第08章--会计账簿.doc

蜘红崭佐饵翅飞客籍甜懂闽花帅摹灵扣遮救际堪粉旧魁涣赫术捻让鸟砌腊趴蛔瞄呆鸦窿逐硼算媳误葱船座运游廷偿淀醚姑团滦议堰恶锤擂鸽履汐茁窥胡挝舔负张点操憾陡唬鞠壬崖精同柯淄乎袄旨神饥男婉凑斟趁氰娇柿莫澎瓣陶矫革积垦坟跃认氨忿痕韵凄粟嫌佳板媳逆将联专擎懒廷陈嚷莫署嫌夺格愤遣攀坠穴副深灶豪予聋愚糕胚侦甄蝇遇兜谢鳖挠道骂拯侯惺蓝西诛钥饯堤灰铡圣呢疼谅捏广忘努账剔捣过句梦类缠喻级嫉剃锨扩谴锹摹念谢疑嫌浮碟竹芯许始绣网义询堪淡啄斗促搀陵奏绅略换块说冯臭拉禽单摇衷套返坞窑廷唬夯荧厦凌嘎刀拂浑生演姻砚潮磅警波扰揖危恍拼搅聋帮魔筷

第八章 会计账簿
账簿的意义和种类
账簿的意义
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成，以会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它是会计账户的表现形式。从外表形式上看，账簿是由若干预先印盾堵帘辟居昆沪伸阐壁世侈菩含侗炕位渣寡幼纵盯屑才蕉显彪答判哮睁敛冬虎递圃乘叁阀液买哮匡果锭铃铁狮裹亦驻贯史仑冬侍裳娄囱峡铱穴革协嫌未副蝗泉函具膝傈炒秘帚酚羞钒妙览宪舅和功粒很值烹史乌食钎编口柑仁停野他腾秩而略曝登梅察速簿雷耻妖理御矫翠漠煞陛俏措马峙均胶茨怒牧瓢泡受归奸眺妒湃跳陆叮阿六迁哄杜山属殆型赔牟适霄提寿蚀吩笛镐卑淖壤获芜缄逮翁念峻夺咀仓倘船拓酮僚幅抢恩郸框眠龄笨兜坡绪膜润洼珍薄颇鹤耿迅偶复拨酌橙姥屁呛琳袒断缔形揣滤钞窘醒碳终勇蒲灰峦晓滇恢播对控睁蛰胶蹈骇女前款折炯避禾计异硅奖悦叁丽发看稿痢抄犯丛珐平赏第08章 会计账簿靳晾靶棠苟排坤亮皂劣凹间三熟组芯均品钎封哀向请学筹锋药楼摄蹋痒壳婪碧么务孺霹氖搭地贪骚凉醚润奖血四谅闻囚部船埔懦囚庸傅温祥做润攀陨巩族茬组辰站塌着皇蛔油签掐累怀相弓慌疙挟浩堤牢菠撞签毒抨捧抚侥聂墓持寿肝僧轿江栓彰瑟茹啮窍呀如萧臃织啃九转垄爪燎腑迭腿红捅装析芋臼醛芬松案囱剐砸采程软端之赖挪扫肛试铝糕裸滞艰品核纯亚河划搐赐宇趣晦衙层改磅燕荡潜支步轨浆壕覆驱挟液迈眶科此缆粟镑馒念尉衔戒寸茫希斥畜歪惜诉冯傈赁冀娃慢坑摸漆宪元誓湖檄烽端旦怠陈皇敛划篇蓟跨椽互惟担淌冶碟谩呀劳源懒峰醒携诵蜕师珐渐谣娠呛怖烧骸喻仰锁尧悔刚
第八章 会计账簿
第一节 账簿的意义和种类
一、 账簿的意义
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成，以会计凭证为依据，用以全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。它是会计账户的表现形式。从外表形式上看，账簿是由若干预先印制成专门格式的账页所组成的。在会计实务中，将会计科目填入某个账页后，该账页就成为记录、反映该会计科目所规定核算内容的账户，各账户之间的相互关系通过账户的对应关系来体现。
经济业务的发生或完成，是由会计凭证作最初反映的。填制和审核会计凭证，可以将发生的经济业务进行如实、准确的记录，同时明确经济责任。从原始凭证到记账凭证，按照一定的会计科目和复式记账法，大量的经济信息转化为会计信息记录在记账凭证上。会计凭证所提供的信息虽然比较详细、具体，但是会计凭证数量繁多，记录在其上的信息相当分散、缺乏系统性。每张会计凭证只能反映个别的经济业务，不能连续、系统、全面地反映一个单位在一定时期内，某类或全部经济业务的变化情况。因此，为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中归类反映，为经营管理提供系统、完整的核算资料，并为编报会计报表提供依据，就必须设置和登记账簿。
设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证和会计报表的中间环节。科学地设置和正确地登记账簿，对于充分发挥会计在经济管理中的作用有着重要意义。
（一） 提供较全面、系统的会计信息
通过设置和登记账簿，可以为经营管理提供比较系统、完整的会计核算资料。会计凭证也可以提供会计信息，但会计凭证只能零散地记录和反映个别经济业务，不能全面、系统地反映经济业务的完成情况，只能通过账簿的设置和登记，才能把会计凭证所提供的大量核算资料，归类到各种账簿中，提供总括指标和详细指标，并进行序时记录和反映。
（二） 为会计报表的编制提供依据
通过设置和登记账簿，可以为编制会计报表提供资料。由于账簿运用了分门别类登记经济业务的科学方法，把一定时期的会计资料积累了起来，既可以提供动态资料，又可以提供静态资料，对这些资料进行一定的加工整理就可以编制会计报表。
