国有公司物资管理办法模版.docx
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1、公司物资管理办法 第一章 总 则 第一条 根据股份公司采购管理体系改革要求,结合采购电子商务平台的推广应用及物资精细化管理工作开展情况,特制订本办法。 第二条 本办法旨在构建股份公司、二级公司、三级公司、项目部(含三级公司所属其它单位,下同)四级物资管理体系,深入推进物资精细化管理和集中采购,防范物资质量风险并保障物资供应。 第三条 本办法以股份公司工程项目物资管理为基础进行编制,适用于股份公司及所属各单位施工板块的物资管理工作,基础设施投资、房地产开发、矿产资源及工业制造等非施工板块的物资管理工作参照执行。 第二章 管理机构与职责 第四条 股份公司采购管理部履行股份公司物资管理职能,主要职责
2、: (一) 贯彻执行国家法律、法规和政策,组织制订股份公司物资管理规章制度并监督执行; (二) 负责股份公司物资采购管理工作;(三)负责物资管理信息化系统的规划、建设及应用推广; (四) 组织开展股份公司物资管理人员培训; (五) 负责检查、指导和考核股份公司各单位的物资管理工作。 第五条 二级公司物资管理部门归口负责二级公司物资管理职能,主要职责: (一) 贯彻执行股份公司物资管理规章制度,组织制订公司物资管理制度并监督执行; (二) 组织公司物资集中采购,负责公司物资采购管理和供应商管理,发布主要物资采购指导价格和集中采购物资限价; (三) 指导下属单位开展物资消耗管理工作; (四) 负责
3、建立重点周转材料调剂平台,发布重点周转材料租赁指导价格; (五) 按上级单位要求,按时上报各类物资统计报表、资料; (六) 做好物资管理人员队伍建设规划,组织开展物资管理人员培训; (七) 负责物资管理信息化系统的推广应用; (八) 检查指导并考核下属单位的物资管理工作。 第六条 三级公司物资管理部门归口负责三级公司物资管理职能,主要职责: (一) 执行上级规定,组织制定公司物资管理制度并监督执行; (二) 组织权限内的物资采购管理和供应商管理工作,发布主要物资采购限价; (三) 参与项目标前物资调查工作,开展项目物资管理交底; (四) 组织做好公司物资消耗管理工作; (五) 负责组织公司范围
4、内物资调剂、处置工作; (六) 负责公司周转材料的集中管理,发布重点周转材料的租赁限价; (七) 配合做好物资管理人员队伍建设,组织开展物资管理人员培训; (八) 按上级单位要求,按时上报各类物资统计报表、资料; (九) 推广并使用物资管理信息化系统; (十) 检查、指导并考核下属单位的物资管理工作。 第七条 项目部物机部履行项目部的物资管理职能,主要职责与物资管理岗位设置: (一) 项目部物资管理主要职责 1执行上级规定,结合项目实际制定项目部物资管理制度;2.开展物资市场调查,掌握物资市场行情; 3.负责权限内的物资采购供应管理工作; 4.负责进场物资的验收、保管、发放、核算分析等; 5.
5、按上级要求,按时上报各类物资计划、报表、资料; 6.掌握并使用物资信息化系统; 7.负责办理物资结算,配合项目物资清算、调差等工作; 8.负责项目阶段物资管理总结,办理收尾项目物资资料移交,编制上报竣工项目的物资管理总结报告。 (二) 项目部物资管理岗位设置 项目部物机部在物资管理方面应设置计划、采购、管库(验收入库、库存保管、发料出库)、核算、资料等基本业务岗位,其中采购与管库为不相容岗位,同类物资的采购与管库不得由同一人兼任,其余岗位可一人多岗。项目部应根据项目实际和人员配置情况建立责任矩阵(附件1)、明确人员岗位及其责任。 第三章 物资分类 第八条 工程项目物资分为主要物资、辅助材料、周
6、转材料三类。 主要物资:指构成工程产品实体的物资、设备和形成工程产品过程中重要的消耗性材料。主要物资包括:钢材、水泥、外加剂、矿粉、粉煤灰、砂石料、商砼、声屏障、防护栅栏、木材、土工材料、防水材料、给排水材料、线路结构材料、桥梁专用材料、四电施工专用电线电缆与设备器材、安装于工程产品上的机电设备及石化产品、民用爆炸物品等。 辅助材料:指用于辅助施工生产的材料,主要包括五金电料、消防器材、标准紧固件、焊接材料、橡塑制品、小型机具、化工原料、竹木制品、装修装饰材料、玻璃制品及安全劳动防护用品、低值易耗品等。 周转材料:指能多次使用逐渐转移其价值但仍基本保持原有形态的材料,包括钢模板、万能杆件、大型
