0101流行馆办公用品及资产管理制度.doc

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文件名称
0101流行馆办公用品及资产管理制度
文件编号
AS-008
报表编号
AL008-01~ AL008-11
编辑单位
行政部
适用单位
所有部门
一、 目的：规范资产、耗材管理，减少浪费。
二、 适用范围：所有部门
三、 总则
3.1. 办公用品及固定资产的申请、采购、入库、验收、登记、管理、领用、发放、报废、转移等均采用统一流程。
3.2. 本规定所称的办公用品主要是指低值易耗品、印刷品、包装物、清洁用品办公桌椅、电脑以及各类办公用品设备的耗材、各类软件等均按此工作规定流程执行。
3.3. 低值易耗品标准
3.3.1. 公司拥有的使用年限在一年以下的器具、工具等劳动资料。
3.3.2. 单位价值在200元以上、2000元以下；或单位价值在2000元以上，使用期限低于两年的非主要经营设备用品。
3.3.3. 按国家规定应列作低值易耗品的物品。
3.4. 根据公司实际情况，低值易耗品划分为四大类:
3.4.1. 家具类
3.4.1.1. 各类办公家具：办公桌、办公椅、会议桌、文件橱、沙发、保险橱、保险箱、更衣箱等；
3.4.1.2. 各类生活家具：橱、床、桌、椅、茶几、屏风、沙发等。
3.4.1.3. 各类营业道具：货架、展示架，柜台等；
3.4.2. 维修、维护工具类
3.4.2.1. 各类格钳、扳头、电钻、喷枪、万用表、电焊机等维修工具；
3.4.2.2. 外接式光驱、杀毒盘等；
3.4.2.3. 电线、网线、电话线
3.4.3. 办公、管理用具类
3.4.3.1. 通讯设备类：电话机、传真机、无线电对讲机等；
3.4.3.2. 办公用具类：电脑、号码机、打洞机、计算器、打字机、打印机、切纸机、碎纸机、装订机
3.4.3.3. 验钞机、开支票机；
3.4.4. 运输电器类
3.4.4.1. 消防器材类：灭火器；
3.4.4.2. 运输类：手推车、平板车等；
3.4.4.3. 电器类：电风扇、饮水机、电冰箱、微波炉、吸尘器、消毒柜、热水器、电子钟等；
3.4.5. 易耗用品类
3.4.5.1. 纸笔类:打印纸、纸巾、纸杯、笔记本、笔
3.4.5.2. 清洁用品类:打扫工具、清洁用品
3.4.5.3. 饮品:饮料、水、茶叶、咖啡
3.4.6. 其它类:技术文件资料、软件
3.4.7. 凡符合低值易耗品标准，以上大类未列入的低值易耗品，行政部和财务部可统一归类，设立相应明细账登录。
四、 耗材的盘点、申请、采购、发放
4.1. 加强对低值易耗品的管理，明确分工，落实责任。财务部、行政部要密切配合，加强低值易耗品的采购、领用、保管、报废等监督管理。
4.2. 财务部主要负责总账、分类账等账务管理，会计核算、编报会计报表等，行政部主要负责低值易耗品明细账设立，账卡记录，使用监督及申购、领用、报废、转移等日常管理工作。
4.3. 日常办公耗材的采购统一有总务课负责申请、采购、保管、领用登记，每月25-28日总务课负责盘点，统计出本月的耗材消耗和库存报表并预算出次月的耗材费用预算。
4.4. 按照预算表及采购物品清单一次性采购次月办公耗材用品，采购办公耗材需办理入库手续，经办人、总务课均需有人确认，缺一视为违规操作。
4.5. 各部门按【办公用品申购(领用)审批权限及流程】领用办公用品，应由领用人填写【办公用品领用申请单】，经部门负责人批准后，到行政部领取实物，行政部应同时进行账、卡登录。领用人（或使用部门指定保管人）应负责保管所领物品，若有损坏或遗失，应及时上报，查明原因，进行处理。
4.6. 低值易耗品经长期使用最后完全丧失使用效能时，应由使用部门填制报废报损审批单，经人事行政部、财务部审批后，按清理程序，落实清理部门，人事行政部应及时进行明细账、卡的销减处理；财务部应及时进行低值易耗品的会计摊销处理。
