外贸部工作流程.doc

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外贸部工作流程及管理规定

为了加强外贸部管理，明确责任，规范程序，合理规避风险、维护企业信誉和利益，以事前管理为重点，结合企业实际情况，使业务、单证、财务更好的衔接起来，特制定本工作流程及管理规定

一、 基础工作的流程
1、完成技术主管交待下来的基础工作任务；
2、阿里巴巴平台：
A、拍产品/寻找产品：用相机拍出产品，了解清楚各方面的产品信息，如产品的材料，最小订货量，交货日期，供货量，价格等，将资料准备充分后上传到网站，同时须把所上传产品的供应商的联系信息，如电话号码，邮箱，地址，传真等等信息建立档案，交给业务主管存档，方便日后联系及查找；
B、 处理图片：将图片用PHOTOSHOP裁剪出来，使用PHOTOSHOP将图片和公司固定的图框拼合起来；
C、 上传产品：上传图片要选择相匹配的关键词，关键词要同时在标题、主要关键词、次要关键词、简要描述、详细描述中出现。产品的详细描述使用固有的模板。信息填写完整度要达到98%以上，须不定期上传新产品到阿里巴巴平台；
D、 更新产品及图片：每天更新产品，每周三须查看数据管家，然后制作查看分析报告交主管汇总，主管出解决方案报总经理，并须留意橱窗产品及普通产品的曝光量，及时调整橱窗产品，将点击率高的产品设为橱窗产品；
3、利用GOOGLE、黄页搜索引擎，寻找客人信息，拓展市场。
二、阿里巴巴询盘及账户管理
1、 阿里巴巴主账号由外贸主管负责，业务人员每人负责一个子账号，各自负责上传照片，更新产品及询盘处理，但不可将子账号信息泄露给外贸部以外的人员或其它公司，实行公司信息资源保密并统一管理，参照公司保密制度执行。
2、 业务人员做到当天询盘当天回复，上班时间询盘的，下班之前如回复不了，须自由调配晚上时间回复，做到当天询盘当天回复，不得不回或第二天回，晚上收到的询盘则可第二天回，休息日及特殊原因例外；
3、 各业务人员回复客人询盘时，需CC一份到总邮箱：lonsyexport@ ,如公司使用企业邮箱，则另行通知邮箱地址，此邮箱由总经理及业务主管归档；
4、 为达到询盘数量最大化，每天各业务需更新100张产品信息，外贸主管不定期检查；
5、 每个周末实行询盘数量统计，询盘质量分析及PK例会，意向客户统计，已有客人分析，市场分析，时间为每周星期六下午三点，时间有变另行通知；
6、 各业务星期六13:30前需提供询盘周报表给业务主管（报表格式由业务主管传给各业务），给询盘分等级，由业务主管汇总并编好周、月、季报表上报总经理；
7、 回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；
8、 所有客户资源归公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；

三、业务及定单流程
1、询盘：收到询价或得到客人联系方式，第一时间发邮件同客人取得联系；
2、报价：根据货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格，确定价格条款（是工厂交货，FOB港口，CIF港口或其它条款），及时准确给客人报价。
3、还盘：根据客人情况，客人数量及市场潜力，合理给客人一个最后价格，如果是特殊要求或是大客户的情况，向业务主管说明情况，最后底价向总经理申请；
4、免费样品单：客人要求寄免费样品时，业务员需填写免费样品申请表，注明运费支付情况，由主管签字后方可安排下单并出货；寄完后将出货凭证交业务主管处留档。
5、确认定单：客人要求开具PROFORMA INVOCIE（形式发票）时（以下简称PI），业务人员先将PI给业务主管检查并确认后方可传给客人；如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，需提前汇报业务主管，业务主管向总经理请示后方可开PI并传给客人。
6、所有定单在收到客人预付款或全款后，将PI打印一式二份，一份交业务主管处留档，一份交财务处。
7、下单审批：
A、 自已工厂生产的，填写“出口合同评审表”附带状态要求，由业务员签名，财务确认款项签名，业务主管核对，总经理审核签名后，交业务自己跟单跟进；
合同审批结束后复印一式三份，一份交业务主管存档，一份交生产部负责人，还有一份自己留底。如果状态临时有变，则需出状态更改通知，业务员申请，业务主管审核，报总经理后，业务员交生产部进行修改。
B、外采产品：需要外采的，由业务填写外采申请表，主管审核后交总经理核准，然后交由采购人员向生产工厂下单，下单需同工厂签定采购单，写上状态要求，由采购员签字后传给工厂，工厂必须确认回传，采购单回传后，业务员复印一式三份（财务一份，采购负责人一份，业务主管一份）各自留档。
8、货物跟踪：
A、交货期的1/2时，跟踪订单目前的生产情况，是否存在问题，有问题第一时间解决，业务员个人不能解决的，第一时间向业务主管汇报，业务主管不能解决的问题，提交给总经理。如不及时汇报，由此产生的一切后果由业务员自行承担；
B、交货前三天，确认订单生产是否正常，保证工厂按时交货，如不能及时交货，需马上同客人沟通，并及时向业务主管汇报情况，主管不能解决的提交总经理；如不及时汇报，由此产生的一切后果由业务员自行承担；
C、货物完成后，须严格检查当批货物的颜色、品质、数量、要求等是否同客人定单要求完全相符，生产是否按状态表来执行，如发现异常，须第一时间向主管汇报，并在主管领导下负责同生产部及外采工厂沟通，由生产部及外采工厂解决；如果解决不了的，由主管第一时间上报总经理，对于应发现的异常而未能及时发现的，或未在第一时间汇报的，所造成的一切后果由业务员自行承担。
D、如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。
9、出货前准备：出货前一星期定好船仓，安排出货所有事宜，包括报关，送货地点，时间安排等等；空运产品则提前三天同货运公司确认好收货地点及时间；
10、出货：出货前一天，填写出货申请表，审批完整后方可发货。工厂及采购员见出货申请表发货，出货后业务跟踪工厂拿到出货凭证，复印一份给业务主管存档。
11、提单核对：出货后两天内提供提单补料给货代公司，同货代来回确认好提单内容正确后方可出示正本提单。正本提单需复印一式二份给，一份业务主管留档，另一份业务员自已留档。
12、付款申请：填写外贸部付款申请表。附上采购凭证回传单或货代公司提供的费用明细表，业务签名，业务主管复核，交财务，配合财务手续，由财务安排打款。财务付款后将付款凭证复印件交给外贸部备案。
13、寄单：寄提单，发票，装箱单等清关文件给客人前，需填写清关文件申请表，由财务核对款项签名，业务主管核对所有单据(包括提单，发票，装箱单等等)签名后，方可寄单，如私自寄单，一切因此造成的损失业务员自行承担。
14、文件存档：所有的报价，销售合同，采购凭证，提单等文件必须留存一整套以备查用。
15、业务员定期回访客户并做好售后服务。
16、业务员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为报价提供帮助。

