WPS表格初级教程3_数据处理.pdf
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1、WPS表格初级教程第六章数据处理这里将向你介绍排序、筛选、分类汇总、有效性等几个常用的功能。一、数据排序在用wp s表格2007制作数据表格时,我们可以用其强大的排序功能来实现数据的处理。如学校考试完毕后常需对学生的考试成绩进行排队,也就 是排序。1.简单的排序实例下面我们以实例来介绍wp s表格2007的强大排序功能。ABCDEFGHIJ1宏达双语、学成绩表宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分姓名语文数学总分名次3白天雨9068158鲍振兴929018214班宏伟8592177鲍瑞869518125鲍瑞86/L 95181班宏伟8592 EJ17736鲍振兴92 A 90182白天雨9068
2、 E)15847常二朋6779146陈健747514958陈健7475149常二朋677914669崔颖5455109崔颖54551097图 6-1-1要求:如图6-1-1所示,我们将A表中的成绩表按总分从高到低进行排序,然后加入名次,制作成B表的模样。第一步:选择数据源,即要排序的数据。此例中我们选中A3:D9。选中后界面如图6-1-2所示。图 6-1-2ABCD1宏达双语d、学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90681584班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499崔颖5455109 I第二步:排序。点击菜单数据一 排序,打开
3、排序对话框,界面如图6-1-3所示。1WPS表格初级教程目0801考试名单et A3 白天雨ABCD1宏达双语、学成绩表2姓名语文数学息分3白天雨90681584班宏伟85921775酗瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499崔颖545510910矍1 C图 6-1-3第三步:选择主要关键字如图6-1-14所示。由于我们想按总分按从高到低的顺序排序,那么总分就是主要关键字了。总分位于D列,所以我们的主要关键字应选择列D。选中后,界面图 6-14第四步:选择排序的升与降方式在主要关键字的右边有升序与降序,由于我们是按分数从高到低排列的,因此这儿应当选择降
4、序。如图6-1-4所示。第五步:点击确定按钮,完成排序操作。完成排序后,界面如图6-1-5所示。图 6-1-5ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3鲍振兴92901824鲍瑞86951815班宏伟85921776白天雨90681587常二朋70791498陈健74751499崔颖5455 109-1至此,我们已按要求完成了排序操作。第六步:填充名次。2WPS表格初级教程在E2中输入“名次”2个字,在E3:E9中填充“1、2、3,对于填充“1、2、3,,各位不要说不会呀,前面已在数据的填充中作为详细介绍。至此,我们已按要求完成排序。最终效果如图6-1-6所示。图 6-1-6ABCDE1
5、宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分名次3鲍振兴929018214鲍瑞869518125班宏伟859217736白天雨906815847常二朋707914958陈健747514969崔颖545510972.改进的排序实例-有标题行下面我们用另一种方法来进行排序。这种方法比刚才介绍的有些改进。第一-步:选择要排序的数据源。此时我们选中A2:D9,即多选了标题行。此步与先前介绍的方法不同。选中后界面如图6-1-7所示。r aABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3白天雨90681584班宏伟85921775鲍瑞86951816鲍振兴92901827常二朋70791498陈健74751499
6、崔颖5455_109 i图 6-1-7第二步:打开排序对话框。点击菜单数据一排序,打开排序对话框,界面如图6-1-8所示。A2,笈姓名排序 区ABCD主要关健字1宏达双语小学成绩表型0 V 升序1 C隆庠)2姓名语文数学总分3白天雨9068158v 升序1 O降序4班宏伟85921775鲍瑞8695181第三关健字6鲍振兴9290182v 升序豆)O降序7常二朋70791498陈健74751491列表O有标题行国)无标题行世)9崔颖54551091011t侪1 f 启 1 日n汕 112图 6-1-8注意:排序对话框的下部有列表选项,包括有标题行与无标题行两项内容。如图6-1-8所示。因我们选