4.7. 如急需且特殊的办公用品，而总务无时间采购，可由使用部门填写【办公用品申购单】，报相关领导核准签字后，可自行择优采购，购回办公用品后需到总务课审核办理入库手续，并将【办公用品申购单】交总务留存。
4.8. 各部门所需印刷制品的印制，必须以书面形式提出申请，报相关领导核准后，确定其规格、纸张质地、数量等，并附样式(电子文本及打印文本)交总务课进行印制；正常使用的印刷制品，如使用部门未以书面的形式提出合理的更改申请或加量减量印刷，总务将按正常使用准备库存。
4.9. 原则上每星期五下午四点钟各部门至总务课领用耗材，其它时间不得领取,领用人必须规范填写【办公用品领用申请单】交总务课，总务仓库管理员发放清点完毕，登记个人及部门资产卡交领用人签字确认。
4.10. 领用时，原则上领用人须以旧换新，总务有权审批各类耗材领用，有权进行管理，对于一些短期反复领用的物品，申领原因不明的物品，总务有权拒绝发放，领用人不得因无此物品而拒绝工作，因此产生的后果由领用人承担。
4.11. 低值易耗品经长期使用最后完全丧失使用效能时，应由使用部门填制报废报损审批单，经人事行政部、财务部审批后，按清理程序，落实清理部门，行政部应及时进行明细账、卡的销减处理；财务部应及时进行低值易耗品的会计摊销处理。
4.12. 除易耗用品类個人領用物品均須填入【员工领用设备物品登记表】及【员工领用技术文件资料登记表】在员工调离或解聘时，人事部必须按此表办理离岗交接手续。
五、 固定资产盘点、申请、采购
5.1. 管理部及财务部门负责固定资产的盘点。每年6月25日左右一次半年盘点12月25日前一次年终盘点，财务部、管理部必须两方参加盘点，盘点完毕制作盘点表，财务部、管理部留存。
5.2. 固定资产的申请由各需求部门提出申请，递交审批手续，总务部门负责发包采购。
5.3. 一些特殊固定资产需求部门须有人参与质量价格查核验收。
5.4. 采购的物品必须在包装完好的情况下进行入库登记，再由需求部门办理领用手续领用。
5.5. 进库前已经拆除包装的采购物品不得入库，特殊情况需说明原因再行办理入库手续。
六、 入库、验收、管理
6.1. 采购人员须将所购办公用品送至总务课，并根据发票和送货单填【制办公用品进货】表】由总务课保管人员验收其品种、规格、数量、质量等合格后，采购人员和总务课保管人员共同签字确认，并交单位主管复核。
6.2. 未经验收，或验收不合格的物品仓库不得接收入库，一经发现违规入库，立即处罚。
6.3. 特殊情况需立即使用的物品可不送仓库，但必须及时办理验收和领用手续，方可使用。
6.4. 须暂时领用限期归还的物品需填【物品进出登记表】。
6.5. 入库物品要做到整洁、整齐、整列摆放，进出库明细清晰，所有物品的发放必须以有效的申领单为依据，单据需装订整齐，长久保存以备盘点查核。
6.6. 总务课保管人将各部门使用中或已领用的物品登入【设备物品登记表】，技术文件资料、软件登入【办公固定用品登记表】，易耗用品类登入【办公易耗品登记表】。
6.7.
七、 固定资产转移
7.1. 各部领用划分保管的固定资产及管理类物品如有多余或长期得不到有效利用的，或因特殊原因需要外调的，需要及时办理资产转移手续。
7.2. 资产转移须有保管部门，总务，财务共同办理同时做出部门资产更新
7.3. 外调资产须做出交接手续并及时更新原始的出入库单据。
八、 报废
8.1. 物品没有使用及保管价值，需进行报废，保管部门提出报废申请，由财务、总务、使用部门共同办理，其残值由财务部门计算，总务进行废旧物资处理、固定及管理类物品消帐。
8.2. 物品处理结束，钱款交财务部门，财务部门开具收款收具与总务部门归档