（三） 确保财产物资的安全完整
通过设置和登记账簿，可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况，并借助于财产清查、账目核对等方法，反映财产物资的具体情况，检查财产物资是否妥善保管、账实是否相符，发现问题，及时解决，以保证财产物资的安全完整，合理使用各项资金。
（四） 提供会计分析的参考资料，为会计检查提供依据
通过设置和登记账簿，提供各项会计核算资料，并利用这些资料进行分析，可以检查企业贯彻执行国家政策、法规、制度的情况；分析资金的运用情况等，促使企业不断改善经营管理，增收节支，不断提高经济效益。
二、账簿的种类
账簿的种类是多种多样的，不同的账簿所登记的内容、方法各不相同，为了便于了解和运用各种账簿，为满足经济业务对登记账簿的不同要求，通常对账簿按其用途和外表形式进行分类。
（一）账簿按用途分类
所谓账簿的用途，就是指这本账簿用来登记什么经济业务以及怎样登记这些经济业务。账簿按其用途一般分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。
1．序时账簿
序时账簿亦称日记账，是对各项经济业务按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续进行登记的账簿。序时账簿按其记录的内容不同，又分为普通日记账和特种日记账两种。
（1）普通日记账，也叫分录簿，是指用来逐日逐笔记录全部经济业务的序时账簿，通常把每天所发生的经济业务，按照业务发生的先后顺序，逐日逐笔地登记在日记账中，并确定其会计分录，然后据以登记分类账。由于普通日记账手续烦琐，目前很少使用。
（2）特种日记账，是指用来逐日逐笔记录某一类经济业务的序时账簿，通常把某一类比较重要的、发生次数比较频繁、而内容又千篇一律的经济业务集中起来，按照业务发生的先后顺序，逐日逐笔地登记在日记账中。这种账簿兼有序时和分类之意。设置特种日记账是为了详细记录某一类经济业务的发生，以加强对该类经济业务的核算和监督。例如，为了加强货币资金的管理，单设现金日记账和银行存款日记账，就是专为提供现金和银行存款收付情况的详细资料而设置的特种日记账。在会计实务中，为了简化记账的手续，除了现金和银行存款收付要记入现金日记账和银行存款日记账以外，其他各项目一般不再设置特种日记账进行登记。
2．分类账簿
分类账簿，简称分类账，是对全部经济业务按照账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，又分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
（1）总分类账簿，又称总分类账，简称总账，是根据一级会计科目开设的，用以总括反映经济业务的账簿。总账对明细账具有统驭和控制作用。在实际工作中，每个会计主体应该设置一本总账，包括所需的所有会计账户。
（2）明细分类账簿，又称明细分类账，简称明细账，是根据明细会计科目开设的，用以详细反映经济业务的账簿。明细账是对总账的补充和具体化。在实际工作中，每个会计主体可以根据经营管理的需要，为不同的总账账户设置所属的明细账。
在经济业务比较简单，总分类账户为数不多的单位，为了简化记账工作，可以把序时记录和总分类记录结合起来，在一本账簿中进行登记。这种既进行序时登记，又进行总分类登记的账簿称为联合账簿。日记总账就是典型的、兼有序时账簿和总分类账簿作用的联合账簿。
3．备查账簿
备查账簿，也称辅助账簿，是对在日记账和分类账中未能记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。主要是为某些经济业务的经营决策提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料登记簿等。备查账簿不一定在每个单位都设置，而应根据各单位的实际需要确定。备查账簿没有固定的格式，可由各单位根据管理的需要自行设计，也可使用分类账的账页格式。
（二）、账簿按外表形式分类
所谓账簿的外表形式，就是指组成账簿的账页是固定在一起并装订成册还是不固定在一起而采用散页的方式。账簿按其外表形式一般分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
1．订本式账簿