7、择数据源时,选择了第2行,即标题行,所以此时,我们选择有标题行。3WPS表格初级教程第三步:选择关键字当我们选择了有标题行后,主关键字下拉按钮中的内容发生了变化,主要关键字中有多个选项,它与第2行是相对应的。如图6-1-8所示。图 6-1-8因为我们要按总分排序,所以此处主要关键字,我们选择总分。注:这就是与第一种排序方法的不同之处,这儿显示的是标题,而不是列A、列B之类的。这种方法更直观,更不易出错。剩下的操作与第一种方法相同了,不再赘述。3.排序实例一带次要关键字在按总分排序的时候,有可能有的同学总分是相同的,对于总分相同的,我们可能有另一个条件,即按语文进行排序,语文分高的排在前面,语文
8、 分低的排在后面。那么语文就属于次要关键字。关键性的设置见图6-1-9。设置了次要关键字,与次要关键与的升降序。国0801考试名单.et A2,笈姓名ABCD1宏达双语小学成绩表2姓名语文数学总分3鲍振兴92901824鲍瑞86951815班宏伟85921776白天雨90681587常二朋70791498陈健74751499崔颖545510910角12 I图 6-1-94WPS表格初级教程1 9ABCDEFGHII宏达双语、学成绩表宏达双语d、学成绩表2姓名语文数学总分姓名语文数学总分3鲍振兴9290182鲍振兴92901824鲍瑞8695181鲍瑞86951815班宏伟8592177班宏伟8
9、5921776白天雨9068158白天雨90681587陈健7475149常二朋70791498常二朋7079149陈健74751499崔颖5455109翟颖545510910II先按总分降序,再按语文降序先按总分降序,再按语文升序图 6-1-I0图6-20中,有两个人的总分相同,图中两个表分别是按语文的升降序排列的,略有不同。4.排序实例一非数字内容的排序对于数值型的数据,我们可以按升序或降序进行排序,这样很好理解,但对于汉字、英文等非数字内容又如何排序呢?对于英文,我们可以按英文单词在英文词典中出现的顺序进行升降序排列。对于汉字,我们有两种方法可以排序,即按拼音顺序和按笔画顺序。如图6-1
10、-11所示,在排序对话框中点击 选项 按钮,打开 排序选项 对话框。界面如图6-1/2所示。金11序 排O有标题行 无标题行世)A帅红红 超超福福 名帅晓海立倩启建瑞永立 姓张潘梅颉刘史刘鲍侯侯24568lon图 6-1-11121345WPS表格初级教程图 6-1-12这里面有拼音排序与笔画排序两个选项。它们的区别见图6-1-13。123456789101112姓名姓名福福红超红帅超拼音由前向后笔画由少到多按拼音排序按笔画排序13图 6-1-13注:选按第1个字比较,如果第1个字相同,则比较第2个字。5.排序实例一中考时学生考号按姓名的最后一个字的排序方法中考时,同一考场的考生的姓名的最后一
11、个字有很多是相同的,或者发音相似,这是因为安排考号时按姓名的最后一个字排的序,下面我们来模拟实现一下。假如有图6-1-12所示的这些人名名单。图 6-1-12A1姓名2王瑞3史启超4刘建超5文U倩6刘晓倩7张帅8武超9侯永福10侯立福11郭晓瑞12梅海红13颉立红14鲍瑞15潘晓帅下面我们来提取姓名的最后一个字。这里要用到前面介绍过的函数right(),在B2单元格中输入=RIG H T(A2,1)。然后向下拖到鼠标进行填充,那么每名同学的最后一个字就提取出来了。如图6-1-13所示。6WPS表格初级教程B2A=RIG H T(A2,1)I C l I:12345678910111213141
12、5超超 倩B帅图 6-1-13F一步就是按B列进行排序了。排序过程略。排序完毕后,界面如图6-1-14所示。123456789101112131415名帅晓海立倩晓启建超瑞晓瑞永立 姓施潘梅颉史刘武王郭鲍侯侯帅红红倩超超瑞福福最帅帅红红倩倩超超超瑞瑞瑞福福AB图 6-1-14现在可以看到最后一个字相同的同学们排到一起了。当然,打印时,将B列删除掉就行了。二、数据的筛选筛选实质上就是查询,它能从众多的数据中找出符合条件的内容来,这一功能在实践中应用还是较多的。下面我们简单的介绍一下筛选的使用方法。1.自动筛选我们还是以实例来介绍。看下面的这个实例。这是一个公司完工入库单明细表导出到wp s表格中
