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地产总部合同档案管理规范（试行）

1.总则
1.1为规范地产总部合同档案管理工作，特制定本规范。
1.2本细则所依据的国家法律法规、地产有关管理规定如下：
（一）《中华人民共和国档案法》
（二）《地产档案管理办法（试行）》
1.3合同档案是指在招评标、合同洽商、合同签署、合同履行等过程中形成的具有利用和保存价值的文件材料，包括但不限于，招评标过程文件、合同协议、合同协议执行过程文件。
1.4本细则适用于地产总部各部门。
2.职责分工
2.1地产总部各部门是合同文件管理的责任部门，按照 “谁办理、谁负责”的原则，负责做好合同承办工作各环节文件资料的收集、整理、保管、利用和向档案部门移交归档工作。
2.2地产总部各部门应指定专人作为本部门合同文件管理员，承担本部门形成的合同文件资料管理工作。
2.3地产总部合同档案管理实行“统一领导、集中管理”，维护合同档案的完整与安全，便于合同信息资源的利用。地产总部综合管理部是公司合同档案的归口管理部门，其主要职责是：
（1）制定合同档案管理的相关制度、规定或细则。
（2）负责指导培训各部门进行合同文件的收集、整理、归档工作，负责合同档案的保管、销毁及借阅等工作。

3.文件资料的形成和归档
3.1凡在招评标和合同履约过程中形成的，具有查考利用价值的文件材料均须归档。
3.2归档文件材料的基本要求：
（1）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
（2）电子文件，应随纸质文件一并归档。
3.3归档文件的质量要求：归档文件应全面系统、真实地反映合同洽商、谈判、签订、执行全过程的历史面貌。
3.4文件归档范围及工作要求：
（1）应归档的合同文件包括：
①合同（包括附件、补充文本等）；
②合同审批表（OA流程书面输出）；
③合同订立与履行过程中的过程书面材料（业务有关的会谈纪要、备忘录等）。
（2）各部门应在合同签署完毕进行用印生效时，提交一份合同原件至印章管理员处，由印章管理员定期对合同文本原件进行归档，包括上述①②。
（3）合同订立和履行过程中的其他书面材料（如有），各部门应按照对应合同项目成套进行整理，按照档案部门要求定期进行集中统一归档。
（4）与合同协议签订相对应的招投标过程文件，非招投标采购（询价、竞争性谈判和单一来源）等过程文件，各部门亦应按照对应合同项目成套进行整理，按照档案部门要求定期进行集中统一归档。
3.5各类合同文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。
3.6归档时间：除用印时提交归档的合同审批表及合同原件，其他合同材料由各部门于每半年统一向档案部门进行归档，7月底和1月底各一次。
4.合同的编号
4.1合同应充分序化，按形成先后顺序进行积累和编号。
4.2合同编号应分部门按年度进行，每个部门同一年度的合同、协议按时间顺序编为一个流水。
4.3合同编号的编制规则为：文件类型编码-公司编码（部门编码）-年度-流水顺序号
文件类型编码为：HT代表合同。
公司编码：公司两字简称首字母大写。如地产为DC，南京置业为NJ，以此类推。
部门编码：部门两字简称首字母大写。如成总部为（CB），财务部为（CW），以此类推。
年度：四位年度数字，如2017年为2017。
流水顺序号：自然数顺序号，不编虚位，第一个合同表示为“1”，不编为“01”或“001”等。
例如，地产成本管理部2017年第一份合同编为：HT-DC(CB)-2017-1
4.4合同编号由各部门在部门内进行统筹编号，合同登记台账（见附表2）由部门兼职档案员负责统一建立，每个岗位形成的合同需先到部门兼职档案员处进行登记，给定编号，即时登记。
4.5合同登记台账应按年度编制，每季度开始第一周内向综合管理部档案室报备上一季度合同台账登记情况，年度合同登记台账待年终由部门兼职档案员统一向公司综合管理部档案室进行归档。
5.归档文件的整理方法
5.1归档文件整理：将归档文件进行收集汇总、排列、分类、编目、装盒等，使之成为有序化的过程。
5.2整理方法：
除用印时，向印章管理员直接归档一份合同原件及审批表外，其余文件均应由各部门进行汇总整理，定期向档案部门进行归档。整理时应：
（1）汇总：将同一个合同事项下的文件材料进行汇总，主要包括招标、非招标过程文件、合同订立和履行过程文件两部分。
（2）排列：招标、非招标过程文件按照实际将准备、评标、中标等文件按过程先后顺序进行排列，合同订立和履行过程文件按照时间年后顺序进行排列。
（3）分类：按照公司《档案归档范围、保管期限及分类表》对文件进行分类。
（4）编目：归档合同文件要逐件编号，依据文件类别、年度、架号、盒号编制归档合同文件目录。
（5）装盒：归档合同文件按文件顺序进行装盒，按照先后顺序排列盒号，并填写档案盒封面等项目。
6.合同档案的保管
6.1合同档案管理人员接收各部门的合同档案时要认真验收并办理交接手续。
6.2合同档案应集中排列上架，排架方法要科学和便于利用。
6.3定期进行库藏合同档案的清理、核对工作，做到账、物相符。
7.合同档案移交、统计和借阅
7.1各部门要按规定履行合同档案移交手续，移交人员应将整套合同过程文件整理齐全后移交档案管理人员，归档文件应包括但不限于合同档案文件移交明细表要求的内容，移交人员应对文件的完整性和真实性负责，档案管理人员应当面清点和审核。[合同文件归档范围（移交明细表）详见附表1]
7.2档案管理人员负责完成对合同档案的统计和查询工作，应建立合同档案检索目录。
7.3各部门要履行合同档案借阅手续，向档案管理人员借阅、查考合同档案，均需办理登记手续。借阅人应爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。
7.4职工调动工作、离退休时，必须向档案室交还所借阅的合同档案。
8.合同档案销毁
8.1销毁合同档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制销毁清册审批单，经有权审批领导审批后方可销毁。销毁合同档案时要严格执行保密规定。
9.附 则
9.1本规范由地产综合管理部负责解释。
9.2本规范自发布之日起施行。