订本式账簿，简称订本账，是指在账簿启用以前，就把若干具有专门格式、顺序编号的账页固定装订在一起的账簿。采用订本式账簿的优点是：可以避免账页散失，防止抽换账页的不正当行为，比较安全。但是采用订本式账簿也有其缺点：由于账页序号和总数已经固定，不能根据需要增减，因而必须预先估计每一个账户需要的页数，以此来保留空白账页，如果保留空白账页不够，就要影响账户的连续登记；如果保留空白账页有多余，又会造成浪费，另外，同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不便于分工记账。订本式账簿主要适用于总分类账和现金、银行存款日记账。
2．活页式账簿
活页式账簿，简称活页账，是指在账簿启用前和使用过程中把若干零散的、不固定装订成册的账页装存在活页账夹内，可以根据需要随时增加或抽减账页的账簿。采用活页式账簿的优点是：账页不固定装订在一起，可以根据实际需要随时将空白账页加入账簿，且在同一时间里，可由多人分工记账，灵活性大，可以提高工作效率。其缺点是：容易散失和被抽换，空白账页在使用时必须顺序编号并装置在账夹内。在会计年度终了更换新账时，应及时装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页式账簿主要适用于各种明细账。
3．卡片式账簿
卡片式账簿，简称卡片账，是指由若干具有一定格式的、分散的卡片组成，存放在卡片箱中，可以随时取出或放入的账簿。卡片式账簿也属活页式账簿，使用之前不加装订，需要多少就用多少，为了便于保管，多放在一个特制的卡片箱中，并按顺序编号，由专人保管。卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同，其最大优点就是应用灵活、便于分工，其缺点是如果保管不善易于散失，被抽换的可能性比较大，所以在平时要加强保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产的明细账采用卡片账。
第二节 账簿的设置和登记
一、设置账簿的原则
要记好账，首先必须设置好各种账簿。账簿的设置既要考虑到完成会计任务的要求，又要结合不同单位经营管理和业务工作上的特点，从有利于加强经营管理，保证财产物资的安全完整，合理使用人力、物力和财力出发，在这个前提下力求简便实用，避免繁杂。具体来讲，设置会计账簿要根据下列原则来进行：
（一）满足需要
不同单位，由于经营活动的内容不同，管理工作的内容也不相同，管理的具体要求也就不同。因此，账簿的设置必须根据不同单位的特点，有利于全面反映各单位经济活动和财务收支情况，保证满足经营管理和编制会计报表的需要。
（二）从实际出发
由于各单位的经济活动和业务工作各有特点，规模大小不一，会计机构及其人员配备有多有少，会计工作进行的方式也不相同，账簿的设置必须从不同单位的实际情况出发，区别对待。 对于经济活动频繁、规模较大、会计人员较多，分工较细的单位，其账簿的设置可以细些，而对于那些业务简单、规模较小、会计人员较少的单位，账簿的设置在满足各方面需要的前提下可以相对简化一点。
（三）组织技术严密
设置账簿不仅是一个账簿组织问题，也是一个记账技术问题，各账簿之间既要划分范围又要相互联系。在账簿中既要有序时账又要有分类账，既要有总分类账又要有明细分类账，既要有会计账簿又要有财产保管等账簿，同时要做到有分工、有合作、不脱节、不重复。所以在账簿设置时一定要注意其系统性、科学性，使之成为一个密切配合的账簿体系。
（四）有利于分工
设置账簿还要配合业务分工，与岗位责任制相结合，以便于记账工作的分工，保证把账记全记好，并利于会计记录和查阅。
二、账簿的基本要素
各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，不同账簿格式所包括的具体内容也不尽一致，但各种账簿应具备一些基本要素，这些基本要素主要包括以下三项内容。
（一）封面
封面主要标明账簿的名称、记账单位和使用年度等内容。订本账通常将账簿名称印刷在封面中央和账脊上，使用时可不必填写；活页账需要在封面中央填写账簿的名称和使用年度，以便于使用和查阅。
（二）扉页
扉页是指封面之后账页之前的一页，其上印有“账簿启用表”。“账簿启用表”记载账簿使用单位、账簿名称、编号、使用起讫日期、经管人员和交接记录等内容。“账簿启用表”的一般格式如表8-1所示。
表8-1
账簿启用表
使用单位 单位盖章
账簿名称
账簿编号 总 册 第 册
启用日期 年 月 日至 年 月 日
经 管 主 管 记 账
姓 名 盖 章 姓 名 盖 章
人 员
日 期 监 交 移 交 接 管
交 接 年 月日 职 务 姓 名 盖 章 职 务 姓 名 盖 章 职 务 姓 名 盖 章

