房地产公司文件控制程序模版.doc
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1、 xxx 房地产行政事务部控制准则文件控制程序一、目的对整合型管理体系文件进行控制,确保文件的充分性和适宜性,使各相关场所得到并使用适用文件的有效版本。二、适用范围本程序适用于本公司管理体系文件的控制,包括对适用的外来文件的控制。本程序采用GB/T19000-2000质量管理体系 基础和术语中的术语和定义。三、批准和解释本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效;本制度由xxx 房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求(一)文件的分类1、管理手册(包括方针和目标);2、专业规范;3、控制准则(包括用于认证的文件);4、体系记录(如:表格与报告等);5、外来文件(包
2、括来自顾客和供方的文件、图样或标准、适用的国家标准、法律、法规等文件)。(二)文件的编号,具体见整合管理体系文件编写导则。(三)文件的编制与审批1、文件发布前应按其分类由不同的责任人进行编制和批准:a)方针及目标由管理者代表组织制定并审核,最高管理者批准发布;管理手册由管理者代表组织行政事务部编制,管理者代表审核,最高管理者批准,以行政事务部的名义发布;b)其它文件由管理者代表组织文件编写小组编制,与文件相关部门的负责人会审,部门负责人审核,分管副总批准;2、涉及两个以上部门的文件,发布前先由行政事务部质保员提交相关部门负责人会审,然后送有关领导批准,批准的原稿由行政事务部保存。3、文件在编制
3、、审核和批准时,编制人应联系工作实际,确保文件的有效性,审核或会签应审核文件的适宜性和适用性,审批人要确保文件的充分性。审核、会审和审批人均应在“审查会签表”上签署意见或者进行签名确认。(四)文件的评审和更新1、文件在实施过程中,因内外部环境发生变化,应评审并确定是否需要更新:a)由行政事务部质保员定期召集有关人员对现行文件进行评审和更新;评审和更新一般每年一次,通常是在管理评审或改进措施实施后,有文件永久性修订要求时进行。b)文件评审,主要评审文件与实际工作的适宜程度,对实际的业务、过程或活动的控制是否充版本:A/01/3KHREC/XZ-056 xxx 房地产行政事务部控制准则分有效。2、
4、文件若更新(主要指换版)时,先由原审批人按本条款(三)条的权限对文件进行再次批准。(五)文件的发放1、各部门在实际工作中编制的定稿原件,要在行政事务部备案,定稿后的文件由行政事务部统一控制发放。2、文件以“受控文件”和“非受控文件”的形式进行控制发放。3、受控文件发放时,由管理者代表确定“文件发放范围一览表”,由行政事务部质保员填写“文件发放回收记录表”,并按其复印相应份数,在文件封面加盖蓝色“受控文件”印章后进行统一发放,发放时注明发放编号,文件领用人在“文件发放回收记录表”上签收。提供给认证机构的文件,参照内部受控文件处理。4、非受控文件的发放:需向顾客、供方或其他相关方提供管理体系文件时
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