人事档案室管理工作职责和制度.doc

人事档案管理部门的职责
一、 严格按照档案工作条例等法规制度，依法管理好人事档案，为企业积累档案史料；
二、 及时收集、鉴别和整理人事档案材料，把好档案入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全；
三、 按规定办理人事档案的查阅（借阅）和转递；
四、 及时更新干部职务（职称）、学历等个人变动信息；
五、 为有关部门提供档案材料的情况；
六、 认真做好人事档案的安全、保密、保管与保护工作；
七、 坚持经常性调研，及时了解人事档案工作的新情况，结合实际制定、完善相关规章制度，加强人事档案的业务建设和业务指导；
八、 不断完善人事档案信息库，大力推广、应用人事档案现代管理方法和技术，逐步实现人事档案管理信息化；
九、 办理领导交办的相关事项。
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人事档案查（借）阅制度
为进一步加强人事档案管理工作，充分发挥档案的信息资源库作用，使档案工作更好地服务干部工作和人事人才工作，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、中组部《关于进一步规范中管干部档案查借阅工作的通知》（组通字[2007]34号）精神，本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，制定本制度。
一、 查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持规范的中海集团人事档案借阅单，（须人事或组织部门审批盖章）或市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。查阅者若非党员，但确因工作需要，可由档案管理部门根据档案保密原则，代查有关内容。查阅其它类人事档案如持"调查证明材料介绍信"或"行政类介绍信"即可。
二、 干部人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得擅自查阅、摘抄、复制、拍摄档案材料。违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。
三、 外单位（含外省市）欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容能反映被了解人的情况，则提供该有关部分。如查阅其它类人事档案也可持"调查证明材料介绍信"或"行政类介绍信"
四、 公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，加盖部门公章。对摘录复制的材料必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。查阅其它类人事档案可凭"调查证明材料介绍信"或"行政类介绍信"。
五、 查阅人事档案，应在阅档室或指定地方查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查档单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意并严格履行外借手续方可借阅，期限（两周）归还，逾期须及时办理续借手续。
六、 任何个人不得查阅或借阅、用本人及其亲属的人事档案或以个人名义查阅、借用其他职工档案。
关于查阅和借用人事档案的规定
根据中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)和中共上海市委组织不《关于查阅干部档案的规定》（沪委组[92]，因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
一、查借阅单位范围
１、我校下列单位因工作需要，可申请查借阅干部人事档案：学校机关各单位；各基层党委、总支、直属支部；分校、附属医院的组织、人事、纪检等部门。
２、国家机关、事业单位和具有人事管理权限的国有企业等校外单位。
二、查借阅事由
凡有下列用途之一的，可以查借阅干部人事档案：
　　１、干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等工作。
　　２、办理案件。
　　３、办理社会保险、公证。
　　４、经上级党组织、县级以上党委或我校领导批准进行的编史修志、撰写大事记、人物传记、举办展览或纪念活动。
　　三、查借阅手续
１、查借阅干部人事档案，须按要求如实填写《山东大学查借阅干部档案审批表》。校内单位填写的《山东大学查借阅干部档案审批表》应由各单位或基层党委、总支、直属支部按批准权限，相关领导签字盖章。校外单位查借阅我校干部人事档案，应在我校对口部门办理审批手续。
２、查借阅干部人事档案时，查借阅人员须持《山东大学查借阅干部档案审批表》和本人有效工作证件（校外单位还须持介绍信）。
３、干部人事档案主管部门对《山东大学查借阅干部档案审批表》和有关材料进行审核，按程序报领导批准后，提供相应查借阅服务。
４、归还的干部人事档案，经检查无误、登记后，查借阅人员方可离开。
四、查借阅人员要求
　　１、查借阅人员必须政治意识强、了解干部人事档案查借阅制度。
２、查借阅人员必须两人以上、且系中共党员和查借阅单位的正式干部。
３、查借阅校领导档案副本，两人以上的查借阅人员中必须有科级以上干部。
　　４、因办理案件查借阅干部人事档案，查借阅人员必须是案件主办单位的干部。
五、查借阅注意事项
　　１、查借阅单位，只能查借阅与本单位工作职责或人事关系有关的干部档案。
　　２、查借阅单位应在《山东大学查借阅干部档案审批表》签批之日起三个工作日内到干部人事档案主管部门查借阅，逾期无效。不得通过电话、传真等方式查询干部人事档案信息。
　　３、查阅干部人事档案，须在阅档室进行。阅档时禁止吸烟、饮水，不得持档案擅离阅档室。
　　４、干部人事档案一般不外借，确因工作需要借出使用的，必须在五日内归还。
　　５、干部人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《山东大学查借阅干部档案审批表》中列出需要复制的材料明细，并经干部人事档案主管部门领导批准方可复制。摘抄、复制的档案材料，须经干部人事档案主管部门审核，并办理登记手续，用后由查借阅单位存档或登记销毁。
六、查借阅纪律
　　１、任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部人事档案。
　　２、查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布干部人事档案内容。
　　３、查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，不得摘抄、复制与查阅内容无关的档案材料。
　　４、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准干部本人和无关人员翻阅。
　　５、对违反本规定的，按照《中华人民共和国档案法》、《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。

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