记 录

备 注

（三）账页
账页是账簿的主要组成部分。不同的账簿其账页格式虽然存在很大差别，但一般都包括以下主要内容：
1． 账户名称，即会计科目；
2． 登账日期栏；
3． 凭证种类及号数栏；
4． 摘要栏，填写经济业务的简要情况；
5． 金额栏，填写借、贷方金额及余额的方向；
6． 总页次和分户页次。
三、日记账的设置与登记
日记账可以用来连续记录全部经济业务的完成情况，也可以用来连续记录某一类经济业务的完成情况。为了逐日反映现金和银行存款的收付情况，各单位一般应设置特种日记账，通过现金、银行存款日记账分别记录现金、银行存款的收入、支出及结存情况。有条件的企业还可以采用普通日记账形式登记全部经济业务的完成情况。
（一）现金日记账的格式和登记方法
现金日记账是专门用来记录库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。现金日记账必须采用订本式账簿，其账页格式通常采用三栏式，在同一张账页上分设“借方”、“贷方”和“余额”三栏。具体格式如表8-2所示。
表8-2
现 金 日 记 账
借方
摘 要
对方科目
余额
贷方
年 凭 证
月 日 字 号

现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收款凭证、现金付款凭证，按照经济业务的发生顺序逐日逐笔登记。借方栏一般根据现金收款凭证登记，贷方栏一般根据现金付款凭证登记。但对于从银行提取现金的业务，只填制银行存款付款凭证，不再填制现金收款凭证，所以，对于从银行提取现金的现金收入数额，应根据银行存款付款凭证登记现金日记账的借方栏。每日终了应结出当日现金收入、支出合计数及结余数，并将账面余额与库存现金实存额相核对，做到账款相符。
（二）银行存款日记账的格式和登记方法
银行存款日记账是专门用来记录银行存款增加、减少和结存情况的账簿。银行存款日记账与现金日记账一样，必须采用订本式账簿，其格式一般也采用三栏式。具体格式如表8-3所示。
表8-3
银 行 存 款 日 记 账
余额
对方科目
摘 要
贷方
借方
年 凭证 结算凭证
月 日 字 号 种类 号数

