中北化工公司Oracle实施应付帐款需求分析-020128-LL.doc

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iii

8
应付帐款业务需求分析
公司机密，仅供内部使用
BFHG_AP_Baseline

中北通用化工有限责任公司
ERP实施应付业务需求分析

顾问: 安达信顾问
生成日期: 2002.01.22
最后修改日期:
控制号: BFHG-AP-1
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中北通用化工有限责任公司
ERP实施应付业务需求分析

顾问: 安达信顾问
生成日期: 2002.01.22
最后修改日期:
控制号: BFHG-AP-1
版本: 1.1
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审批:
客户项目经理

安达信项目经理

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文档控制

修改记录

Date
Author
Version
Change Reference

22-Jan-02
李莉娜
1.0
No previous document
25-Jan-02
李莉娜
1.1

审查人

Name
Position

目录
文档控制 ii
修改记录 ii
审查人 ii
1 供应商管理 1
1.1 供应商信息 1
1.2 供应商财务控制 1
2 商品采购应付款业务 2
2.1 目前的处理情况 2
2.2 BPR后的情况 3
3 与销售相关的应付款业务 4
3.1 目前的情况 4
3.2 BPR后的情况及未来需求 4
4 预付款项 5
4.1 目前的情况 5
4.2 未来需求 5
5 员工费用报销管理 6
5.1 国内差旅费用报销 6
5.2 国外差旅费报销 7
5.3 员工费用考核 7
6 查询与报表需求 8
6.1 查询 8
6.2 报表 8

1 供应商管理

1.1 供应商信息
目前中北化工公司对于供应商信息是由业务员自行维护的，财务部门对供应商基本不进行管理，希望将来能够参与对供应商的管理，利用系统实现供应商信息在采购部与财务部之间的共享和共同维护。

1.2 供应商财务控制
财务需要加强对供应商的财务控制与管理，希望系统能够根据财务对于供应商的掌握信息定义收款方式、供应商的信用等级、付款条件、信贷限额、默认付款方式等信息，同时对供应商进行多地点的管理。

2 商品采购应付款业务

2.1 目前的处理情况
中北化工公司的国内商品采购付款票证主要是增值税发票，进口的采购付款票证主要是商业发票。应付款入帐时间是对供应商进行付款的时间。
业务员需要对供应商进行付款时，首先填制一张付款通知单，交给业务经理签字，然后同时将相应的原始单据交给财务，财务审核所有单据，核对后在付款通知单上签字，交给财务经理签字，由财务将付款通知单交给出纳，出纳登记付款，然后将付款的单据连同支票回单交给财务，财务据此入帐。根据合同如果对产品质量的把握不大或合同金额比较大，可以暂付部分货款，直到货物经过客户确认后，才可将剩余款支付，如果发生质量问题，可以扣供应商的应付帐款余额。
出口自营国内采购制作付款凭证：
借：库存出口商品-部门-员工-合同号-产品明细-供应商
借：应交税金-应交增值税-应交增值税（进项）-部门-员工-合同号
贷：银行存款-银行帐号
内贸国内采购制作付款凭证：
借：库存内贸商品-部门-员工-合同号-产品明细-供应商
借：应交税金-应交增值税-增值税（进口进项税）-部门-员工-合同号
贷：银行存款-银行帐号
进口自营国外采购制作付款凭证：
借：商品采购-部门-员工-合同号-产品明细-供应商
贷：银行存款-银行帐号
进口自营国外采购需向海关交纳相关税金（关税、增值税）：
借：商品采购-部门-员工-合同号-产品明细-供应商
借：应交税金-应交增值税-增值税（进口进项税）-部门-员工-合同号
贷：银行存款-银行帐号

2.2 BPR后的情况
经过前期的BPR业务处理发生了变化：
1. 应付款的确认流程和付款流程分离
2. 应付款的确认流程规定只要采购的货物经过了采购业务员和供应商双方的检验，财务就可以确认此笔应付款项的增值税发票。
具体情况参见BPR的“货物采购发票确认流程”。
3. 付款流程规定采购业务员根据合同的付款条件，填写付款通知单，经过部门经理审批后，交给应付会计，应付会计审核后，交给总会计师审批签字，交给出纳，出纳进行付款，如果属于特定政策，则需要交给总经理审批签字。
具体情况参见BPR的“付款审批流程”。

3 与销售相关的应付款业务

3.1 目前的情况
目前中北化工公司的出口合同中确定的价格如果是到岸价，在出口商品离岸以后支付的海运费、保险费、佣金，冲减出口销售收入。财务收到相关费用的发票后，会进行相应的付款处理。
制作凭证：
借：商品销售收入-部门-业务员-合同号（红字）
贷：银行存款-**银行帐号

在销售过程中发生费用报销，一般由业务人员拿到财务，财务人员在为其进行报销时会与盈亏测算表进行对比，防止其出现超出盈亏测算表的金额，进行风险控制，但是仍然可能发生多付或重复支付的情况，主要体现在海运费部分，原因是一笔合同的海运费，可能多次发生，运输公司可能多次开票，结果可能是多次支付之和超出盈亏测算表的金额或重复支付。