7、型钢、贝雷片、脚手架、挂篮、衬砌台车、军用梁、钢板桩、钢支撑等。 第四章 项目物资管理策划 第九条 物资前期调查 项目中标后,公司物资管理部门应了解工程项目概况、主要物资需求情况、建设单位对物资管理的要求等,并派员组建调查小组开展项目物资前期调查工作。调查小组人员由公司物资人员、项目部物机部人员、现场物资供应服务机构等人员组成,必要时邀请试验、工程等部门人员或有关专家参与。 调查内容包括但不限于:工程项目需用主要物资的来源渠道、市场价格与潜在供应厂商(含租赁商等)的生产供应能力、产品质量、报价情况等;道路交通状况、物流运输企业分布及其运输能力、运费单价;当地市场的物资供需波动规律等。 调查结束
8、后,调查组应根据调查获取的资料编写项目物资调查报告。 第十条 采购供应方案 公司物资管理部门应根据物资调查结果组织编制项目物资采购供应方案,主要内容应包括:工程概况、主要物资需求情况、各类物资采购组织方式、重点周转材料配置建议、物资供应管理机构设置建议、现场仓储设施设置建议、物资采购供应重难点分析及应对的建议措施等。 第十一条 物资管理交底 公司物资管理部门应组织对新中标项目进行施工阶段的物资管理交底。交底内容包括但不限于:项目物资调查报告,项目采购供应方案,海外工程项目物资管理账务核算基准货币,建设单位(业主)、上级单位及公司的物资管理制度与工作要求等。 第十二条 项目物资管理策划 项目部物
9、机部根据公司物资管理交底资料,组织开展项目物资管理策划,包括但不限于:物资采购供应方案、周转材料配置方案、仓储设施设置方案、物资质量管控重点及措施、物资成本管控重点及措施、物资现场管理等内容,策划结果纳入项目管理策划书。 第五章 物资计划管理 第十三条 物资计划分为需求计划、申购计划、采购计划三类,项目部是编制计划的责任主体,公司物资管理部门负责检查指导项目部计划的编制、管理与执行情况。 第十四条 需求总计划编制与上报 (一) 主要物资需求总计划 项目部工程部及时编制分工号主要物资设计数量明细表(附件2),经项目部总工程师审核后移交给物机部。 项目部工经部提供经公司确认的主要物资损耗系数,移交
10、给物机部。 物机部根据分工号主要物资设计数量明细表、主要物资损耗系数,计算分工号主要物资需用限(定)额数量明细表(附件3)、汇总编制主要物资需用限(定)额数量总计划表(附件 4)。总计划表报公司物资管理部门,作为上级单位组织物资集中采购、监控项目采购数量的依据。 发生设计变更时,项目部工程部要及时提交经总工程师审核的变更数量,物机部据此调整主要物资需用限(定)额数量总计划表。 (二) 周转材料需求总计划 项目部工程部根据实施性施工组织设计、施工技术方案,编制周转材料需用清单,经总工程师审核后移交给物机部,物机部结合项目资源状况,编制周转材料需求总计划,经审核批准后上报公司物资管理部门,作为公司
11、制定项目部周转材料调配、采购或外部租赁的重要依据。发生设计变更、施工方案调整时,项目部工程部要及时提交经总工程师审核的周转材料变更数量,物机部据此调整周转材料需求总计划。 第十五条 申购计划编制与上报 项目部物机部按照公司规定的采购权限,识别确定上级集采的物资类别,组织编制集中采购物资申购计划,经项目部总工程师审核、项目经理审批后按规定方式上报。申购计划可以是季度、半年、年度等计划。 第十六条 采购计划编制与报送 (一) 主要物资采购(申请)计划 项目部工程部根据当月的施工生产计划等,编制主要物资月度需用量计划表(附件5),经审核签认后移交给物机部,物机部结合库存数量情况、储备安排等,按采购权
12、限对甲供、集采、自购物资分别编制主要物资月度采购(申请)计划表(附件6)。甲供、集采物资应按要求的时间、格式与程序提报;自购物资按规定方式实施采购并向供应商传递采购计划。 周转材料采购(申请)计划的编制与报送参照主要物资供应计划编制与报送要求执行。 (二) 辅助材料采购(申请)计划 项目临建用辅助材料由工程部提出书面用料申请,其它由用料单位(项目部各部门、作业队)书面提出用料申请,各申请单位填制辅助材料月度用料申请计划表(附件7),经工程部审核、工经部审核、分管领导审批后交物机部。 物机部收集各申请单位的辅助材料月度用料申请计划表,汇总编制辅助材料月度采购(申请)计划表(附件8),经项目经理审