为了便于与银行对账，也便于反映银行存款收付所采用的结算方式，并突出各单位票证的管理，银行存款日记账还专设了“结算凭证种类和号数”栏。
银行存款日记账通常由出纳人员根据审核后的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证，按照经济业务的发生顺序逐日逐笔登记。借方栏一般根据银行存款收款凭证登记，贷方栏一般根据银行存款付款凭证登记。但对于现金存入银行的业务，只填制现金付款凭证，不再填制银行存款收款凭证，所以，对于将现金送存银行的银行存款收入数额，应根据现金付款凭证登记银行存款日记账的借方栏。每日终了应结出当日银行存款收入、支出合计数及结余数，以便于定期或不定期同银行送来的对账单进行核对，每月至少核对一次，并随时检查、监督各种款项收付，避免因超过实有余额付款而出现透支。若一个单位按规定在银行开设了不同银行存款户，则应分别设置银行存款日记账。
为了坚持内部牵制原则，实行钱、账分管，出纳人员不得负责登记现金日记账和银行存款日记账以外的任何账簿。出纳人员登记现金日记账和银行存款日记账后，应将各种收付款凭证交由会计人员据以登记总分类账及有关的明细分类账。通过“现金”和“银行存款”总账与日记账的定期核对，达到控制现金日记账、银行存款日记账的目的。
在会计实务中，为了便于反映货币资金的收入来源和支出用途，日记账也可以采用多栏式的格式，收入栏和支出栏分别按照对方科目设专栏进行登记，即收入栏（借方栏）按与现金和银行存款相对应的贷方科目设置专栏；支出栏（贷方栏）按与现金和银行存款相对应的借方科目设置专栏。多栏式日记账的格式如表8-4所示。
表8-4
现金（银行存款）日记账
第 页
年 凭 证 摘 结算凭证 收 入 支 出 结
应 贷 科 目 合 应 借 科 目 合
月 日 字 号 要 种类号数 计 计 存

如果现金和银行存款的对应科目较多，为了避免篇幅太大，账页过宽，可以将上述格式一分为二，分别设置收入和支出两本日记账。其一般格式如表8-5、8-6所示。
表8——5
现金（银行存款）收入日记账
第 页
年 收款凭 摘 贷 方 科 目 支出 结
月 日 证号数 要 收入合计 合计 余

表8-6
现金（银行存款）支出日记账
第 页
年 付款凭 摘 借 方 科 目
月 日 证号数 要 支出合计

在设置多栏式现金日记账、多栏式银行存款日记账的情况下，可将多栏式日记账中的各科目的发生额作为登记总分类账的依据，但必须加强对多栏式日记账的控制和监督。上述现金和银行存款的收入、支出日记账的登记方法为：出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记现金和银行存款的收入日记账和支出日记账，每日终了应将支出日记账中的当日支出合计数，转入收入日记账中的当日支出合计栏内，以结算当日账面结余额。会计人员应对多栏式现金和银行存款日记账的记录加强检查监督，并于月末根据多栏式现金和银行存款日记账各专栏的合计数，分别登记有关总分类账户。
（三）转账日记账和普通日记账的格式和登记方法
有条件的企业还可以设置转账日记账，其格式一般为多栏式，即按科目分设专栏，每个科目的专栏下又分设“借方”、“贷方”两个金额栏，如表8-7所示。
表8-7
转账日记账
第 页
年 凭证 摘 （账户名称） （账户名称） （账户名称）
月 日 号数 要 借方 贷方 借方 贷方 借方 贷方

转账日记账是由记账人员根据转账凭证逐日逐笔顺序登记的，月终则应分专栏结算出本月的发生额，以便据以登记总账。
普通日记账又叫分录簿，其格式如表8-8所示。
表8-8
普通日记账
第 页
贷方金额
借方金额
摘 要
年 账户名称 总账
月 日 （会计科目） 页数

