贸易公司组织架构和职能.doc

组织结构图
董事会

总经理

行政部
物资配送部
市场采购部
财务部

董事会（成员3人）：董事会是公司经营决策机构，也是股东会的常设权力机构。董事会向股东会负责。董事会职责及议事规则明确如下：

一、董事会职责：
1、负责召集股东会，执行股东会决议并向股东会报告工作;
2、决定公司的经营计划和投资方案;
3、决定公司内部管理机构的设置;
4、批准公司的基本管理制度;
5、听取总经理的工作报告并作出决议;
6、制订公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案;
7、对公司增加或减少注册资本、分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案;
8、聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定其奖惩。

二、董事长是公司法定代表人，行使以下职权：
1、召集主持股东会、董事会会议;
2、签署或授权签署公司合同及其它重要文件，签署由董事会聘任人员的聘任书;
3、检查董事会决议的执行情况，听取总经理关于董事会决议执行情况的汇报;
4、对一切事务行使特别裁决权和处置权。
5、决定和指导处理公司对外事务和公司计划财务工作中的重大事项及公司重大业务活动;
6、法律、法规规定应由法定代表人行使的职权。

三、董事会秘书工作职责：（1人）
1、 在董事会领导下，对董事会负责。
2、 筹备董事会和股东大会，并负责会议记录和会议文件、记录的保管并起草董事会的会议
纪要、文件。
3、 负责传达和督促各部门贯彻、执行董事会决议。
4、 协助董事会行使职权。在董事会决议违反法律、法规、公司章程等有关规定时，应及时
提出异议；
5、 为公司重大决策提供咨询和建议；　　
6、 处理公司与投资人之间的有关事宜；承办董事长交办的各项工作。

四、总经理工作职责:
1、执行、实施董事会的各项决议；组织实施董事会的各项决议；对各项决议的实施过程进行监控，发现问题及时纠正，确保决议的贯彻执行。
2、组织实施公司的发展战略。
3、根据董事长下达的年度经营目标组织制定、实施公司年度经营计划。
4、负责与董事长保持良好沟通，定期向董事长汇报经营战略和计划执行情况、资金运用情况和盈亏情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜；
5、领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、上级主管部门、政府机构、金融机构、媒体等部门间顺畅的沟通渠道；
6、领导开展公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象、领导建立公司内部良好的沟通渠道。
7、主持、推动关键管理流程和规章制度，及时进行组织和流程的优化调整、领导营造企业文化氛围、完善企业识别系统，塑造和强化公司价值观。
8、负责公司员工队伍建设，选拔中高层管理人员；主持召开总经理办公会，对重大事项进行决策、代表公司参加重大业务、外事或其他重要活动；
9、负责签署日常行政、业务文件、负责处理公司重大突发事件，并及时向董事长汇报、负责办理由董事长授权的其它重要事项。
10、组织建立公司各部门管理制度。

五、行政部工作职责（暂定3人）
1、负责公司的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。
2、负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。
3、负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。
4、负责公司的印章、营业执照、合同、礼品管理和法律事务。
5、完成领导交办的其他工作。
6、全公司组织系统及单位工作职责、编制人数的规划、研讨、修订。
7、负责签订劳动合同。
8、负责公司的档案工资、福利和保险待遇的调整工作。
9、社会保险管理，对员工的退休进行认定等，对员工的工作业绩进行考评。
10、制作统计报表。
11、人事档案管理。

六、财务部工作职责（暂定3人）
1、负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理。
2、根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转。
3、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议，定期向总经理报告。
4、组织各部门编制收支计划，编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划，定期对执行情况进行检查分析。
5、严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
6、负责全公司各项财产的登记、核对、抽查的调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的资金来源。
7、 负责公司现有资产管理工作。
8、 原商品进出帐务及成本处理；各产品成本计算及损益决算；预估成本协助作业及差异分析。
9、经营报告资料编制；单元成本、标准成本协助建立；效率奖金核算、年度预算资料汇总。10、收入有关单据审核及帐务处理；各项费用支付审核及帐务处理；应收帐款帐务处理；总分类帐、日记帐等帐簿处理；财务报表及会计科目明细表。
11、统一发票自动报缴作业；营利事业所得税核算及申报作业；营、印税冲退作业及事务处理；资金预算作业。财务盘点作业。会计意见反应及督促；税务及税法研究。
12、完成领导交办的其它工作。

