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函证帮你摆脱往来账款烦恼

往来账款的管理常常令不少企业的财务人员头疼不已。这些陈年旧账如何处理，企业往往要通过向对方发函证来进行核实。然而，函证究竟该怎么编制，未回函该如何处理，不少人却不甚了解。
函证的安排和组织
函证的对象是应收（应付）账款、预收（预付）账款、其他应收（应付）款。一般来说，对于那些挂账金额小、时间长、不经常发生往来的应付款项单位，或会计师事务所年度审计已发函又得到回函的单位，企业可不发询证函。函证的对象通常是数额较大、挂账时间较长的往来款项。如果通过业务部门、网络、114查询等无对方联系方式无法进行函证的单位，还要责成专人专项办理。
财务部门取得被函证单位的联系方式后，编制询证函。一般规模较大的企业，利用企业信用或因为结算的时间差，导致财务往来有余额的单位成千上万，用手工在电子表格或ＷＯＲＤ文档中填制，工作量大、效率低、容易出错。当前，可利用电子表格编程功能，将电子表格自动生成格式标准、样式统一、自动编号的询证函。初次发询证函，一般要由财务人员发送，未回函再次发函时，可视情况由业务部门与对方交流沟通后发送，以提高回函率。
大多数单位安排在年度资产清查阶段函证，这时期财务工作繁忙，回函的几率小。初次发函时，大概要经历15天，回函率一般只在30％左右，难以满足往来款项管理全面核查的要求。有效的做法是，借助于年度资产清查的氛围，安排函证工作，并根据初次回函情况安排下步函证工作，下次函证时间大致在次年的2月份。一次函证要有一次分析、一次总结，并继续安排下次函证，如果回函质量依旧较差，就要一直进行函证，时间涵盖半年也很必要。
未回函或回函不符为哪般
函证发送后，10天内仍然得不到对方回函的，企业往往需要继续发函或派专人到对方核对账簿。而对于已收到的回函，要重点分析回函不符的原因，回函不符属被询证方的原因有：询证方款项已付，对方尚未收到。对于时间较长的往来款项，可能对方银行出纳丢失票据，财务人员没有挂账。这种情况较少，主要在于对方财务管理基础薄弱，未能及时与银行对账。
询证方开具发票，对方未收到，或对方业务员收到但未转交财务人员，对方不能挂账；或者对方已开具发票，但对方业务员或其他人员未转移到询证方。
函证方销售产品时为对方代垫的费用，代垫的原始凭证对方未收到，或对方业务员收到，未转交财务人员，对方没有挂账；被询证方往来记账串户，如将询证方股份公司开具的发票挂在集团公司的名头下；询证方记账金额有误；被询证方更名或重组，没有将更名函或重组的确认文件转交给询证方，询证方不能够做往来账户调整。
经济业务因质量等产生扣罚事宜，双方协商后，只需函证方出具内部扣罚决议，并相应扣减被询证方的往来金额。但被询证方未有扣罚决议，财务部门不知情，不能进行账务处理。或双方签订了处罚协议，双方签字盖章，但被询证方业务员未将处罚协议转交给财务部门，财务部门不能作账务处理。
值得关注的是，被询证方更名，更名函已传递到财务往来人员手中，但因询证方应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款分设不同岗位，往往会出现一个岗位调整账户，而其他岗位未能调整的情况。
函证透露出的额外信息
函证不只是简单地用来核对双方账务往来的准确性，通过函证，企业还可以及时了解对方的经营状态，并及时给予适当的处理意见。一是该单位已经撤销，应付对方款项可以做营业外收入及时处理。对于更名的单位，要索取企业更名书，在账务上作调户处理。另外，有的单位已经将更名函送交函证单位，单位在两个名头上挂账的，要按新户予以统一。对于欠款金额较小、时间较长、找不到具体的办公地点和办公人员，又不知对方具体情况的单位，也可以作明核案被处理，或将多个这样的账户在一个专用账户里挂账。对于长期挂账无人催要、挂账金额经常出错，发票不及时开具或其他有悖于合同的，评价其诚信度和管理水平，将诚信度差、管理水平低的单位传递给招标部门，招标部门向对方亮黄、红牌，减少或杜绝与这样单位的往来。
此外，对于长期挂账的未付款项，在函证期间停止支付，待全部函证完毕，确认对方款项无异，方可支付。依此防止函证方错误记录，对方以错就错，借函证之机骗取款项，造成不该有的损失。同时，对于收到的询证函，要按单位和往来科目装订成册，作为档案保存，以便日后查阅。
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