物资计划与供应管理制度.doc
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4、制成本,特制定本制度。2 适用范围本办法适用于东山矿各单位。3 职责分工3.1 设备能源科3.1.1 负责制定物资的最小储备定额;3.1.2 负责物资采购计划的申报,对申报计划的准确性负责;3.1.3 负责库占资金的管理及入库单据的跟踪;3.1.4 负责物资领用的审批;3.1.5 负责物资在使用过程中发生质量异议的调查处理;3.1.6 负责外协单位(包括工程施工单位)用料计划的上报与审核。3.2 供应站3.2.1 负责物资出入库办理;3.2.2 负责物资的催调、拉运;3.2.3 负责物资入库的表观验收、入库单据的审核、物资库房管理;3.2.4 负责存在质量问题物资的对外退换、拉运;3.2.5
5、负责计划物资的到货率。3.3 作业区3.3.1 负责物资需求计划的编制;3.3.2 负责物资需求计划的准确率与出库率;3.3.3 负责物资在使用过程中发生质量异议的反馈。4 计划管理4.1 责任主体:设备能源科、作业区及机关各科室。4.2 需求计划的编制及申报程序4.2.1各使用单位编制物资需求计划(含大宗定额材料消耗物资)必须通过SAP系统上报,经本单位主管领导审批后上报设备能源科; 4.2.2改造项目必须先通过改造审批流程,上报计划按SAP流程规定内容上报;4.3 需求计划编制要求4.3.1 各单位上报需求计划时根据预算费用、设备运行状况、物资使用量(备件安装数量)、采购周期、检修及点检情
6、况及时准确的编制;4.3.2各单位严格按矿业公司SAP系统要求填报,准确填写物料号、申请量,到货周期按编报计划当月二十三日算起,原则上必须大于等于SAP系统规定的采购周期,如有特殊说明必须在备注栏注明。填报内容必须能够满足招标需要。如有偏差,造成后果由编制需求计划本人承担;4.3.3各单位当月申报计划金额不得超过本单位当月预算金额(定额指标除外);4.3.4对需要带图加工的物件,申请计划时必须附图,不提供图纸,计划员不予受理;4.3.6物资编码申请每月8日前填写标准模板,用OA发设备能源科分管计划员,过期视为下月申报,填写模版时信息要符合矿业公司规定,要认真核对系统内存在编码,否则不予受理。4
7、.4采购计划的编制4.4.1设备能源科计划员对各单位的需求计划进行核实(对照实际库存、未清采购订单、实际消耗及最低储备定额)汇总; 4.4.2设备能源科计划员及时对库内缺储物资进行补充;4.4.3需求计划中有关设备或技术改造的物资,须经设备能源科科长批准后方可申报。4.5 计划申报时间4.5.1 需求计划申报时间4.5.1.1月采购计划是物资采购的主要依据,各单位每月18-23日前通过SAP系统报设备能源科;4.5.1.2不在规定时间内上报的计划为急件计划,须电话通知设备能源科计划员,再通过SAP流程上报;4.5.2 采购计划上报时间设备能源科计划员每月月底前把采购计划通过SAP系统报设备能源
8、科科长,设备能源科科长在次月2日前将审核后的采购计划通过SAP流程上报主管矿长审批,主管矿长通过SAP流程3日前上报矿业公司设备部。计划员在5日前通过OA办公系统用Excle电子表格传送供应站调料员作为采购计划提货依据。5 物资的催调与拉运5.1 责任主体:供应站。5.2 物资的催调5.2.1调料员接到计划后,核实该计划是否到采购部,负责催计划项目的招标、物资按期到货、表观验收和提货;5.2.2调料员在催调物资过程中出现流标或不能及时供货、数量不符、提前交货等情况及时反馈给设备能源科计划员;5.2.3急件计划的催调由设备能源科计划员办理。5.3物资的拉运3.3.1正常采购计划物资需自行提货的应
9、在3日内完成;3.3.2急件采购物资,根据物资的交货期及紧急程度及时拉运;3.3.3物资到货后,必须将物资到货明细、数量及对应该批物资计划上报时间等信息,在本周五下午16时前发布在东山矿网站上。6 存在质量异议物资的处理6.1存在表观质量异议的物资由供应站调料员负责退换(表观质量问题包括:实物与计划要求不符、数量短缺、外观破损、证件不齐全等);6.2物资在使用过程中出现质量异议,由作业区填写质量异议反馈单通过OA反馈设备能源科,设备能源科组织鉴定。对确有异议的物资由供应站及时向矿业公司采购部反馈,处理结果供应站在7日内通过OA答复相关单位。7 库房管理7.1 库房管理责任主体:供应站7.2物资
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