档案管理实施工作细则终稿.doc

关于印发《档案管理实行细则》告知

各部门、各子公司：
集团公司办公室依照《档案管理实行意见》规定，针对起草《档案管理实行细则》与各有关部门和人员进行了重复沟通、协调，现将修订后集团公司《档案管理实行细则》印发给你们，请各部门、各有关人员认真学习，严格按照《档案管理实行细则》规定和原则加强档案管理工作，使我公司档案管理工作走向规范化轨道。

此告知

附：《档案管理实行细则》

集团公司办公室
.5.10

档案管理实行细则

为加强集团公司档案管理工作，有效地保护和运用档案,维护公司合法权益，使档案管理规范化，特制定本细则如下：
一、集团公司资料归档范畴
凡是反映公司经营活动、具备查考运用价值书面文献资料均属归档范畴。
（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）文书材料。
1、职能部门召开关于房地产工作会议文献；
2、职能部门下发涉及经营业务并规定贯彻执行文献；
3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中批示、发言；
4、职能部门对公司各类请示事项批复；
5、其他有关资料。
（二）公司文献资料
1、公司内部管理文献。涉及公司发行各种原则、规章制度、告知、规定、员工奖励、惩罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。
2、公司重大决定文献。涉及集团公司董事长、总裁办公会及其有关行政会议等形成决策或会议纪要等。
3、请示性文献。涉及公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其她政府部门发出请示、申请报告、阐明、报告、承诺等。
4、凭证性文献。涉及公司各部门上报、在寻常活动中形成原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、合同书等原始记录和文本。
5、证件性文书文献。涉及公司证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户允许证等；房产五证，如建筑工程施工允许证、工程规划允许证、土地使用权证、用地规划允许证、商品房预售允许证；公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。
6、报告性文献。涉及公司开发项目可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、实验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。
7、人力资源资料。涉及公司各部门员工档案，人事任免资料，绩效考核资料，员工培训、学习档案，流程管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其她具备保存价值资料。
8、土地资料。涉及建设用地批准，地籍调查表，土地她项权证明书，建设用地地籍测绘成果，移民拆迁、安顿补偿批准文献合同等。
9、工程类文献。涉及工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文献、总（分）竣工资料、备案资料等工程建设资料。
10、营销管理文献。涉及营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。
11、财务文献。涉及贷款申请、贷款抵押证明、与各银行业务往来和订立借款合同、专用票据、财务管理筹划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等有关财务性文献。
12、招标采购文献。采购筹划、招标类文献、投标类文献、开标过程文献、中标告知书、合同书、供应商资料库。
13、光盘资料。涉及声像制品资料，即公司各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式记录下来各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。
14、题赠性资料。涉及上级领导和外协和谐部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。
15、设备资料。涉及公司固定资产如空调、电脑、汽车等使用阐明书、维修卡、保修卡、购买发票等。
16、其她对公司工作开展和发展具备保存价值文献。
（三）非从属单位文献资料
非从属单位与公司互相联系、协商、解决工作中产生重要文献资料。
二、文档管理规范
规范文档移送档案室之前文档管理。
（一） 部门收文
1、部门文员对接受文档、图纸资料必要及时进行纸质或电子签收登记，以便完整记录并跟踪资料传阅过程。
2、部门文员对接受文档、图纸登记完毕后，按不同类别附上部门文档解决（传阅）单，组织部门内传阅，并对资料解决过程进行跟踪，规定除大量接受施工图外，别的文档、图说资料在2个工作日内完毕由部门所解决资料传阅、会签、审批流程，并进行归档。如涉及到公司其她部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）解决资料，应在3个工作日内完毕传阅、会签、审批流程。
3、文档资料解决完毕后，部门文员应依照部门经理解决意见，当天将文档资料发送或返回有关单位、部门。在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。
（二） 部门发文
1、部门文员必要建立部门对外发文签收登记表，对所有对外发文进行签收登记，以便完整记录并跟踪资料流向。
2、部门文员对本部门对外发文，必要在收到文献当天发送到有关部门。
（三） 文档查阅
1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和解说，建立本部门文档电子查阅检索目录，适时修订。并告知人们文档查阅办法，以便在部门文员不在时，其她人能正常查阅文档。
2、部门文员对部门人员文档查阅需求应及时、精确反馈。
3、部门文员应对本部门已归档文档负责，保证已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅，需进行跟踪，并尽量保证在2个工作日内归还。
（四）文档版本控制
1、部门收文版本发生变更，部门文员应及时收回正在流转、解决作废版本，发送新版本，并告知负责该文档解决部门有关人员。
2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面告知有关部门或单位，用旧版本换新版本。