13、的数据,这仅仅是众多数据中的一小部分,见图6-2-1所示。7WPS表格初级教程A I B C I D E F G12 34568 9 W单据号WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071001-1WG 20071017-2WG 20071017-2WG 20071017-2WG 20071024-21WG 20071024-21品三三三三三三三多多河北佰特橡月疫有限公司入库单明W规格型号产地单位A-790河北佰特条0-650河北佰特条A-700河北佰特条A-829河北佰特条0-685河北佰特条0-645河北佰特条0-700河北佰特条8PK142
14、5河北佰特条8PH-1082河北佰特条数量8001800240015022501350315032500JL3._115161713202122WG 20071024-21WG 20071017-3WG 20071017-5WG 20071017-5WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-6WG 20071018-9WG 20071018-9多三三三三三三三三三三一e4PJ1195河北佰特条300A-680河北佰特条_i8oorIo1640_河北佰特条1350A-700河北佰特条6000-650河北佰特条_
15、900?A-700河北佰特条400A-790河北佰特条600A-620河北佰特条1200A-829河北佰特条1050A-700河北佰特条15000-645河北佰特条2700.触/砥风.一,苏北脸 条y 5rs、cs茶茶茶茶臣臣臣云云云茶臣臣茶茶茶茶茶臣臣 女玉玉玉玉焕焕焕喜喜喜玉焕焕玉玉玉玉玉焕焕2007-10-lf 2OO7-IO-I4 2007-10-1 2007-10-1,2007-10-1;2007-10-1;2007-10-1;-.2007-10-1T2007-10-1 2007-10-1.2007-10-2 2007-10一时 2007-10-3 2007-10-1 I 2007-
16、10-1;2007-10-1 7 2007-10-1,;:-2007-10-1;2007-10-2 1图 6-2-5从弹出的列表中选择“玉茶”。选择后便仅显示出玉茶的数据。界如如图6-2-6所示。A B I C I D I E|F I G I H123456JJL,16LjL1819_2D_25_./;363741_12_53品三三三三三三三三三三A-7900-650A-700A-829A-6800-650A-700A-790A-620A-829产地 河北佰特河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特008,A、o o o o8 41 2o o o
17、 o o o o5 0 0 0 0 0 518 9 4 6 2 0日期目 2007-10-1J 2007-10-H.2007-10-lf 2007-10-142007-10-2 X 2007-10-3 I 2007-10-31 2007-10-31 2007-10-3*2007-10-3 1三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带 三角带0-660 河北佰特A-660 0-640 0-660 A-700 0-450 0-652 A-680 A-700 0-470 0-460 0-660.-X.河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北
18、佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特.一、0800000000 O.-05000000000-3474834426 7X 2 2 1 1 1 2日2007-10-5 2007-10-5:;2007-10-5.2007-10-6;2007-10-6-.;2007-10-6 2007-10-6;-2007-10-6 2QQ7-10-7;2007-10-7-2007-10-8 J 一一冲 7-10巧O图 6-2-6筛选出来后,我们可以对筛选出来的数据进行 计算。从上图中,我们也可以看到,其它的数据wp s表格2007将它们隐藏了。如行号27与33号之间的内容就是被隐藏了。此处的行号间隔线变粗
19、。2.筛选取消再次点击 菜单数据一筛选一自动筛选,那么筛选按钮即可以取消。3.筛选实例3-1:组合筛选卜图为完工员:k茶规格型号:A-790组合筛选出来的效果。A B|C|D|E|F|G|H:-1 _河北佰特檄胶有限公司入库单明细表2单据号 三品名 旧规格型号0 产地三单晅数量引 完工近 日期3 WG 20071001-1 三角带 A-790 河北佰特 条 800 玉茶 2007707、.、h色程,.炉79n.y-笳I北垣棣氓 C.A0Q.、壬苓,二Q四;V h/图 6-2-73-2:筛选后对数据的排序点击想要排序的关键字右边的筛选按钮,在弹出的菜单中前两项是升序排列和降序排列,点击它们后可以
