2013年招待费管理办法.doc

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湖北省粮油食品进出口（集团）公司
招待费管理办法

第一条 为了进一步规范各类业务接待行为，促使我公司各项事业健康发展，以“厉行节约，合理开支，严格控制，超标自负”为原则，以符合内控管理各项规定为宗旨，特制定本办法。
第二条 招待费指公司日常工作中为开展各类业务活动发生的用餐、酒水（不含烟）、礼品、住宿等交往应酬费用。
第三条 业务招待费的使用实行预算控制、集中管理、提前申请、逐笔报批。
第四条 财务部负责制定招待费年初总预算，并对其使用情况进行监督和控制，定期通报费用开支情况，保证超出预算部分一律不予报销。
第五条 各部门人员执行招待任务前，应逐笔填写《业务招待费申请单》（见表一）向上级领导报批，申请单中须说明招待事由、对象、人数及预算费用等。具体标准为：
1、一次招待费用在300 元以下，由部门经理审批；
2、一次招待费用在 300 元以上1000 元以下的，由部门经理报分管领导审批；
3、一次招待费用在1000 元以上的，由部门经理征得分管领导意见后报总经理审批；

表一：
业 务 招 待 费 申 请 单
申请人

部 门

申请时间

客户方

预约招待人数
人
事 由

预约招待时间

招待标准
元
招待地点

部门经理

分管经理

总经理

第六条 业务招待陪同人员坚持对口陪同、从紧控制的原则。
第七条 执行招待任务的人员应取得与《业务招待费申请单》上就餐地点一致的发票。武汉市餐饮发票统一机打发票和新版定额发票二种，如果提供机打发票无需提供刷卡的银行回单，但须在发票上打印出集团公司全称。如果是新版定额发票金额超过600元需刷卡并提供银行刷卡的回单。2010年的老发票一律不予报销。（新版定额发票的真伪请在以下2个地址验证http://swcx.hb-n-
http://221.232.128.57:8000/webroot/wlfp/FpcxAction.do?method=display）
第八条 业务招待费申请单各项信息必须填写完整真实详细，否则一律不予报销。
第九条 招待费报帐时实行两单一票、逐笔报批的原则。经办人员必须在每笔招待支出发生后的五个工作日内将招待费发票、银行回单和《业务招待费申请及报销单》送部门经理、分管经理签字，七个工作日内送财务部经办会计初审，财务部经办会计初审无误后报送财务部经理复审，再转报总经理审批。全部审批完成后方可报销。超出规定时间的一律不予报销。报销发票如果是同一招待地点同一金额的定额发票需要连号，发票需真实有效。
第十条 在外出差一般情况下不允许招待费开支。如有特殊情况，出差前填报《业务招待费申请及报销单》。
第十一条 员工加班晚餐每人每餐各30元，按照以上制度予以报销；若出现超额情况，超出部分由个人自行承担。
第十二条 其他
（一）公司各级人员严格执行招待费管理办法，不得以任何理由虚报、虚列招待费。公司内控管理部门会不定期抽查，发现违规违纪现象，将追究相关当事人的责任。当年部门预算额度有结余的，年底视情况按比例给予奖励。
（二） 财务部要切实加强预算编制、执行、审核等管理工作；财务部要建立费用预警机制，定期通报费用开支情况；财务部必须保证预算的严肃性，不得以任何形式超预算或预算外开支，不得另设科目转移和隐藏超预算或预算外开支项目。
第十三条 湖北省粮油食品进出口（集团）公司参照本办法执行。
第十四条 本办法解释权归财务部和办公室，自下达之日起执行。
二○一三年一月一日
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