客服部报销制度和说明-2.doc
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4、的时间规定815报销失败的常见原因8二、日常报销811日常报销费用类别8(1)市内交通费9(2)招待费9(3)住宿费10(4)会务费11(5)办公费11(6)汽车费11(7)手机话费11(8)服务费、修理费12(9)邮运费用12(10)房租费用12(11)笔记本补助121.2日常报销失败的常见原因14三、差旅报销151.1预定机票准则151.2出差天数核算规定15一、报销准则1.1报销流程1、 准备好需要报销的发票2、 进入个人ERP填写报销单,ERP首页左下方,选择填写报销单。非出差的填写“” ,出差报销差旅的填写“” 。3、 根据个人报销类别选择相应报销科目:4、 填写完整相应信息。一、
5、发生日期一定要和票面日期想符合。二、 用途说明一定要写详细,说明发生此费用的原由,不能马虎。5、 之后进行 提交区域经理审批部门经理审批周总审批财务复核(如果发现自己的报销单审批顺序不正确,请及时通知部门助理进行修改,否则将无法报销)。6、 贴票7、 等到到财务复核状态之后,自行打印封面,制作好完整的报销单邮寄给公司。8、 如果报销单没有问题,报销成功。1.2发票的细节要求(1) 发票的真假发票的专用章必须符合国家规定,如图为正确的发票专用章,请仔细看好,如不符合将是作废的发票,无法报销。例如:代表酒店名称,OOOOOOOO代表税号,税号要在酒店名称之间。这样才是合格的发票。(2) 发票的类型
6、及处理1、 发票的付款方、客户名称要写咱们公司的名称。如图,付款方写自己的名字无法报销。2、 无标注填写公司名称的,不许填写。例如肯德基发票,打车票,充值卡发票等。3、机打发票,需要由开票单位在开具发票时机打出公司名称。(北京神州新桥科技有限公司)。如下图,名称少了”科技”二字,无法报销。4、用拓写纸拓写出来的发票,也需要在开票时由开票单位写出单位名称。5、定额手撕发票,上面印有“付款单位”、“单位名称”、“客户名称”的需要在后面用黑色签字笔写上公司名称。6、如果发票上印有“除付款单位外手写无效”,意思是,付款单位可以手写上,但是除此之外不能有其他手写字迹。如有其他字迹,发票无效。不予报销。7
7、、禁止在发票上乱写乱花,有些工程师习惯在发票上标注上是哪次出差去哪产生的费用,方便记忆,但是这样经常会造成发票无效。如果要想标注,请用铅笔在发票背面标注。8、请大家在商家开发票的时候就要核对好发票是否符合要求,如不符合要求,当时让其重新开票。避免出现当时没注意,后来才发现问题。以后以此为借口的,概不理会。如图,发票的章子是过期的,无法报销。9、定额发票上有需要补充日期的时候,一定要用黑色签字笔写上日期。此处没明白可以来问我。如图,需要补充的信息都要补充完整,否则无法报销。1.3贴票要求1、贴票的纸张长为21厘米,宽为12.6厘米,发票贴在上面。宽度大约为身份证长度的1.5倍。2、不要将发票全部
8、按照头对齐贴,避免装订线处发票太厚。要分散来帖,不要落成一摞。3贴票时请左对齐,下面的发票要比上面的票往右错开一点,将所有票都贴在纸上。贴发票时候,不要上下有措动。如图:4、尽量将大的票贴在最上面,小的票贴在下面,尽量所有的票都不要折,如果大票贴在上面,还超出标准,请折整齐。如图:5、如果发票很多,请多找几张纸贴,以整齐为原则。6、发票尽量靠左靠上贴,避免票很多时,票都集中在中部,给财务装订时造成不便。7、比较窄的发票一张纸上可以分两排来帖。(打车票)8、发票要用胶水,不要用胶棒贴,胶棒贴不牢,容易造成发票丢失,如不听劝告,发票有丢失的,一概不负责。9、严谨用订书钉将发票订起来,这样的一律寄回
9、,运费到付,工程师自己承担,如寄回路上,发票丢失,概不负责。10、笔记本补助的发票要和其他发票分开来帖。不能用公司以外的人的姓名的火车票或飞机票进行报销笔记本补助。11、报销单在财务复核阶段可以打印封面,封面虚线以上的信息是有用的信息,如图:将封面裁剪成与报销单一样大小(长21厘米、宽12.6厘米),然后对齐贴在报销当上面。注意:打印封面的时候调整一下大小,确保裁剪之后信息的完整。12、有的报销单有两个封面,解决方法:如果遇到这种情况,在中间剪开,两个封面一定要贴在一起,不能漏贴或乱贴1.4报销的时间规定1、财务部每月收报销单的日期为1日-20日之间,当月20日前送交至财务部的报销单,财务部尽
10、量于当月审核完毕并付款。其他时间财务部不收报销单。2、财务一个月会给大家打2次报销款,(月中、月末)但是有些人总是把报销单拖到最后截止期限才报销,这样就把所有的工作量都集中在了很短的期间内,所以大家早点提交报销单,尽量当月费用次月报销,给自己也给财务缓冲的时间。3、再次强调,报销时间为2个月,超出报销时间的报销单,财务部一律不予报销。通过公司订机票的同事,如2个月内未报销所订机票,将在其他费用报销中扣减机票款。4、因员工个人原因长期不报销造成的资金紧张,财务部一律不予借款。借款未还或者未报销冲账者,原则上也不得再次借款。15报销失败的常见原因1、单位名称写错.我部门:“北京神州新桥科技有限公司
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