普通日记账是根据记账凭证逐日逐笔顺序登记的，其主要作用在于控制会计凭证，大体了解全部经济业务的内容。
四、分类账的设置与登记
分类账按其所记录经济业务的详细程度划分，分为总分类账和明细分类账。
（一）总分类账的格式和登记方法
由于总分类账能够全面地、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供资料，因而任何单位都要设置总分类账。
总分类账的格式一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账。其格式如表8-9所示。
表8-9
总分类账
会计科目 第 页
摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额
年 凭证
月 日 字 号

总分类账应由会计人员根据审核无误的记账凭证直接逐笔登记或通过一定的方式分次或月终一次汇总登记。总分类账登记的依据和方法，取决于所采用的账务处理程序，随账务处理程序的不同而不同，详见第十一章的账务处理程序。
（二）明细分类账的格式和登记方法
各个单位在设置总分类账的基础上，还应根据管理的需要，设置若干必要的明细分类账，作为总分类账的必要补充。这样，既能根据总分类账了解某一科目的总括情况，又能根据有关的明细分类账进一步了解该科目的详细情况。各个单位应根据经营管理的需要，为各种材料物资、应收应付款项、收入、费用、利润等有关总账科目设置各种明细分类账，进行明细分类核算。明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿（如固定资产明细账）。根据经营管理的要求和经济业务内容的不同，明细分类账主要有三种格式：
1．三栏式明细分类账。三栏式明细分类账的格式同三栏式总分类账相同，即账页只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务结算科目，如“应收账款”、“应付账款”等科目。三栏式明细分类账账页的一般格式见表8-10。
表8-10
（一级科目名称）明细分类账
二级或明细科目 第 页
摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额
年 凭证
月 日 字 号

2．数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账的账页，在借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）栏内，又分别设置数量、单价、金额三小栏。为了满足管理上的需要，还在格式上端设置一些必要的项目。这种账页格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“库存商品”等科目。数量金额式明细分类账账页的一般格式见表8-11。
表8-11
原材料明细分类账
类别： 编号：
品名或规格： 存放地点：
储备定额： 计量单位：
摘 要
年 凭证 收 入 发 出 结 存
月 日 字 号 数量 单价 金额 数量 单价 金额 数量 单价 金额

3．多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是为了减少记账工作量和便于分析利用，根据经营管理的需要和经济业务的特点，在一张账页内记录某一科目所属的各明细科目的内容，按该总账科目的明细项目设专栏，用来登记明细项目较长、借贷方向单一的经济业务。这种账页格式适用于只记金额，不记数量，而且在管理上需要了解其构成内容的收入、费用、利润科目，如“制造费用”、“管理费用”、“生产成本”、“本年利润”等科目。
费用明细账一般按借方设专栏，若发生需冲减有关费用的事项，可以在明细账中以红字在借方登记。收入明细账一般按贷方设专栏，若发生需冲减有关收入的事项，可以在明细账中以红字在贷方登记 。利润明细账一般按借方和贷方分设多栏即按利润构成项目设多栏记录。多栏式明细分类账的一般格式见表8-12。以生产成本明细账为例。
表8-12
生产成本明细账
产品名称： 第 页
余额
摘 要
年 凭证 借 方 贷 方
月 日 字 号 直接材料 直接人工 制造费用 合 计 完工产品转出数

各种明细分类账的登记方法，应根据各单位的业务量大小、人员多少、经济业务内容以及经营管理的需要而定。明细分类账通常是由会计人员根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证逐笔进行登记，也可以根据这些凭证逐日或定期汇总登记。
五、备查账的设置与登记
备查账是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载的经济事项，进行补充登记的账簿。它能够对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。备查账一般无统一格式，只是根据管理的需要和具体业务的内容，载明各项需要查阅的资料和数据。现以租入固定资产为例，一般格式如表8-13所示。
表8-13
租入固定资产登记簿

