且在所给定的范围内做出决定。”干好了是领导的，干坏了（有些秘书工作只能做不能说）发现问题，主动采取措施补救，牢记机关是一个整体。（不要在意领导是否知道）1616准确：办公室工作要高质量，必须准确无误，这是整体工作对办公室工作提出的客观要求，办公室工作的质量对领导和整体工作的质量有着直接的影响。1717准确：正确地做事工作到位，不越位：既要忠于职守，尽职尽责，又要找准自己的位置，把握一条“界限”，不越权、不越位。工作到位认真履行职责，积极主动做好该做的事情。不越位不越权，不做超出秘书职权范围的事。要敢于负责，但职权范围以外的事不能擅自做主。1818准确：文字准确，较少差错信息“全面、准确、及时”，宣传“全面、准确、适度、及时”，公文具有法定效力和规范体式的文书，公文处理要做到“及时、准确、安全”。各种文稿（方案、情况反映、经验介绍、事迹材料）情况确实，表述准确；符合规范体式和行文规则。1919准确：处理事务准确按岗位规范开展工作；发挥主观能动性；用高度的责任心去工作。2020高效：追求高效率，是当今社会的要求，不讲效率，难以生存。工作质量与效率是衡量管理工作优劣的一个综合性标准。工作高效率表现为：办事迅速，处理问题及时；工作效果又快又好。2121高效：集中精力，专注于工作设计好方案，理清工作思路，工作流程合理；按照轻重缓急，计划好工作顺序；（急事、要事先办）善于见缝插针，交叉作业，有效利用时间；必要时请求帮助，事半功倍；善于总结，在实践中积累经验，提高处事技能；团队合作，发挥群体优势。2222高效：信息要在“第一时间”传递“第一时间”最迅速、最及时信息传递迅速、及时（领导、职能部门、内部）；交办任务完成后及时回复（情况汇报）；工作进展、成果等迅速发布。2323人生的意义想过吗？享受工作乐趣 “工作是快乐的”，不简简单单去追求快乐，应该享受这种工作带来的成就感，乐在其中。大部分时候我们的疲劳并不是因为工作，而是因为忧虑、紧张或不快的情绪。不要认为这是“阿胜利法”，这是心理学上非常重要的“心理暗示”。2424怎样树立优良作风？高标准严要求，从一点一滴做起作风助你成就事业，不断提高自身要求；培养自觉能力“我要做”从小事做起，用无数做得好的小事来成就大事，“伟大的成就往往源自微不足道的小事”。2525学习型办公室的建设与创新认真开展批评与自我批评树立优良作风需要持之以恒，长期磨练；开展批评互相帮助与提醒；自我批评个人自我修养。造就一支作风精良、战斗力强的工作队伍，一定能够攻无不克，战无不胜。2626通过创新和方法增强学习的吸引力1积极培育学习型小组，发挥各类人群的学习优势和先发效应。2利用好信息技术手段，体现信息化的时代特征。3创设学习交流平台，形成活动品牌和创建特色。2727知识管理提高创建的实际成效1、结合履行工作职责的需要组织学习，提高学习的针对性和有效性。2结合发展需求进行前瞻性学习，进行必要的知识储备。3围绕中心工作开展研究式学习，组织学习成为破解难题的钥匙。2828学习型机关创建制度1在引导创建上，研究制定学习型机关创建评估指标体系。2在激励措施上，把学习情况纳入干部培养使用的评价体系3在运作机制上，积极培育制度文化2929办公室绩效管理3030一、财务指标1、全年经费使用指标2、办公品费用控制 公车消费、公费出国、公务接待费 3、文件处理质量指标3131二、责任指标1、文件管理及综合档案管理(分)2、接待管理(分)3、会议管理(分)。4、督办与催办(分)5、办公楼及环境卫生管理(分)32326、保卫管理(分)7、安全消防(分)8、外联工作、精神文明创建工作及领导交办的其他任务(分)9、内部流转管理(分)10、内部满意度(分)11、改进措施、结果反馈(分)。3333办公室日常管理S理念34345S的概念5S是指整理、整顿、清扫、清洁、习惯（纪律）等五个单词组成其日文的罗马拼音均为S，因此简称“5S”。5S定义整理：SEIRI要/不要整顿：SEITON定位清扫：SEISO没有垃圾和脏乱清洁：SEIKETSU保持光亮和卫生习惯：SHITSUKE养成纪律的习惯3535何为S一、整理SEIRI就是把要与不要的东西分开，然后把不要的丢弃。二、整顿SEITON就是把要用的东西井然有序地放置在容易取用的地方，并使大家都一目了然。三、清扫SEISO就是经常打扫，常保清洁。3636四、清洁SEIKSTSU就是维持整理整顿清扫3S的成果。