13、批后,物机部按公司规定权限组织采购。 第十七条 物资计划执行 物资计划执行的重点是月度采购(申请)计划,物机部应根据用料进度等实际情况分劈成批次进料计划,批次计划应明确发货依据、物资名称、规格、数量、技术标准及交货地点、交货条件、收货人等信息。 每一批次进料计划应按规定或合同约定方式、程序及格式发送至供应机构或供应商,发生不能按计划如期供应的行为,物机部应予记录并保留证据。 当月的批次进料计划总量不能超出月度采购(申请)计划数量,超出范围应履行审批程序后,物机部方能组织进货。 第六章 采购管理 第十八条 各级单位应严格执行采购组织形式及采购方式指引清单要求,按照规定的采购组织主体及采购方式实施
14、物资采购工作。 第十九条 采购实施单位选定采购方式后,须按股份公司战略采购、框架协议采购、招标采购、竞争性谈判采购等相关管理规定要求,编制采购文件并组织实施采购,完善采购记录,按采购文件规定方法履行评审、审批程序后,确定成交供应商。 第二十条 物资合同管理 (一) 合同评审 物资合同执行二级评审。项目部的物资合同由项目组织评审后报上级公司复审,公司的物资合同由业务经办部门评审后报公司合同评审小组复审。合同评审应形成记录,经办部门应组织按评审意见修改完善合同。 (二) 合同签订物资合同经评审后由合同签订单位组织签订,合同签订后,签订单位物资管理部门应完善合同台账、采购文件、成交通知书、往来函件、
15、有关图表、技术标准等合同基础资料。 (三) 合同交底 物资管理部门要对应知晓合同内容的合同执行人员及相关部门进行针对性交底,交底内容包括:定价模式及计算方法、付款比例及方式、物资验收方法、质量标准、违约责任等。 (四) 合同执行 合同签订单位物资部门应建立合同管理台账,严格执行已签合同,及时解决合同纠纷,化解合同风险。当合同数量、单价、质量标准、结算支付等重要条款出现变更时,必须按新签合同履行评审与审批程序生签订补充协议。公司物资管理部门应对物资合同管理及执行情况进行检查。 第二十一条 供应商管理 各级单位应按照股份有限公司供应商管理办法的规定和要求,严格执行物资供应商准入、分级分类管理及定期
16、考核评价等要求,加强供应商管理工作。 项目部合格供应商应从公司合格供应商名册里产生,否则应履行供应商评审与审批程序方能成为合格供应商。项目部据此建立项目部的合格供应商名册,对合格供应商开展评价管理等工作。供应商在采购供应全过程中发生的不良行为,项目部应予记录并上报公司物资管理部门。 第二十二条 物资过程调查 物资供应过程中,项目部应每半年不少于一次组织物资过程市场调查。调查人员除了对供应厂商进行实地走访外,还应通过广泛的信息渠道及时了解和掌握物资市场的变动情况,并提出应对措施。调查应形成调查报告,并报上级物资管理部门备案。 在市场出现异常波动的情况下,项目部应组织物机部等相关部门共同对价格及资
17、源状况进行调查,分析原因,形成调查纪要,所有参与人员签字确认后,及时报送上级物资管理部门。 第二十三条 结算与支付 (一) 结算办理 需求单位的物资结算应严格按照合同约定或管理规定的程序、方式办理,经办人员应完善结算周期内的收料单据签认、结算价格、数量与货款确认、发票核实验证及点收入账等业务手续。 实行浮动价结算的物资,计算当期结算价格所依据的浮动价格应截图存档,结算价格应经物资负责人审核、分管领导审批。 (二) 支付办理 股份公司内部集中采购物资款的支付,优先按集采实施单位与需求单位双方采购合同约定的支付比例、支付方式进行结算支付。双方不能达成一致时,执行股份公司资金管理相关规定。 对股份公
