FB-74B-001采购管理程序(新A).doc

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标 题
采购管理程序
编 号
FB-74B-001
版本
A
管理归口
采 购 部
制订日期
2012-6-25
页次
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1.目的：
确保采购活动之顺利进行，以控制适时、适价、适质、适量、适地供应生产所需材料。
2.范围：
凡与产品生产有关的物料的采购均适用之。
3.权责：
3.1 采购部：
3.1.1 负责供应市场调查及预测价格走势；
3.1.2负责依《物料申购单》控制交货期，并对采购数量、品质、价格及服务进行管理；
3.1.3来料出现问题时，负责联络供应商/外注商；
3.1.4汇集和保持采购资料和相关记录。
3.2 物控部：
3.2.1 PMC负责生产主料的申购，及时提供采购资料并跟进采购进度，具体如下：
a. PCM(PCB板和配套贴片的所有电子元器件)；
b. 电芯\五金类\支架类；
c. 胶壳类及其配件。
3.2.2仓库负责生产辅料的申购，及时提供采购资料并跟进采购进度，具体如下：
a. 贴纸类；
b. 包装材料类(含包装用干燥剂)；
c. 胶水胶纸及手套\指套类；
d. 组装线上使用的其它电子料.如NTC\热敏保护器\温度开关\PTC等。
3.2.3 货仓负责采购物料后之接收与贮存。
3.3 品质部：
3.3.1 负责供应商来料的品质检验和试验，并做好相应记录并及时提供给相关部门；
3.3.2 负责跟进与验证对来料不良的供应商所发出的纠正预防措施之效果。
3.4 工程部/研发部：
3.4.1 负责提供技术资料，制定物料规格和标准；
3.4.2 必要时，测试新加入的物料特性。
4. 作业内容：
4.1 物料申请与审批：
4.1.1 生产物料由PMC、仓库按权责依据产品交期、生产物料的库存情况和工程部提供的BOM统一申购，并填写《物料申购单》后交由采购依据仓存限度以及价格等各方面的考虑决定物料申购数量。
修订记录：日期/版本
批 准
确 认
审 核
拟 定

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编 号
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版本
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制订日期
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4.1.2 非生产物料由各需求部门填写《物料申购单》经需求部门经理/主管审批进行申购。
4.2 选择供应商、议价：
4.2.1 有关部门负责人将采购所需的技术资料（如规格、标准、图纸、BOM、检验标准等）提供予采购部，采购部依据各相关资讯在合格供应商或试用供应商中选择合适的供应商；特殊情况（非合格供应商和试用供应商处）需得到总经理同意方可。
4.2.2 采购部应将《物料申购单》内容要求转达予合适的供应商，并询价、议价；
4.2.3 采购部收到供应商报价后，交总经理审核；
4.3 新材料的确认：
对于所有生产性物料的采购，在初次采购该类物料或者选择新的供应商首次供货时，采购部需要求供应商按要求提供样品由公司相关责任人员或者必要时由客户确认，样品经有关方面书面确认后，采购部方可发出P.O.正式订购，同时采购部将已经确认的样品转交供应商。
4.4 正式订购：
4.4.1 确认样品之后，采购部编制《物料申购单》，内容应至少包括订单的编号、物料名称、规格、数量、交货日期等内容，交由采购经理审核；
4.4.2《物料申购单》由采购经理审批后方可发出，并要求供应商确认回复；对于包材的订购，采购部应将相关部门提供的技术档和资料及时提供给供应商；
4.4.3 如果本公司对采购产品有特殊要求，或直接到供应商处进行出货前验证时，应在《物料申购单》中予以明确；并与供应商签订订购单，适用时,其内容可包括：
a) 产品、程序、过程和设备的批准要求；
b) 人员资格的要求；
c) 质量管理体系的要求；
d）其它要求。
4.4.4 当客户要求到本公司之供应商处进行验证时，亦应在《物料申购单》或相关协议中予以明确，并就有关事宜及时与供应商联系。
4.5 采购跟进：
4.5.1 采购部发出《物料申购单》相关采购资料后,应对供应商交货内容进行跟进，PMC则对采购工作予以跟进；
4.5.2 采购变动：
4.5.2.1 《物料申购单》上任何内容的更改，采购部应及时通知供应商亦作相应更改，并将修正后的《物料申购单》重传供应商；
4.5.2.2《物料申购单》的更正或取消需按照该订单号码重新打印订单经采购经理审批；
4.5.2.3 供应商在收到修正的《《物料申购单》后，采购部应及时跟进，并要求供应商对更改内容及时确认回签；
4.5.2.4 若供应商因故无法按时交货时，采购部应及时通知相关部门；
4.5.2.5 如果由于本公司的原因而导致采购物料不合格或交货延期问题，则由总经理负责与供应商协调解决。