五、修养SHITSUKE养成遵守规定事项的纪律与习惯。5S过程在消除浪费。5S大扫除拉皮美容？5S是PDCA的改善循环。3737S的精神一、无工程二、PAPERLESS三、三不的精神（不合理不平衡不稳定）教育训练道德人品修养整顿清扫 清洁整理改变意识改变行为改变习惯改变人格改变命运3838S是改善作风的新理念一、管理的趋势质量管理零缺点用S培养全员工作质量意识设备管理零故障用S对办公设备做保养与预防文件管理零延迟用S让工作流程配置合理化二、组织的决心与效率全员的改善意识是否强烈改善速度是否够快39394040为何要推动5S一、提升组织执行力多样少量、追求质量、降低成本、缩短交期二、有利组织发展办公室氛围质量提升、人力素质提升、形象提升三、资源有效的应用提升软硬件利用率、空间充分运用4141一个相关概念PDCAPDCA戴明环是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(行动)的第一个字母PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。4242戴明环PDCAPDCAPDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(行动)的第一个字母，PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序。4343交换、比较、反复陈云同志的工作方法4444S实务推动一、推动架构具体认识、工具、改善机制二、推动组织横向与纵向组织的结合三、推行步骤前置作业、主题、执行、确认对S的执行内容要有具体的认识，并了解彼此之间的连动关系。经由导入步骤，在组织内建立一套PDCA的推动模式。4545S的导入建立推展体制建立S推展计划建立文宣、誓词及体制建立共同语言及教育训练执行S运动推行S评价及后续维持STEP1STEP2STEP3STEP5STEP4STEP64646推动S重点关键一、导入教育训练与部门间协调二、小科室活动；重迭式组织三、由下而上全员参与四、贯彻一步骤后再进入下一步骤五、各步骤必需诊断与指导六、落实自主管理七、活用颜色管理广告牌管理及推移图4747整理SEIRI1.设备：闲置待修2.材料：闲料要（WHY？）不要（WHY？）分类：层别清册、一览表再发防止？目标？减量4848整理的四大步骤找出要整理决定各职场环境必需没有督导考核的对象需改善事项垃圾选择运用工不应该有不属具于现场使用的决定组织成物品员及扮演角留下来的物品色必须编制清册运用层别法不要的物品分类处理前置作业选定主题执行确认STEP1STEP4STEP3STEP24949整顿（SEITON）一、决定位置：消除寻找（避免交叉污染）二、摆设方式：减少走动（随手取得）三、标示方法：防止疏失（目视管理）550008015050办公室沟通与”政治“5151“办公室政治”“存在即合理的”目标：为了更好地消除无益的摩擦而通过个人能力的最大发挥最终体现组织绩效。从集体行为中体现个人的价值。5252办公室“政治”的6条积极影响1可以检验人的思想和人本身。2解决争议的一种较为文明的途径。3检验人们对某一想法或计划的看法。4提供了观察下属选择最优秀的人才。5还使得工作变得紧张有挑战性。6，磨炼性情和工作习惯。5353忠诚的意义，你想过吗？勤勉的价值，真的是犯傻吗？阳光的形象，难道不是幸福感的表现吗?除非一个人比另一个人占有明显的优势，否则这两个人在一起相处的时间不会超过半个小时。塞缪尔约翰逊5454小参考一位大机关处长眼中忠诚的四个方面：一是思想上与上级保持一致性；二是行动上保持一致性。三是具有排他性。四是要经得起考验。5555避免工作冲突的7个步骤1礼貌和善解人意。2认识到在公司里不只是你一个人的工作期限紧和压力大。3面对来自他人的对你的部门或你的工作方式所提出的批评，不要作出过快的反应，要意识到这种批评可能是因为对方受挫所造成的结果。你可以反驳他，但不能攻击他。4尽你所能地为主管提供帮助，以便能够如期完成工作。5如果由于你部门的失误而给其他部门带来麻烦，那么你就应当将努力帮助对方解决问题看成是你义不容辞的责任。6不管你多么愤怒，也不要指责其他部门或其他主管的工作绩效。7保持幽默感。它是缓解日常压力和进行小小的合法回击的有力武器。5656优秀的机关办公室工作人员素描有德有才干练高效礼貌诚恳仪表庄重勤勉低调言简意赅5757