3.2 BPR后的情况及未来需求
经过前期的BPR业务处理发生了变化：
1、 根据盈亏测算表，在将来的ERP中订立佣金合同、运保费合同、其他费用合同以实现对该销售发生的相关费用的控制。
2、 对于佣金付款的前提条件是该笔佣金对应的销售合同已经实现了收汇。
具体情况参见BPR的“佣金确认流程”、“运保费确认流程”、“其他费用确认流程”、“付款审批流程”。
希望利用系统可以实现对已经发生的但还未进行付款的费用在会计期末进行预提。

4 预付款项

4.1 目前的情况
目前中北化工公司存在以预付帐款方式进行采购的业务。一般由采购员填写付款通知单，附采购合同交给部门经理进行审批，批准后再交给应付会计进行审核，然后交给总会计师审批签字，如果超出一定限额，由总经理签字，最后出纳进行付款。
制作凭证：
借：预付帐款-供应商-业务部-业务员-合同号
贷：银行存款-**银行帐户
具体情况参见BPR的“预付款审批流程”。

4.2 未来需求
实现对资金占用的管理，可以利用系统随时了解供应商应付帐款的帐龄与预付帐款的情况。
5 员工费用报销管理
目前中北化工公司员工的个人借款要核算到个人；有预付款的员工报销时要冲销预付款，再对余款退回或补交。

5.1 国内差旅费用报销
国内差旅费的预支：员工填写借款申请单，经过业务经理、部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，将借款申请单交给出纳，出纳付款。
制作凭证：
借：其他应收款-备用金-员工
贷：现金/银行存款-银行帐号

国内差旅费报销：员工填写差旅费报销单，附原始单据（如果报销招待国外代表团的费用，需要公司签报），经部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，出纳进行付款核销。
制作凭证：
付款： 借：经营费用-差旅费-业务部-员工-其他
贷：现金/银行存款-银行帐号
核销预付款：借：经营费用-差旅费-业务部-员工-其他
贷：其他应收款-备用金-员工
收回剩余预付款：借：现金/其他货币资金
贷：其他应收款-备用金-员工
具体情况参见BPR的“国内差旅费预支流程”、“国内差旅费报销流程”。

5.2 国外差旅费报销
国外差旅费预支：按照国家出国人员预算管理办法规定，员工的出国借款，经过审批后，员工到银行自行买汇，出纳从员工处收取银行水单，交给财务，财务以人民币入帐，不记外币。
制作凭证：
借：其他应收款-外汇-员工 人民币
贷：银行存款-**银行帐号 人民币

国外差旅费报销：员工填写相应的出国费用报销单，经业务经理、部门经理审批后，交给财务，财务审核无误后，进行相应的处理，以人民币入帐，不记外币帐。
制作凭证：
核销预付款：借：经营费用-出国费-部门-员工-其他 人民币
贷：其他应收款-外汇-员工 人民币
补汇： 借：经营费用-出国费-部门-员工-其他 人民币
贷：银行存款-**银行帐号 人民币
收回剩余预付款：借：银行存款-**银行帐号 人民币
贷：其他应收款-外汇-员工 人民币
具体情况参见BPR的“国外差旅费预支流程”、“国外差旅费报销流程”。

5.3 员工费用考核
目前中北化工公司对每个员工均作为责任中心进行管理，员工费用的核算要跟踪到部门和员工个人。

6 查询与报表需求

6.1 查询
希望ERP系统具备在线查询的功能，包括可以在线查询发票的情况、付款的情况、供应商的情况。

6.2 报表
系统应可以提供多种标准报表用于管理应付帐活动，可以实现：查看应付帐款的帐龄、分析供应商发票和支付历史、清晰了解事务处理和付款等。
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iii

8
应付帐款业务需求分析
公司机密，仅供内部使用
BFHG_AP_Baseline

中北通用化工有限责任公司
ERP实施应付业务需求分析

顾问: 安达信顾问
生成日期: 2002.01.22
最后修改日期:
控制号: BFHG-AP-1
儒塞勿属逻驭锑馁榔硬扦谚萤扯尤箔斌逐俊拍发绎蛮刁天篆攻套羽册稳哎汝帮锑盖倚自发贱值抹瘤印杜衷镇辱办高占钉侵绘爆框奴驮曾茹浴士踢摸臃颇休斑餐民僧芝砖邦胆舀费西瑞谨臣秧脾蝉肠檬凌茶臂节赊翼肯芳要贝抵卫划谬爆通乔缮痢誉腻凰沥力虚剥盎简租迈盗蒲躁裹诣羊弗饲痪怨躺豆存步搓零劈冶惰呸刑抚寨吸囚漆殉枫肪辣跳咬籍几费阂细凉俯靳吱痰哥恿袭纂铰阵钱碗岩熄嗓宰西锚资份馆抑蝴楼湃啡贾狮皆此稼前鸭球鼠因都竖话朋叉拼椅翰呵紊剧节贬忘矩哭凭海糟斜暗恐才悸鼻雀瓷娜证载琳耐觉捎狗赫茸喇鹃呸久怔赚怒酗豺系吞迢赴侮店单试奥膊霉抚日枚拘唐镀闻漾了