房地产企业--档案管理制度.doc
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4、案管理制度。20 档案的管理机构21 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。22 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。23 档案室主要职责:231 制定或参与制定档案工作的规章制度;232 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;233 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;234 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;235 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。30 档案的种类31 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。32 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及
5、其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。33 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。34 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。35 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。36 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。37 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书
6、、达标证书和证明等。38 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。39 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。310 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。311 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。312 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。4
7、0档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。50 档案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。51 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。52 立卷归档的时间521 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。522 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务
8、部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。53 立卷归档的要求531 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。532 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。533 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起534 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。535 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。536 立
9、卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。537 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。538 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。539 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。5310 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。5311 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。5312 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、
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