制度-002财务会计档案的整理.doc
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4、e Date :2004年11月01日批 准 Approved By :副总经理日 期 Date :01/11/2004 分 送Distribution相关部门 : 行政办制度及操作程序题目 :财务会计档案的整理定义: 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,是检查财经纪律情况的书面证明,也是总结经营管理经验的重要参考资料。 目的: 对会计档案进行科学管理,做到妥善保管,存放有序,查找方便。规定:1. 每年由会计活动而形成的会计档案,都由财务部负责整理装订成册。 2. 当年会计档案,在年度终了后,财务部暂保管一年,以备查找便捷。应将会
5、计档案整理整齐,不得随意堆放。期满后,可根据自行情况,存放外库保管。 3. 严格执行安全和保密制度,不得随意码放,严防毁损、散失和泄密。 4. 会计档案保管期满,某些会计凭证经财务总监严格审查批准后方可销毁。(参考后述会计档案销毁程序)销毁后,作好销毁记录。5. 保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经酒店财务总监批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。 6. 酒店应设置会计档案查阅登记清册,及时登记查阅人或复制人的姓名、工作单位、查阅或复制的日期和内容等。7. 任何人无权私自更改、涂写会计档案的内容,不得抽换会计档案。8. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。(参考会计档案保管期限表)
6、9. 会计档案原则上由指定人员保管,以免遗失,责任分不清。10. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁。应当单独保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。程序(一)会计档案具体包括:1. 会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证,其他。 制度及操作程序Policies & Procedures部 门 Department :财务部提 交 人 Prepared by :财务总监制度编号 Policy No :FC/PP-002生效日期 Effective Date :2004年11月01日批 准 Appr
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