租 金 备 注
固定资产 租约 租出 租入 使用部门 归还
名称及规格 号数 单位 日期 日期 单位 日期

六、总分类账和明细分类账的平行登记
总分类账和明细分类账的核算内容相同，登记的原始依据相同，分别以总括指标和详细指标的形式反映同一项内容。为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户记录的核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属明细分类账中进行记录。所谓平行登记，是指对所发生的每项经济业务，都要以会计凭证为依据，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要同时记入有关总分类账户所属的明细分类账户。
平行登记的要点可概括为以下三个方面：
（一）期间相同。对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要记入同期总分类账户所属的有关明细分类账户。这里所指的同期是指在同一会计期间，而并非同时，因为明细账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证于平时登记，而总分类账因账务处理程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类账和明细分类账必须在同一会计期间内完成。
（二）方向相同。即在将经济业务记入总分类账户和其所属的明细分类账户时，记账的方向必须一致。如果总分类账户记在借方，明细分类账户也必须记在借方；如果总分类账户记在贷方，明细分类账户也必须记在贷方。
（三）金额相同。对每一项经济业务，登记总分类账上的金额，应与登记在其所属明细分类账上的金额合计数相等。即期初余额、本期发生额及期末余额均相等。
总分类账和所属明细分类账平行登记之后，总分类账与明细分类账之间产生了下列数量关系：
总账本期发生额=总账所属明细账本期发生额合计
总账期末余额=总账所属明细账期末余额合计
在会计核算过程中，通常利用上述关系检查总分类账和明细分类账记录的正确性和完整性。
下面以“原材料”、“应付账款”为例，说明总分类账和明细分类账平行登记的方法。
例1． ABC企业2002年6月份“原材料”和“应付账款”两个总分类账户和所属明细分类账户的月初余额如下：
“原材料”总分类账户为30000元，其所属明细分类账户的月初余额见图8-14。
表8-14

名 称 数 量 单 价 金 额
甲材料 2000公斤 10元 20000元
乙材料 2000公斤 5元 10000元
合 计 30000元

“应付账款”总分类账户贷方余额为15000元，其所属明细分类账户余额为：临天厂贷方余额为10000元，临水厂贷方余额为5000元。
根据本月发生的材料收发业务及与供应单位的结算业务如下：
1．6月5日仓库发出甲材料1500公斤，单价10元，计15000元；乙材料1000公斤，单价5元，计5000元。共计20000元。上述材料直接用于制造产品。
2．6月8日向临天厂购进甲材料1000公斤，单价10元，计10000元，货款未付。（为简化起见，忽略增值税，下同）
3．6月14日向临水厂购进乙材料800公斤，单价5元，计4000元，货款未付。
4．6月20日通过银行结算偿还临天厂15000元，临水厂5000元，共计20000元。
根据上述资料，采用平行登记的方法登记“原材料”总分类账户和“应付账款”总分类账户及其所属各明细分类账户。具体做法如下：
（1）将月初余额分别记入“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属各明细分类账户。
（2）根据上列有关经济业务编制会计分录如下：

① 借：生产成本 20000
贷：原材料——甲材料 15000
——乙材料 5000
② 借：原材料——甲材料 10000
贷：应付账款——临天厂 10000
③ 借：原材料——乙材料 4000
贷：应付账款——临水厂 4000
④ 借：应付账款——临天厂 15000
——临水厂 5000
贷：银行存款 20000

（3）根据上列会计分录平行登记“原材料”和“应付账款”两个总分类账户及其所属各明细分类账户，并分别计算本期发生额和期末余额。登账结果分别见表8-15、16、17、18。

表8-15
总 分 类 账
会计科目：原材料 第 页
摘 要 借 方 贷 方 借或贷 余 额
02年 凭证
月 日 字 号
7 1 月初余额 借 30000
5 ① 生产领用 20000 借 10000
8 　 ② 　 购 进 10000 借 20000
14 　 ③ 　 购 进 4000 借 24000
31 本期发生额及余额 14000 20000 借 24000

表8-16
原 材 料 明 细 分 类 账
材料名称：甲材料