工程招标代理资料存档质量控制流程制度.doc
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1、工程招标代理资料存档质量控制流程制度第一条、 归档的招投标文件资料,其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。第二条、项目经办人应在代理过程中及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过程中产生的各种文件资料,并应当在接受施工合同备案之日起五日内,将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。第三条、档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后,应及时登记,并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)的要求。第四条、 招标投标监管机构收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列
2、顺序装订成册:(一)工程建设项目发包初步方案及其附件;附件包括:1、工程建设项目审批及规划许可证的复印件;2、邀请招标或直接发包的证明材料;3、满足招标条件的其他材料的复印件。(二)招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料;(三)工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表、备案表;(四)招标公告或者投标邀请书;(五)投标申请人投标报名一览表;(六)资格预审文件,中标人资格预(后)审申请材料的复印件,资格审查情况报告;(七)招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件;(八)招标控制价、控制价备案表、通知书;(九)中标单位投标文件;(十)评标报告;(十一)中标结果公示表;(十二
3、)中标通知书;(十三)招标投标情况的书面报告(其中在前面程序中已提交过的内容,可以不重复提交。);(十四)合同备案表;(十五)施工合同副本(十六)工程招标代理评价意见表;(十七)工程建设项目招标投标备案流程表(十八)投标文件的电子光盘(十九)需要存档的其他材料。中标人的投标文件副本,应当自施工合同接受备案之日起,保存六个月后方可处理。 第五条、 工程招标代理机构收集、整理、归档的招投标文件材料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册:(一)工程建设项目发包初步方案及其附件;附件包括:1、工程建设项目审批及规划许可证的复印件;2、邀请招标或直接发包的证明材料。3、满足招标条件的其他材料的复印件。(
4、二)工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表、备案表;(三)招标公告或投标邀请书;(四)投标申请人投标报名一览表;(五)资格预(后)审文件,中标人资格预审申请材料;(六)资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录;(七)资格预审情况报告;(八)招标文件以及对招标文件澄清或者修改文件;(九)招标控制价、控制价备案表、通知书(十)中标单位投标文件;(十一)评标报告;(十二)中标结果公示表;(十三)中标通知书;(十四)招标投标情况的书面报告;(十五)工程招标代理评价意见表;(十六)工程建设项目招标投标备案流程表(十七)需要存档的其他材料;未中标单位的资格预审
5、申请材料、投标文件应当自施工合同签订之日起,保存六个月后方可处理。 第六条、 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁,需要单位或个人签章的,其签章手续应完备,并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸(图纸除外)。第七条、 招标投标文件材料的立卷与归档,应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的,每一阶段应分别组卷,内容相同的材料,可不必重复存档,但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息;卷与卷之间应保持系统联系,便于档案的利用、查询和保管。第八条、 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录;并在归档文件
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