办公用品申购(领用)审批权限及流程
店长
核准
部门主管
初审
耗材管理人
凭单领料
耗材领用申请单留存备查

1小时
1小时
申请人
填耗材领用申请单

副总
核准
部门经理
初审

有存货
无存货
填耗材需求表

总公司
耗材管理人
填耗材申购单
行政副总
审核

1.申请人点交签名
2.领用资料输入电脑
有存货

2小时

无存货
2小时

耗材管理
通知领料

总务部
审核
1. 采购数量金额
2. 厂商供应或议价
3. 提出采购建议

3小时

行政副总
复审

2小时

1.填耗材进货表
2.填耗材进出明细表
总经办
转交

1小时

耗材管理人
验收
总经理
核准
总务部
下单采购

报表编号
AL008-01
办 公 用 品 申 购 单
单据编号: 申购日期: 年 月 日
申请部门

用途说明

料 号
品 名
单位
申购
数量
采购部
审核进价
金 额

申请: 总务: 行政副总: 总经理:
报表编号
AL008-02

办 公 用 品 领 用 申 请 单
单据编号: 申请日期: 年 月 日
申请部门

用途说明

料 号
品 名
单位
申请
数量
领用
数量
金额/备注

申请: 主管: 核准: 管理人: 领料:
专柜厂商须填耗材领用申请单一式二份并注明金额,一份耗材管理人存底,一份交财务扣款。
报表编号
AL008-03

( ) 月份办公用品进货表
序
号
料 号
品 名
单位
进货
数量
单价
金 额
日
期

合计

报表编号
AL008-04
( ) 月份办公用品进出明细表
序号
料 号
品 名
单位
日期
日期
日期
日期
日期
日期
合计
期末
库存
数量
数量
数量
数量
数量
数量

报表编号
AL008-05

物品进出登记表
编码
物品名称
单位
数量
领用人
领用日期
归还日期

报表编号
AL008-06

( )部 设备物品登记表
编码
设备名规格型号
单位
单价
数量
购买日期
保管人
备注

个人固定资产登记表+公共固定资产=固定资产登记表总量

报表编号
AL008-07

( )部 办公固定用品登记表
编码
用品名规格型号
单位
单价
数量
购买日期
保管人
备注

技术文件资料、软件

报表编号
AL008-08

( )部 办公易耗品登记表
序号
物品名
规格/描述
单位
单价
数量
领物日期
使用人
备注

报表编号
AL008-09

部门: 姓名: 员工领用设备物品登记表
编码
物品规格/描述
单位
单价
数量
领物日期
领用人签名
是否交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接
1. 以上设备在员工调离或解聘时，人事部必须按此表办理离岗交接手续。
2. 若有损坏或遗失须按单价赔偿。
3. 使用中若属于自然损坏，请按公司规定申请送修。
4. 若属于耗材用品，请按公司规定申请耗材用品。
异动说明
使用人签名:
日期
交接人签名:
日期
监人签名:
日期

报表编号
AL008-10

部门: 姓名: 员工领用技术文件资料登记表
编码
技术文件资料描述
数量
单位
领用日期
领用人签名
是否交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接

( ) 已交接
1. 以上技术文件在员工调离或解聘时，人事部必须按此表办理离岗交接手续。
2. 若有损坏或遗失须负赔偿责任。
3. 使用中若属于自然损坏或遗失，必须立即按公司规定报告部门主管。
异动说明
使用人签名:
日期
交接人签名:
日期
监人签名:
日期

报表编号
AL008-11

Ø 通用标签
编码

购买日期

保管人

Ø 电脑标签
编码

购买日期

保管人

电脑名称

IP地址

Ø 交换机、电子秤标签
编码

购买日期

IP地址

保管人

Ø 电话机标签
编码

购买日期

电话号码

保管人

Ø 设备标签
编码

购买日期

设备名称

保管人

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