局机关档案管理达标实施专项方案.doc

局机关档案管理达标实行方案

为贯彻贯彻好《**省国家税务局关于做好争创最佳档案管理系统工作告知》，提高档案管理工作水平、规范档案管理，依照省、市局规定，**县国税局拟成立机关档案工作领导小组,并结合我局工作实际，特制定实行方案如下：
　　一、指引思想
　　环绕税收中心工作，进一步加强档案管理制度建设、基本业务建设、档案管理信息化建设，推动档案工作健康有序开展，提高档案工作为税收工作服务、为国税员工服务、为领导决策服务能力。
　　二、工作根据及目的
以《档案法》等为法律根据，以《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证原则》（豫档[]54）为原则，以申报省二级达标工作为契机，增强全体干部职工档案意识，提高档案管理人员综合素质，建立长效机制、加强寻常档案管理，保证在达到省二级原则，力求实现省一级目的管理原则。
三、建立档案管理网络体系
组长：
副组长：
责任领导：
档案管理员：
下设办公室，办公室主任由**担任，由**详细负责组织实行我局档案升级达标工作。领导小组重要负责全局人员统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等全局性工作。
四、档案整顿范畴
1、文书档案
涉及文献材料、收文、发文、总结、请示（报告）、政策法规性材料、重要会议材料。
前是按照卷级来整顿，按照问题整顿出来档案每一本装订成册称为一卷，有《案卷目录》、《案卷文献目录》封皮、备考表、封底，三孔一线装订。 后来至今，按照《归档文献整顿细则》，将文献以每份为一件，进行整顿，以件为单位进行装订扎线、分类、排列、编号、编目、装盒。

