记录及档案管理程序.doc

资产管理程序
编号：ZGFZ-QP-DC001
版号：A/0
页码： 第 1 页 共 7 页

记录及档案管理程序

编制
杨文昌
日期
1227

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记录及档案管理程序
编号：ZGFZ-QP-DC001
版号： A/0
页码： 第 7 页 共 7 页

1. 目的
加强公司记录及档案的管理监督，落实管理责任人，明确责任人的管理责任，切实达到增强公司记录档案的安全性、实用性和有效性。
2. 适用范围
适用于公司所有记录及档案管理（有另行规定的从其规定）。
2.1 证照与批复类:：营业执照、企业代码证、税务登记证、各类许可证、资质证书、产权证、政府批文等。
2.2 公司治理类：股东会、董事会文件、公司章程。
2.3 规章制度类：公司发布实施的规章制度、作业流程等。
2.4 公文类：公司对内对外发布的各类通知、决定、申请、报告、会议记录等公文。
2.5 合同类：各类合同、协议、合作意向书等。
2.6 项目资料：包括可行性报告，图纸（含设备图纸）等与项目相关的资料。有另行规定的从其规定。
2.7 财务审计类档案：包括会计档案和财务报表、审计档案和审计报告等。
2.8 人事类：人事档案、工资资料、图书等

3. 术语和定义
（无）
4. 职责
4.1. 各部门：
4.1.1.确保本部门所管理记录及档案的安全、完好。
4.1.1. 各项目指定专人负责(称为资料管理员)，各责任部门和责任人对使用记录及档案妥善保管、安全使用的责任，并接受公司管理部门的监控和管理。
4.1.2. 负责协助公司定期进行的记录及档案资料整理及归档工作。
4.2.董办：
4.2.1.董办是公司记录和档案资料管理的主管部门，负责对公司相关记录及档案资料的归档、整理、借阅、检查等管理。
5. 工作程序
5.1.记录及档案收集归档
5.1.1.证照与批复类、公司治理类档案由董事办档案管理员保管。
5.1.2.规章制度类、公文类档案由董办统一发布、分发，原稿和原件留档一份。发放到各个部门的规章制度，由各个部门负责人归档保管。
5.1.3.合同类档案，原件统一归档到董办档案管理员保管，如需要相关部门可留存副本或复印件。
5.1.4 项目资料类档案由各项目行政秘书收集定期（每月10日、20日、30日）报送董办档案管理员存档。
5.1.5.财务审计类档案由财务部按相关财务管理规定收集归档。
5.1.6.人事工资类档案由董事办收集归档。
5.2 记录及档案收集归档要求
5.2.1．所有档案管理员的归档材料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件去向，并有保管人或使用人签字确认。
5.2.2. 所有的归档材料要归档及时、齐全，并分门别类按照一定规则编号登记和存放；
5.2.3..所有档案管理员的归档材料应当编制目录，标明每个资料的份数、使用去向，尤其是证照、合同、股东会与董事会决议、公司章程、政府批文等重要资料；
5.2.4.每年初对归档资料进行检查整理，对公文类进行立卷装订成册；
5.2.5.公司治理类、发布的规章制度、公文、技术资料、以及公司起草的合约，都必须由董事办或档案管理员相应保存电子文件；
5.2.6.注意做好保密工作。
5.3．记录及档案的借阅
5.3.1.董事长、执行总裁、总经理、副总经理、总监等高管借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
5.3.2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送董办主任核批。
5.3.3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，秘密级档案的借阅必须由执行总裁批准。
5.3.4.记录及档案借阅要求：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
5.4.记录及档案的销毁
5.4.1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
5.4.2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交董办主任审核经执行总裁批准后执行。
5.4.3.凡属于密级的档案资料必须由执行总裁批准方可销毁；一般的档案资料，由董办主任批准后方可销毁。
5.4.4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.4.5.在销毁公司档案资料时，必须由董办主任指定专人监督销毁。
6. 支持性文件

7. 相关记录
7.1. 《档案收件登记表》
7.2. 《图纸借用登记表》
7.3. 《合同协议借阅登记表》
7.4. 《证件借用登记表》
7.5. 《借阅档案资料审批表》
物业安保培训方案
为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。
一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。
其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。
2、培训要求
1）保安理论培训
通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。
2）消防知识及消防器材的使用
通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。
3) 法律常识及职业道德教育
通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。
4) 工作技能培训

其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落