20、排序。如下面两个图所示。9WPS表格初级教程A I B C I D E F G|H122L单据号 日品名WG 20071017-5 三角带WG 20071023-19 三角带WG 20071022-13 三角带A-700A-690A-690353637WG 20071017-2WG 20071017-5WG 20071022-13三角带 0-645三角带 0-640产地 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特 河北佰特单量引数量工条L 600条600条1200条1350条1350条1357三角带 0-650j*a*、,、/、叼。.-J毋怦、一.关、*完工的 日期团2007-10-3
21、2007-10-6“2007-10-72007-10-1).2007-10-3.:;2007-10-7 4臣臣臣臣臣Lqr。图 6-2-8图6-2-8完工员:焕臣数量:升序排列。A|B 1cl D E F G|HJL221单据号 品名 规格型号、WG 20071018-9 三角带 0-685WG 20071022-14 三角带 0-645WG 20071017-2 三角带 0-70。产地司 河北佰特 河北佰特单他数量 条 4500条 4500条 3150WG 20071018-9 三角带 0-645 河北佰特36 WG 20071022-13 三角带 0-570 河北佰特37 WG 20071
22、018-9 三角带 V-708 河北佰特皂映23得3凝要旁我.侬源母2700o o o o5 4 2 2完工员三 日期2007-10-5 2007-10-82007-10-12007-10-52007-10-72007-10-5臣臣臣臣臣臣2007-10-6?图 6-2-9图6-2-9完工员:焕臣数量:降序排列。3-3:自定义筛选条件点击下拉列表中的自定义,那么弹出自定义自动筛选方式对话框。图 6-2-10ABCD E F GH1河北佰特橡胶有限公司入库单明细表2单据号 E品名【规格型号后三角带 A-700产地r,单用刊数量H完工MZ日期0 2007-10-3 419WG 20071017-5
23、河北佰特升序排列 降序排列21WG 20071023-19三角带A-690河北佰特2007-10-6,32WG 20071022-13三角带A-6902007-10-7;河北佰特年部)尚in个 135WG 20071017-2三角带0-645河北佰特2007-10-136WG 20071017-5三角带0-640河北佰莒2007-10-3、焕臣37WG 20071022-13三角带0-6502007-10-7河北佰金%uu120013507年工、一、jjy-39WG 20071018-9三角带A-700河北佰特2007-10-543WG 20071023-19三角带0-685河北佰特2007-
24、10-6k 4 d.尸尸八-*a、Y、.S、卜图为自定义自动筛选方式窗口。图 6-2-11我们可以做以下设置,那么便显示出数量在1000到2000的内容。如图6-2-12所示。10WPS表格初级教程自定义自动筵选方式显示行:数量1000与 O 或(Q),、于或等于2000可用?代表单个字符 用*代表任意多个字符:或等:确定取消图 6-2-12ABCDEFGH1 2 32河北佰特橡胶有限公司入库单明细表单据号 品名 用规格型号 产地单距数量3WG 20071022-13 三角带 A-690 河北佰特 条 1200完工同 焕臣日期国 2007-10-7 135WG 20071017-2三角带0-6
25、45河北佰特1350焕臣2007-10-1#36WG 20071017-5三角带0-640河北佰特1350焕臣2007-10-3 137WG 20071022-13三角带0-650河北佰特1357焕臣2007-10-7 139WG 20071018-9三角带A-700河北佰特1500焕臣2007-10-5(坨WG 芟0 71023-19、.一0二、忑1北佰特1800.焕臣=4.、%2007-10-6-;,、.*3图 6-2-13图6-2-13中显示的是数量在1000到2000之间的内容。三、数据的分类汇总分类汇总就是对某一类数据进行统计汇总。前面的例子中,我们想看看各位完工员的入库数量汇总表,
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