三 、档案管理分类编号办法
依照集团公司实际状况将公司档案按照部门功能分为十五大类（详细分类办法见附件公司档案分类办法方案），后来依照公司业务部门不断增长进行修改。
（一）行政管理类（XZ）：01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司对外公函、07内部管理文献、08公司对外宣传资料、09公司资产台帐、10其她；
（二）人力资源管理类（HR）：01在职工工档案、02人事任免资料、03绩效考核资料、04员工培训学习档案、05流程管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09公司文化建设资料、10其她；
（三）财务管理类（CW）：01财务管理制度、02财务管理筹划、03财务部文献、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理报告、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及合同、11财务管理关于合同、12财务分析报告、13财务预算书、14、年度资产清查报表及报告、15其她；
（四）营销管理类（YX）：01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、05工作联系单、06其她;
（五）招标采购类（ZB）：（季、月）度招标筹划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文献、04供应商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其她；
（六）运营管理部（YY）：01项目运营目的书、02项目开发指引书、03项目里程碑筹划、04运营筹划内部管理文献、05考核节点筹划、06各部门月度工作筹划、总结、07会议纪要、08其她；
（七）工程技术类（JS）：01设计单位选取、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底记录、07工程质量检查报告、08勘察测绘资料、09其她；
（八）成本管理类（CB）：01成本管理、02预算书、03结算报告、04工程变更资料、05工作联系单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类合同、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款告知单、12其她；
（九）项目部（XM）：01监理资料、02施工文献、03项目管理文献、04工作联系单、05其她；
（十）公共事务部（GS）：01征用土地申请、批准文献、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安顿补偿批准文献合同书、03设计前原始地形、地貌、状况图、照片、04发放拆迁补偿款、05房产及附属设施评估报告、06其她；
（十一）法务部（FW）:01公司各部门订立合同原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其她；
（十二）审计监察部（JC）:01财务审计资料、02工程审计资料、03专项审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其她；
（十三）工程事务部（SW）：01前期政府批复文献、02勘察测绘文献、03设计文本、04施工图、05检测报告、06工作联系单、07放线图、红线图、08招标备案资料、09中标告知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其她；
（十四）商业管理公司（SG）：01基本调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05合同补充合同、06客服管理（有关部门）往来函、07客户往来函、08职能部门往来文献、09客户档案（综合）、10上报文献、11其她；
（十五）装饰工程部（ZS）：01设计单位选取、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收报告、08材料检查报告、09材料设备移送会签单、10工作联系单、11其她；
四、文献材料归档
集团公司办公室为档案管理主导部门，设立一名专职档案管理员；各部门、各子公司为档案管理辅助部门，文员承担档案管理员职责。每年一月份集团公司办公室发出归档告知，各部门、各子公司文员负责收集整顿上一年度办理完毕文献（请示、报告、批复、批示、合同等）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗），及时填写卷内目录、卷内备考表、移送清单于每年四月三十日之前移送集团公司办公室档案室。
（一）归档材料质量规定
1、归档文献材料必要齐全完整，照片（涉及底片）、录音带、录象带等必要同其详细文字阐明材料一起归档。
2、归档文献材料必要是原件（定稿），特别重要文献应同步保存历次修改稿，重要或运用频率高文献材料依照需要可复制若干份归档。
3、归档文献材料必要通过系统整顿，精确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动真实内容和历史过程，符合自然形成规律。
4、归档文献材料制成材料必要易于耐久保存，同步要保证图像清晰、笔迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档案卷质量要符合国标《科学技术管理卷构成普通规定》和《文书档案案卷格式》规定。
5、电子文献归档应遵守两个原则：第一、电子文献和纸质文献归档实行“双套制”，即在电子文献归档时应制作相应纸质拷贝件，同步存档。第二、同步做好网络归档和脱机载体电子文献归档两方面工作，网络归档是指将通过整顿电子文献，转入档案库，脱机载体电子文献是指从网络硬盘上刻录到光盘上，进行归档。
（二）文献立卷
立卷应遵循文献自然形成规律，保持卷内文献有机联系，便于档案保管运用。
1、案卷不适当过厚，普通不超过40mm。
2、卷内不应有重份文献，不同载体文献普通应分组组卷。
3、文献材料按事项、专业顺序排列。同一事项请示与批复、同一文献印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后顺序排列。
4、既有文字材料又有图纸案卷，文字在前、图纸在后。