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4.6 物料验证：
货仓和IQC对采购物料依《进料检验作业程序》分别进行查收和验证，如合格，则入库；如出现品质问题，则依《不合格品控制程序》和《纠正与预防措施程序》进行处理。
4.7 来料差异跟进：
4.7.1 当供应商送货存在少数时，由仓库填写《送货差异明细表》交由采购人员确认后通知供应商在一周内补齐所缺数量，特殊情况另行协商；
4.7.2 当供应商送货多出订购单数量时，由仓库填写《送货差异明细表》交由采购人员确认后通知供应商拿回多出数量或双方协调处理是否以赠品形式送给我司。
4.8 退料扣款跟进：
凡在签退货单后30天内仍未补回退料的供应商，由采购员书面通知财务部进行扣款处理。其中已经付款的，由采购部通知财务部在下次订单结账时扣除上次订单未补物料的货款。
五、外发加工管理
5. 1如因公司设备、人员等产能不足或特定技术需求外注加工时，生产填写《外注加工申请单》，经总经理批准后转由采购部统一安排。
5.2采购部根据外注加工类别及数量，确定合格外注商名单，并向外注商发出《外注商调查表》，由厂商填妥回传后交采购部负责审批，然后参照品质、价格、交期、服务各方面的因素确定最合适的外注商。
5.3外注加工前，采购部应于合格外协商签订《外注加工合同》，其内容包括外注件名称、数量、价格、AQL、付款条件、方式。
5.4《外注加工合同》由外注商盖章后，经采购部核准盖章后生效。合同一式三份，采购部、财务部及外协商各一份。
5.5外发加工时,采购部就及时将图纸、作业指导书、检验标准等相关生产资料交予给外注商。同时由仓库按照《生产通知单》与《销售订单》以及《外注加工合同》及时安排备齐所有物料，由采购交予给注商安排生产。
5.6外注商按《外注加工合同》准时交货，采购部应随时掌握外注进度。如外注商出现生产异常时，应及时告知总经理协调解决。
5.7外注商每一批次交货时，外注管理员应将其交付情况及品质状况等记录于《供应商业绩评定表》中，以作为其绩效考虑依据。

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5.8 外注供应商的管理跟普通供应商一样。
6.参考或引用文件：
5.1 进料检验作业程序； 5.2 不合格品控制程序；
5.3 纠正与预防措施程序。
7.记录：
6.1 申购单； 6.2 物料申购单；
6.3 发外加工申请单； 6.4 退货单；
6.5合格供应商清单； 6.6外注加工申请单
6.7外注加工合同 6.8供应商业绩评定表
8.附件
8.1 附件一：采购作业流程图
部门经理/主管
总经理
物控部/
相关部门
采购部
相关部门
品质部
相关部门
货仓
采购部
采购部
NG
OK
NG
选择供应商、议价
正式订购
采购跟进
来料验证
入 库
依《不合格品控制程序》或
《纠正与预防措施程序》处理
样品确认
采购申请
申请审批
流 程 图
权责单位

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