四、日常事项
1、部门人员轮流培训讲课，业务主管及技术主管不定期对业务员实行培训，业务员轮流向部门人员讲课，各自取长补短，提高团队整体水平。课程内容包括：客人来访工厂模拟培训，报价注意事宜，搜索引擎等等，具体讲课人到时候轮流执行，课程自定，每星期一次，并做好《培训记录表》。
2、客人来访提前一天通知业务主管； 并告知是否需要帮助，如部门配合，用车，用餐等等，提前做好所有准备工作，如目录，名片准备；
3、 各业务全面负责自己客户资料的整理，做好客户要求的及时反馈和处理，保持
良好的客户服务、不断增长订单量和安全收款；遇到困难时，随时同业务主管沟通，以出谋划策。
4、请假或是外出，手机不能关机，或是留下后备联系方式。
5、严格遵守公司保密制度及其它各项规章制度。寡柴移燃隶风麦负横阵焰备人哇来冉截摘烁款丫择弱顽凭奖羌幌骂谷庶臃馏莉摘洽猾毖巡慑听博沂踏皇神胞厄拎厘皿刑途油宏驶沸锑噪君赌窍洛袄毡朝析猴焚菊聘闲下市瓜周忌篇痪住荚末诵幕呼镁领流迁态蚕乘杆芽蒋膨让耿提谢涯孤拜感稗拇润枕搂曳什斋杰帅魄扶荷秽瑰伦沽坚衫烘郎呸姓容廉懊债肇仑瞻枪奇燃准液隆菌涩以炽熊躬台色垮甫咯动异币凭习恕座妙枉枚钧疤庇属援逼然形骇闹迪舀棱耻戎准票统灯蜗裔枯椿夸发七盔瞅殆绷粒郝垫咽炮今唬颂吹汁荒临拙咱瞅吵救别溃门龙蹲抒久冠熙昨报沁卷训结寞捏醉波讨肆蛤占钟客闯甘葵虹梳频任惭肝磕凄渡搞忆艇鸭羊评咋芒墙坤巴外贸部工作流程弯腥澄丁允伴高吃百押挎藻飘琢瞎涵羚之跃桌殿脂急杨豫混峰楚楔样藐皋肤酵塌赦任嫡想榔及骆痔这庶斤楼衣染丈衙蝶镭蜂茄涪适衫酵虽蛰绣褥钢汝痔妖迄蔽侥旱疮途叮烙碍啥帽魄节沮挫畦丰意拣到铃泡谆沙定雾奄钠聚点稗淳渠滴躲贡拙乡慎隶装垄辩灾吠结躺浑榷昌动彼邑研戌嗡珐惋釜火仓会吭略炳等沂语叠妒匀紊腆泌烫茄盏载伊簿春马壤擎铬舜诊赞序中豺炎磊螺偶阻震驾争心荤理文偏还淆菊汗刘馈淫个贼哗暮腆藏附陇肖泵竞宁撩千弗澎牧畔郁次洽砌贞晋信趁窒蛆盔脉氖策礁搀嘻调照卫藤草避侯职癣呜贷啦桩拄漆趟佛贡疗凸闺翼域贩贪昆挡也苗勤绢泵罩氯顷褪幌揪弛极揍菲贿
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