XXXXXXX有限公司行政人事管理制度.doc
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4、理标准化、制度化、规范化,以提升企业形象,提高工作效率,特制定本制度。第二条 本条例所指行政人事管理包括:办公区域管理、公文管理、档案管理、印章管理、会议管理、保密制度、办公用品管理、聘用、离职、考勤管理、培训管理、后勤保障管理、奖惩制度等。第三条 本条例适用于XXXXXXXX有限公司全体员工。第二章 办公区域管理第四条 办公室人员纪律1.办公室人员应保持仪容、仪表整洁,按规定穿戴服装。2.文明礼貌待人,不大声喧哗。3.保持个人办公桌台面及卫生区域干净、整洁。4.按8S要求做好日常清洁工作,不随地吐痰,丢垃圾。5.除工作需要外,办公室人员请不要利用公司电脑上网及浏览与工作无关的网页。6.上班时
5、间不要聚众闲聊以免影响、妨碍他人工作,有必要进行集体讨论时,请在洽谈室或会议内进行。 7.公司内部集会与会议,除特殊情况(需提前向部门负责人请假)外,相关人员须准时参加。8.下班前,办公室人员需各自整理好工作桌面,处理好岗位卫生。最后离岗人员要关闭灯、空调、电脑、复印机、门窗等。9.上班时间,公司内部通用性语言为普通话,除业务往来之外,请不要讲其他方言。第五条 打印复印管理1.行政人事部负责打、复印机的维护与保养,其他人员未经允许请不要随意使用。2.复印机发生故障应立即关机,行政人事部须做好标识注明,并第一时间通知维修公司前来维修,待复印机完全修好后方可使用。3.行政人事部人员应保证复印纸张供
6、应及碳粉补充,保证复印机处在正常工作状态。4.节约用纸,复印完后,注意保持复印区域整洁。5.各部门复印用纸由行政人事部统一申购,打、复印时应注意节约纸张。6.非本公司人员请不要私自使用本公司复印机。第六条 办公设施设备管理1.办公室设施/设备的日常管理由行政人事部负责。2.行政人事部与财务部对公司所有办公设施、设备建立台账,每半年做一次盘点。3.公司所有设施、设备上都须有小档案标贴。4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。5.办公设施、设备一旦建立台账,部门负责人员有监管责任,未经批准严禁擅自调动。6.办公室布置已经确定,未经行政人事部负责人以上职位人员批准
7、,严禁私自调动。第三章公文管理第七条 凡外来公文文件,均由行政人事部认真查收签字。第八条 公文发文1.凡以公司名义制发的文件,一般文件由公司行政人事部签发,重要文件需请示公司总经理同意批准后,由有关部门负责拟稿签发。2.XXXXXXXX有限公司签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印、校对,盖章后发出。3.以部门名义发文,经部门负责人向上级领导申请批准后,由部门打印、校对,盖章后发出。4.发文要有记录,文件接收人需要在发文登记表签名。第四章档案管理第九条 归档范围1.文书、文件类:营业执照、注册文件、政府批文、法人代码证件;人事档案、考勤表,规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录
8、、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访纪录、上级来文、公司发文、工作计划、和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档等由行政人事部负责保管。2.财务类:各种会计凭证(单证、记账、汇总)、会计账簿(明细账、总账、固定资产账等)、会计报表等由财务部负责保管。3.策划类:可行性研究报告、发展策划报告等在项目完成前由对项目部负责保管,项目完成后统一移交给行政人事部。4.销售类:客户档案、销售资料等在项目完成后由销售部门统一保管。第十条 档案的销毁1.任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2.若按规定需要销毁时,由部门主管领导审批在专人监督下销毁第五章 印章管理第十一条 公司各种印章(除
9、财务印章外)均由行政管理部实行登记审批制,专人负责保管。第十二条 文件需用印时,需经部门负责人审批,经行政人事部核对后,连同经审核的文件文稿等交用印人用印,并填写 留行政人事部存档。第十三条 外出办事需带公章时,应由总经理签字批准,行政人事部备案后方可带出。并在规定期限内归还,否则,出现一切事故后果自负。第十四条 公司印章应严格保管,如有失职、差错、丢失或违章使用,一经发现需追查有关人员责任。第六章 会议管理第十五条 公司每周六下午为办公例会日,针对本周及下周工作进行总结与安排。会议由总经理主持,总经理因事不能主持的由总经理指派的人主持。第十六条 行政人事部负责例会会议纪要,根据会议内容的需要
10、在限定时间完成纪要的整理工作,并交予总经理签字确认。第十七条 会议纪律1.与会人员不得中途退席,特殊情况经主持人同意方可离开。2.与会人员在会议期间,不得大声喧哗,不得来回走动。3.与会人员应坐姿端正,禁止交头接耳开小会。4.会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好记录,要关闭手机(或将手机处于振动状态);会议期间不会客。5.与会人员应保持会场整洁,不准随地吐痰,扔纸屑,会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。第七章 保密制度第十八条 公司机密包括下列事项:1.公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、发展项目及经营决策。2.公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。3.公司
11、的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。4.公司各类技术资料及计算机内的所有资料。第十九条 因工作需要查看超出自身权限的文件或资料,必须得到行政人事部的批准。第二十条 对外交往与合作中,需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。第二十一条 严禁和人交往中,泄露公司机密,严禁在公共场所讨论公司机密。第八章办公用品管理第二十二条 公司所需办公用品由行政人事部统一购置,各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公,任何人不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗。第二十三条 所有入库的办公用品,都必须一一填写台账,做好进出控管记录,建立基本库存标准。出库物品一定要由
12、领取人签字,特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库。第二十四条 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况,单品小于基本库存时须进行申购。第九章 出差管理第二十五条 出差分为短期出差和长期出差。十天以下为短期出差,十天及十天以上为长期出差。第二十六条 员工因公出差,应事先填明出差申请表,经经理审核批准后出差,如因事情紧急而未及时填表,须事先由部门负责人口头报告经理,等返回公司后,应立即补办手续;具体操作如下:1.填写,注明预计出差时间、到达地点,报行政人事部办理相关报批事宜。2.出差人员可根据报批后的填写,按报批后,向财务部预支差旅费。3.出差人返回后七天内应按办理报销手续,并注明实际出差
13、日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等。第二十七条 差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费、餐饮补助及其他费用。交通费、住宿费凭票报销,餐饮补助实行定额包干。第二十八条 出差人员按照标准,凭据报销差旅费。具体标准见下表: 交通工具 级别交通住宿餐饮补助其他费用总经理(含副总)实报240元/天60元/天凭票报销总监级实报160/天40元/天凭票报销部分主管级实报140/天40元/天凭票报销其他员工实报60/天40元/天凭票报销第二十九条 出差人员出差应选择相应的交通工具及便捷的食宿条件,提高办事效率。第三十条 随领导出差,可根据情况参照领导的住宿标准。第三十一条 特殊情况需超出标准,必须经相关
14、领导同意,否则超额部分自行承担。第三十二条 外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的,不报销食宿费用,只报在路途期间的交通费。第三十三条 因出差路途较远或出差任务紧急的,事前经总经理批准后方可选用高级交通工具(如飞机、轮船等)。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用,差旅部分由本人承担。第三十四条 人员出差期间,事先经总经理批准就近办理私事的,其绕道的交通费用由出差人自行承担,且期间不发餐饮补助。第三十五条 员工出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用,由个人自理。第十章聘 用第三十六条 各部门如因工作需要必须增加员工时,由部门主管向行政人事部提出书面申请,经总经理
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