5、卷内文献均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。页号编写位置：单面书写文献在右下角；双面书写文献，正面在右下角，背面在左下角。折叠后图纸一律在右下角。
6、填写卷内目录和卷内备考表。卷内目录编制应符合下列规定：
1）卷内目录式样宜符合本规范附录规定。
2）序号：以一份文献为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
3）责任者：填写文献直接形成单位和个人，有各种责任者时，选取两个重要责任者，别的用“等”代替。
4）文献编号：填写工程文献原有文号或图号。
5）文献题名：填写文献标题全称。
6）日期：填写文献形成日期。
7）页次：填写文献在卷内所排起始页号，最后一份文献填写起止页号。
8）卷内目录排列在卷内文献首页之前。
（三） 档案室负责填写案卷封皮和案卷装订
1、案卷封皮填写应符合如下规定：
1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，也可采用内封面形式。
2）案卷封面内容应涉及：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
3）档号应由分类号、项目号和案卷号构成，档号由档案保管单位填写。
4）案卷题名应简要、精确地揭示卷内文献内容，案卷题名应涉及工程名称、专业名称、卷内文献内容。
5）编制单位应填写案卷内文献形成单位或重要责任者。
6）起止日期应填写案卷内所有文献形成起止日期。
7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
保管期限普通以公司管理客观运用需求为根据来拟定，既要考虑文献现实运用价值，更要兼顾长远历史运用价值。保管期限有永久、长期和短期三种，长期为至50年左右，短期为如下。
（1）凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌，对公司生产、经营、建设等有长远运用价值档案，列为永久保管；
（2）凡是反映公司普通工作活动，在较长时间内对公司生产、经营等工作有查考运用价值文献材料，列为长期保管；
（3）凡是在较短时间内对公司生产、经营等有参照运用价值文献材料，列为短期保管。设备档案保管期限也可以依照该设备使用年限划定详细年度。会计档案保管期限有永久、定期两类，其中定期涉及3年、5年、、、25年五类（详细参见1998年8月财政部、国家档案局发布《会计档案管理办法》）。
8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级文献，应以高密级为本卷密级。
2 案 卷 装 订
1） 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必要装订。既有文字材料，又有图纸案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和运用。
2）装订时必要剔除金属物。
五、档案室建设
（一）档案室建设原则：安全、实用、以便。
（二）档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。楼房作档案室，普通不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。
（三）档案室库房承重：楼房作档案室，楼板承重必要达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/㎡；采用密集架式，不应不大于12KN/㎡。
（四）档案室库房橱俱布置：档案室使用铁质档案橱（架）。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备空间。主通道净宽不不大于1m。两行装具间净宽不不大于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不不大于0.6m。装具背面与墙间隔不不大于0.1m，装具顶端与天棚间隔不不大于0.5m。
(五）档案室防护设施
档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等规定。
1、防火
档案室禁止烟火，禁止使用明火照明，要在明显处标记“禁止烟火”警示牌。
1）档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。
2）线路铺设必要为暗线，且依照规定选用线材。开关、插座必要符合安全规定。
3）照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。
4）灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存储位置要以便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。
5）档案室要配备手电筒，以备停电时使用，禁止明火照明。
2、防潮（水）、防高温
档案室温度普通控制在14--24℃，相对湿度为50—65%。
1）档案库房要依照面积配备一定数量温湿度仪。
2）档案库房在平房或一楼，应配备除湿机。
3）档案库房不适当安装水（气）暖。上下水管道禁止通过档案库房。
4）有条件档案库房应安装空调。
3、防盗
档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。档案室应安装防盗报警装置。
4、防虫、防鼠
1）档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。
2）档案室禁止存储食物，要安顿一定数量防鼠盒，及时投放灭鼠药物。
5、防有害气体
档案室要远离污染区，周边有空气污染，档案库房门窗要进行密封解决。
6、防光
1）档案橱俱摆放应与窗户垂直。
2）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。
7、防紫外线
档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。
8、防磁辐射
对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。
（六）档案阅览室要标记档案管理、运用、保密、鉴定、销毁、记录等制度。
（七）使用计算机管理档案部门，计算机应放在档案工作人员办公室。

附件1：公司各部门文献归档范畴及分类明细
附件2：档案管理规章制度
附件3：档案借阅登记表
附件4：卷内备考表
附件5：卷内目录