地产综合管理部
2017年8月14日

附表1： 合同档案（除合同原件及审批表）归档范围（移交明细表）
1.1 招评标文件归档范围（移交目录）

序号
招标编号
招标名称
移交文件
（包含但不限于以下内容）
份数
电子版
1

招标公告

招标文件及澄清

资格预审资料（如有）

标前会议纪要

投标文件、答疑

开标一览表

评分汇总表

评标报告

评标会议纪要

评标结果汇总表

中标通知书

评标结果上报材料

评标过程文件（评标过程澄清）

标前会标后规定的解释文件

因围标串标资质造假等违法行为废标标段表（如有）

……

1.2 非招标采购（询价、单一来源采购）归档范围（移交目录）

序号
非招标采购文件编号
非招标采购名称
移交文件
（包含但不限于以下内容）
份数
电子版
1

非招标采购申请

非招标采购事前审批单（或单一来源采购事前审批单）

非招标采购报告（或单一来源采购报告）

询价公告（或单一来源采购公告）

非招标采购询价文件（或单一来源采购文件）

供应商的报价文件

询价（单一来源）过程文件（澄清文件等）

相关评审、决策会议纪要

……

1.3 合同执行资料归档范围（移交目录）

序号
合同
类型
合同/协议编号
合同
名称
移交文件
（包含但不限于以下内容）
份数
电子版
1
合同协议类（采购合同/销售合同/服务合同/租赁合同/投融资合同/各类协议……）

合同、协议（包括附件、补充文本等）

合同协议审批表（OA流程书面输出）

涉及到付款、交货、索赔等关键合同协议条款变更的相关资料文件等（如有，合同签订及执行期间，原件或复印件均可）

进口报关单、原产地证（进口合同，如有）

合同协议订立与履行过程中的过程书面材料（业务有关的会谈纪要、备忘录等）

……

附表2：合同登记台账（模板）

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