2、科技档案
涉及基建档案和设备档案
办公楼、家属楼、宿舍楼等施工全过程，形成项目书、施工图纸、审批文献、报告、竣工等等纸质材料。按照国家规定《基本建设项目档案资料管理规定》进行整顿保管，并且编写总目录和分类目录。
设备档案重要是交通设备和办公设备有关材料。
3、专业档案
涉及会计档案和税收征管档案
会计档案整顿又涉及会计凭证、会计账簿、会计报表整顿。
征管档案整顿需要征管、法规、税政、纳税服务科、稽查局以及各分局根据豫洛国税发〔〕233号《关于印发<洛阳市国家税务局税收征管档案资料管理办法（试行）告知>》详细原则整顿。
4、声像档案
涉及对重要照片、录像带、光碟、录影带整顿。
分别编写目录及阐明。
5、实物档案
实物档案现存是获得各类奖项，荣誉证书、奖牌、奖杯、作废印章、字画等，把每年获得奖项牌匾，进行收集和编号，编号按照分类，各编各流水号并且按照从高级别究竟级别来排列，并编检索目录、编制标签（编号）。
五、文字材料编写
1、档案认证达标申报材料：
（1）申请报告；
（2）自查报告；
（3）《河南省机关档案规范化管理认证申报表》，一式三份。
2、制定各项制度
（1）档案员岗位制度
（2）立卷归档制度
（3）档案记录制度
（4）档案保管制度
（5）档案保密制度
（6）档案运用制度
（7）库房管理制度
3、《全总卷》材料
（1）全总简介
（2）本机关立卷阐明
（3）档案分类方案
（4）鉴定报告
（5）交接凭证
（6）销毁清册
（7）检查记录
（8）机构沿革
（9）归档范畴和保管期限表
4、编研材料
（1）专项材料（地方志、自然灾害、名人人物）
（2）大事记
（3）会议简介
（4）基本数字汇编
5、管理验证材料
（1）成立档案领导小组文献（销毁、综合档案室文献等）
（2）年度工作筹划、总结
（3）档案发展规划
（4）局里目的管理和岗位责任制（涉及档案工作其中占一条）
（5）局会议记录（其中有领导小组、安排、宣传档案工作活动记录）
（6）对下属单位档案指引检查（下发文献、告知、信息、通报）
（7）档案保管、安全应急处置方案文献和信息应急方案文献
（8）编有5年档案卷件登记表
（9）建立借阅登记簿
（10）建立收进移出档案登记簿
（11）建立运用效果登记簿
（12）编辑近本单位运用典型事例汇编（3—5个）
六、硬件设施整治
按照《河南省机关大难工作规范化管理认证原则》规定对档案室、阅览室及荣誉室进行整治。
1、库房、阅览室、办公室、荣誉档案室（一级）
2、档案防护设施：档案框架、防盗门、灭火器、防虫药、温湿度计、防磁柜、吸尘器、去湿机、空调机、排气扇，达到关于部门关于档案室防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染 “十防”规定。
3、办公设施：照相机、摄像机、复印机、计算机、扫描仪
　　四、实行环节
　　（一）准备阶段（3月）
　　1、考察学习，借鉴经验。由局分管档案工作领导带队，办公室有关人员参加，到档案管理水平达到省二级原则以上单位学习。同步已联系**县档案局，拟定其协助详细筹划实行。
　　2、严格执行和完善各项制度。依照国家档案局《机关文献材料归档与不归档范畴》，结合我局实际，在进一步调查基本上，完善《局文献材料分类方案、归档范畴和保管期限表》等各项制度，为归档文献材料收集整顿提供参照根据和原则。
3、成立档案管理达标领导小组。
4、召开动员大会。召开由有关责任领导、中层以上干部和负责人构成档案达标成员参加档案升级达标工作动员会，安排布置我局档案升级达标工作。同步，组织有关人员学习《档案法》和有关档案业务知识以及《河南省国家税务局关于做好争创最佳档案管理系统工作告知》（豫国税发[]281号）。
　　（二）实行阶段（4月－7月）
四月至五月：
1、制定**县国税局档案分类阐明（见附件一）；完善基本设施，改进档案保管条件
一是重新按照档案部门规定布置档案室，其位置、防护构造达到国家规定规定。二是合理安排档案库房、阅档室（荣誉室）和档案人员办公室；配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防规定。三是将档案管理有关制度上墙，整顿好各门类档案上架入库保管。
2、邀请县档案局专业人员来我局培训指引；收集整顿各门类档案资料
（1）文书文献材料收集整顿
按照归档范畴对此前文书文献材料进行收集整顿，对已经归档整顿历年文书案卷，按照原则进行全面系统检查整治，进一步规范。
（2）科技档案
对此前年度基建图纸等科技档案进行进行重新装盒、编号整顿。
（3）会计档案收集齐全，进一步规范。
　　（4）声像、图片文献材料收集整顿
　　 对我局在工作中形成反映历史面貌及工作职能重要会议、重大活动、工作成果等类型声像、图片资料进行收集和规范整顿。
（5）电子文档文献材料收集
对此前年度产生电子文档等进行收集和保护，规范整顿。
（6）征管业务档案整顿
征管业务档案涉及征管、法规、税政、稽查等各种科室（局），需要责任领导统筹安排、详细规划，对历年档案材料进行收集和整顿。
（7）监察档案收集整顿
（8）实物材料整顿
　　对我局历年获得奖证、奖牌、奖杯、奖品等具备保存价值实物进行收集，分类存储档案室。
六月至七月：
1、制定和完善七项档案管理制度
依照《中华人民共和国档案法》、《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证原则》等关于文献规定，建立健全归档、保管、保密、记录、借阅、岗位（责任）、防护等档案规章制度。同步结合我局工作实际，制定有关门类资料管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料整顿。　　
2、做好档案信息编研工作
编写《全总卷》材料（涉及全宗简介、立卷阐明、档案分类方案、档案鉴定报告、交卷凭证、销毁清册、检查记录、组织沿革、归档范畴和保管期限表）和编研材料（涉及专项资料、大事记、会议简介、基本数字汇编、管理验证材料，其中管理验证材料又涉及12种）。
3、档案规范入盒，按保存期限分类上柜。
（三）申报验收阶段（8月至9月）
八月：自查；申报
1、自查。各科室、分局对照上级关于机关档案工作目的管理考核原则，每项进行自查打分，查缺补漏，记录档案数据，撰写自查报告、升级工作报告等。
　 2、申报。编写档案认证达标申报材料，完善各类申报和验收材料，整顿汇编成册，向档案部门正式申请验收评审。
九月：验收
年9月接受省局及市局检查，报告月底前接受档案部门评审验收。
　　 四、工作专班及任务分解
　　（一）文书档案工作专班
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责文书档案收集整顿，对现行收发文解决进一步规范。
（二）制度及编研材料工作专班
责任领导： 责 任 人：　　
工作任务：负责档案管理各类制度制定及修改完善，各类编研材料编写、总结，申报材料撰写以及整顿汇编等。
　　（三）会计档案工作专班
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责历年财务档案收集整顿。
　　（四）科技档案专班
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责基本建设（文字、图纸等）档案和单位设施（办公设施、交通设施）档案收集、整顿。
　　（五）声像档案专班
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责局历年来大型活动电子文档、图片资料等实物进行收集整顿归档。
　　（六）基本设施工作专班
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责局档案室各类硬件设施购买，贯彻各类防护办法，改进档案保管条件。
（七）荣誉实物档案专班：
责任领导： 责 任 人：
工作任务：负责全局荣誉实物档案收集、整顿工作。
（八）监察档案专班
负责领导：
工作任务：负责监察档案收集和整顿
（九）征管业务专班
责任领导：
负责人：
工作任务：负责关于征管业务各项档案收集、整顿。
　　五、工作规定
（一）统一思想，形成共识。
开展档案目的管理达标工作，是适应档案工作发展，进一步夯实档案工作基本，是国税事业发展迫切需要，是改进我局档案工作面貌，进一步规范管理、提高工作效率重要举措。全体机关干部职工都要高度注重本次档案升级达标工作，充分结识档案管理重大意义，增强档案意识，自觉配合和支持档案升级达标工作，并在此后工作中规范各门类档案管理。
（二）各负其责，有序推动。
档案升级达标工作周期长、头绪多、任务重，是一项复杂而系统工程，涉及局各分局、各科室，必要齐抓共管，密切配合才干完毕。局办公室要做好各项工作统筹协调，聘请档案局专业人员进行详细业务指引，解决各种详细问题。各责任领导要在认真研究、明确职责任务，弄清所分管有关门类档案管理现状基本上，及时召集工作专班成员开会，研究详细办法，安排详细工作。对过去不规范档案要查缺补漏，集中时间和人员花大力气进行收集整顿，并及时建立规范管理制度。各专班在档案收集整顿过程中，加强与局办公室联系，办公室要联系专业人员进行业务指引，保证档案整顿质量。
（三）严肃纪律，规范管理。
凡按照本方案以及文献材料归档范畴规定需收集、整顿档案资料，局属各分局、各科室要不折不扣、毫无保存地收集整顿，移送档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有或回绝归档。凡因档案资料收集不配合，不支持，移送不及时、不完整而发生遗失、损毁、泄密等问题，要追究有关负责人责任。
（四）加强督办，保证进度。
局档案管理工作领导小组要认真履行工作职责，定期进行检查督办，随时掌握各门类档案收集整顿进展状况，检查整顿质量，协调解决各种详细问题，保证档案升级工作顺利进行，准时达标。

3月22日