18、司之外供应商的物资款支付,股份公司各级单位应严格按合同约定的比例与支付方式,建立支付台账,严禁无合同支付、超合同支付、无依据支付。 海外工程项目应对物资管理账务核算基准货币与支付货币的管理制定管理规定。 第七章 验收与保管 第二十四条 验收管理 (一) 验收准备 项目部物机部根据发货单位预报的到货信息或计划进行验收,作好以下准备工作: 1.查看发货通知单,对比预报的到货信息,确认是否符合; 2.确定将到达物资的存放地点、堆垛和保管方式; 3.准备好需用的验收计量器具、器材,并事先作好校验、检查,保证其准确性; 4.通知装卸作业单位,准备好装卸设备、工具、器材及劳动力,并告知预计卸收的时间、地点
19、; 5.通知保管单位,做好相应物资的苫垫准备,查看库容(筒仓、罐、露天料场、库内等)是否满足物资的存储保管需要。 (二) 验收人员 1.项目部必须明确有权收料人员及其权限范围,并书面告知供货组织机构、供应商; 2.进场物资须由2人及以上人员进行验收签认; 3.对建设方提供的物资、其他特殊物资,建设方或公司等要求共同验收或进行旁站验收时,物机部应组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同验收。 (三) 验收依据 查找采购合同,获取合同约定的验收计量方式、验收时间、物资技术标准及允许偏差范围;国家或行业对物资验收有强制标准的还应满足相关标准要求。 (四) 验收验证 物资
20、进场后,项目部物机部组织开展进场物资的验收验证,物资验收验证的主要内容: 1.外观质量验收:验收物资外观质量、规格型号的符合情况。如材料的包装、表面状态、外在形态等是否存在问题或缺陷,几何尺寸是否相符。主要的验收方法为:目测、检尺等凭观察和简单工具可实行的方法。 2.资料验证:验证质量证件和技术证件是否与实物相符;是否与合同、供货通知书和使用标准相符;并验证其有效性,包括是否在有效期内、是否由具备资质的检测部门出具。验证的质量证明资料有:产品出厂合格证、材质证明、试验报告单等。验证的技术资料有:结构说明书、使用说明书、性能技术参数等。 3.数量验收:验收规格、数量是否与送货单相符。通过地磅、皮
21、尺等计量器具,以合同约定方式或通用验收标准为准,通过称重、检尺、点件或换算计算等方法验收具体数量。一般有计件、计重、按理论换算、求体积等几种形式的验收方法。 (1) 计件验收:原则上应全部清点,对包装一致的小件物资(如标准件),若包装完整,可按5%-15%的比例抽验,若有差异,则应扩大抽验比例。 (2) 计重验收:一般按净重计算(如散装水泥)。若包装的计重物资(如袋装水泥),可按 5%-15%的比例抽验,若有差异,则应扩大抽验比例。 (3) 换算计重:理论换算计重的验收物资,应记录尺寸、件数、支数、换算依据。 (4) 体积计量:体积计量验收的物资,应先检尺再换算体积,如木材、道碴、填料的收方验
22、收。按体积换算为重量进行结算的物资,应有经供应商与用料单位共同确认的换算比重。 (五) 验收结果管理 对通过验收验证的物资,收料人员在供应商的送料单上签字确认外观质量、数量、单证资料、收料日期,将收料人留存联留存,收料人员填制进场/入库物资验收登记簿(附件9),作为物资实际进场/入库的原始记录。 (六) 验收监控 股份公司推行使用信息化管理方式实时监控验收情况、项目部应及时在信息化系统录入验收数据。 第二十五条 检验管理 (一) 检验通知 对钢材、水泥、粉煤灰、外加剂、砂石料等结构性材料,以及其它需要进行复检试验的物资,收料人员在完成验收验证后,应及时填写检验/试验通知单,附产品质量证明单或产
23、品合格证、出厂检验报告原件,通知试验部门取样检验。 (二) 检验结果管理 项目部物机部要及时向试验部门获取复检结果,并在物资送检台账(附件10)登记检验报告号。 特殊物资和需在供方处检验或由供方委外检验的物资,应在合同或技术文件中规定物资交付时需同时交付的检验报告。 对进场取样复检合格的物资,标识“合格”,做到数量准确、质量合格、验收记录、技术证件齐全,需在物资送检台账备注“合格”,作为库存物资管理;对检验确认不合格的,需在物资送检台账备注栏注明“不合格”。 第二十六条 不合格物资管理 (一) 联系处置 项目部物机部对因外观质量、数量、单证资料等验收验证不合格或检验试验不合格的物资,应单独存放
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