201文件管理程序.doc

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文件编号：KBD201-2007 总页数： 3

生效日期：2007年11月1日
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摘 要
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文件更改单号

1.目的
针对公司文件进行规范管理、有效控制，确保各相关场所使用的文件均为有效文件。
2.适用范围
适用于公司质量体系文件的控制，包括质量体系范围内的外来文件。
3.职责
3.1行政部门为文件的归口管理部门，负责非技术类文件的管理和所有文件的归档保管；
3.2技术类文件由技术部负责管理。
4.工作程序
4.1文件的分类、标识和版本
4.1.1公司质量体系文件分为：
① 质量手册；
② 程序文件；
③ 作业指导书（包括管理类和技术类）、外来文件；
④ 记录，包括外来记录。
4.1.2公司质量体系文件通过文件名称、编号和印章进行标识。受控文件加盖“受控印章”，非受控文件无印章；受控文件是指质量体系运行必须遵循和强制执行的文件，非受控文件是指对质量体系运行无约束的文件。
4.1.3公司质量体系文件版本一律通过发布日期来识别，文件换版后，以新版文件的最终批准日期为其版本号。新版本文件生效后，旧版本文件同时作废。当发现名称一致但内容不同的两份文件同时出现在工作现场时，以日期最新文件为有效文件。作废文件应由文件原发放部门收回并记录，加盖“作废文件”印章。因规定要求或信息保留需要必须保存的失效文件，由使用部门加盖“作废留用”印章。
4.1.4 公司质量体系文件的编号规则为：
① 质量手册编号
KBD 1×× — ××××
颁布的年份号（如2007，2008……）
质量手册代号+流水号
公司企业标准代号
② 程序文件编号
KBD 2 ×× - ××××

颁布的年份号（2007，2008……）
程序文件流水号（01，02，03，……）
程序文件代号
公司企业标准代号
③ 作业指导书（不包括技术文件）编号
KBD 3 ×× - ××××

颁布的年份号（2007，2008……）
流水号（01，02，03，……）
作业指导书编号
文件代号
④技术文件编号方法见《技术文件编号规则》。
4.2文件编写、审批和发放
4.2.1文件编写、审批
4.2.1.1《质量手册》由体系管理专员编写、管理者代表审核，经总经理批准后发布实施。
4.2.1.2《程序文件》由体系管理专员组织主要归口管理部门进行编写、该程序归口管理部门负责人审核，管理者代表批准发布。
4.2.1.3管理类《作业指导书》内容若涉及跨部门，由体系管理专员组织编写、该文件归口管理部门负责人审核，管理者代表批准发布；若未涉及跨部门，则由该文件归口管理部门编写，体系管理专员审核，部门负责人批准发布。技术类《作业指导书》由技术部门设计或编制，体系管理专员会签，技术部门负责人校对、审核，主管副总批准发布。
4.2.1.4在收到顾客技术文件五天内，技术部门应对其可接受性或适用性进行评审，评审后由部门负责人在文件表面适当位置签署“已评审，可接受或可采用”等字样，最后签名及日期。生产部门应保留顾客技术要求和更改要求在生产中正式实施的记录。
4.2.2文件登记、归档和保管
4.2.2．1文件批准生效后，编制部门应将文件的书面版本和电子版本同时移交给文件管理部门登记、发放和保管。其中，技术文件由技术部门登记、发放和归档保管；管理类文件由行政部登记、发放和保管。
4.2.2．2文件管理员应对编制部门所交文件（包括书面和电子版本）进行登记，填写在《受控文件清单》中。《受控文件清单》应体现文件名称、编号及最新版本编号、数量等基本要素，《受控文件清单》应随文件数目的变化而及时更新。
4.2.2．3各部门在接收到外来文件时，对于需要相关部门评审或需要向相关部门告之的文件，文件接收部门应将该外来文件向相关部门进行传阅，要求相关部门评审并处理，文件处理结束后，文件接收部门应交行政部归档保存。
4.2.2．4文件使用部门应保持文件清晰、无损，易于识别；文件管理员应妥善保管好归档文件，应建立目录、分类存放，便于查询和检索，并做好防盗、放火、放潮等措施。
4.2.3文件发放
4.2.3．1文件管理员按照规定的发放范围进行发放，其中技术文件的发放范围由主管副总确定，管理类文件发放范围由管理者代表确定。
4.2.3．2发放文件时，文件发放人应填写《文件收发登记表》并要求收文人员签收。在发放新版文件时，必须按照原文件发放记录收回失效文件，并在《文件收发登记表》中注明。
4.2.3．3如需对外提供文件时，除向供应商提供采购文件和认证机构提供体系文件外，其它向外提供体系文件必须经管理者代表批准，且这类文件无须受控。
4.3文件修订
4.3.1 管理类文件的修改由原编制部门修改完成后，填写《文件更改审批单》，注明更改原因、内容，然后按原审批程序经相关人员签字审批后生效实施。新版文件生效前，旧版文件应继续使用。
4.3.2当文件发生更改时，其它引用该文件参数的相关文件也应同时进行更改。
4.3.3技术类文件的修改见《技术文件更改办法》。
5.引用文件
5．1 技术文件编号规则
5．2技术文件更改办法
6．质量记录
6.1受控文件清单 KBD201-01
6.2文件收发登记表 KBD201-02
6.3文件更改审批单 KBD201-03

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