七、市场采购部工作职责（暂定3人）
1、根据公司发展战略，制定本部门的工作目标。
2、根据公司的商品采购计划，制定部门年度、月度计划并分解实施。
3、制定本部门管理制度、工作流程、工作标准。
4、定期召开部门工作例会，落实工作计划的完成情况；
5、建立商品询价、比价系统，完善采购数据库。
6、健全采购相关资料的档案管理，做好保密工作。
7、及时完成上级领导交办的其他任务。

市场采购部负责人岗位职责:
1、 做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德。
2、 对采购员的工作进行监督和检查，确保采购工作顺利开展。
3、 选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。
4、 审核单品进价，并进行确认：定期进行市场价格调查，保证采购成本。
5、 对各部门非常规物资申购单进行审核，有权拒绝未经上级同意的采购定单。
6、 配合财务部、仓库确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。
7、 组织供货合同评审，签订合同，实施采购活动，并对合同执行情况进行监督。
8、 监督采购过程中的退、换货工作、补偿事宜，确保公司利益。
9、 发展新供货商，满足公司需求。加强与供应商的沟通，加强部门之间的沟通，及时解决
存在的问题。
10、 定期组织采购员召开业务分析会，进行交流与培训。建立采购合同台帐，做好保密工作。
11、完成好上级交办的其它工作。

采购员的岗位职责
1、做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职
尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神。
2、服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定。
3、负责公司物资的采购分单工作，对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息;
对所采购的物品全面负责。
4、有权拒绝未经公司领导同意批准的采购定单。
5、负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报。
6、对所采购的物资要有申购单，采购非常规物资上报领导审批。
7、不断进行市场调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略。
8、跟进采购进度，确保订购物料按时、按量、保质完成任务。
9、及时传递订单变更与撤消、品质要求变更等信息，确保供方满足公司的需求。
10、及时处理与供应商采购异常、退、换货、补偿事宣，确保公司利益。
11、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确

八、 物资配送部工作职责（暂定4人）
1、制定本部门管理制度、安全措施、工作流程、配送计划和落实执行。
2、协助行政部制定人员培训、业绩考核方案和落实执行。
3、健全本部门的档案管理，做好保密工作
4、协调各部门工作。
5、完成上级领导交办的其他任务。

物资配送部负责人岗位职责；（1人）
1、 制定配送部日常管理制度并落实执行。对配送部的人员进行调度和安排。
2、 审批配送计划并监督实施。
3、 对配送部的单据和档案进行管理。
4、 负责车辆的组织，调配和管理。
5、 与各部门进行协调，保证商品及时配送。
6、 对配送部的业绩进行考核。
7、 完成领导交待的其他任务。

物资配送部主管岗位职责：（1人）
1、 贯彻落实配送部的各种制度。
2、 制订月度商品配送计划和实施方案，提高配送效率。
3、 负责配送部业务流程的培训工作。
4、 负责配送人员的业务、劳动纪律的日常检查，督导，考核工作。
5、 负责配送部员工的工作进度、业绩的检查和审核。
6、 根据商品流转程序和有关规定，对配送部相关单据进行审核。
7、 对商品进出库数量进行管理，执行配送部的各种具体工作。
8、 完成领导交代的其他事项。
，
运输、装卸调度专员岗位职责：（暂定2人）
1、 遵守公司各种规章制度。
2、 执行公司月度运输装卸计划。
3、 联系运输车辆、组织货物装卸工作，保证按时按量装卸。
4、 办理各种发运、收货手续，在相关单证上签字确认。
5、 负责监控商品配送过程的安全，处理货物运输、装卸损坏和缺失事项。
6、 完成运输月度和季度报表。
7、 与相关部门进行协调，确保工作顺利开展。
8、 完成领导交代的其他事项。

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