办公用品管理办法1107.doc

办公用品管理办法
一、目的
为规范办公用品管理，使办公用品的购置、领用、发放、使用和管理能有序进行。
二、 范围
本办法适用于公司办公用品管理。
三、职责
办公室是公司办公用品的归口管理部门,负责办公用品的配置、统计、提交采购计划、发放、盘点、维修、更新、报废等工作.
四、管理内容与方法
1、 办公用品的分类:
1) 设施类用品：包括办公家具、办公室装饰品、办公灯具、电脑、通讯工具、复印机、税控机、摄影摄像机、录音设备、扫描仪、投影仪、激光笔、各类看板、展览展示用品、书写用具及用品、牌匾(画)、节庆气氛布置用品.
2)职位消耗品是由个人领用并由个人使用保管的消耗性文具,公司按照统一标准配发。职位消耗品包括:铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、文件袋、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、水蜡、打印油、原子笔、订书钉等.职位消耗品计划用量依据历史记录（如过去半年耗用平均数),经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准(如圆珠笔每月发放一支),并可随部门或人员的工作调整发放时间。
３)管理消耗品是由部门领用的消耗性文具,公司根据办公用品使用计划配发。管理消耗品包括:签字笔,白板笔,笔式擦,荧光笔，涂改液，电池等.管理消耗品限定人员使用权,自第三次发放起,必须以旧品替换新品。
4)耐用消耗品是由部门领用的耐用性文具:公司根据办公用品使用计划配发，耐用消耗品包括:剪刀,美工刀,钉书机,打孔机，大型削笔器,算盘,钢笔,打码机,姓名章，铭牌、台牌、水牌、文件筐、X架、报价本、菜谱、日期戳，计算器，印泥,打印台,手电筒等。耐用消耗品应由专人进行保管，并应列入部门移交物品之列。耐用消耗品不能重复领取，如有故障或损坏,应以旧品换新品。如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
5)管制品如鼠标，移动硬盘(U盘）,工作牌、名片、相册、文件包、mp4、键盘及其它电脑硬件,电脑耳机,摄像头等属于管制品，由个人使用和保管,职务发生变动时列入必须移交之列。其采购和领用程序与普通消耗品不同.
２、　申购和领用程序
１)职位消耗品的领用
Ø 管理岗位的新员工入职时每人发放签字笔1支，笔芯以旧换新.如有特殊情况需由办公室主任签字后方可领取。
Ø 每个部门每月发放１本原稿纸。
Ø 部门负责人每人半年发放１本记事本,员工３个月发放1本记事本。
Ø 胶水和订书钉、曲别针、大头针等按需领用,不得浪费。
Ø 每周二下午14:00—１6:００为职位消耗品领取时间，其它时间一律不予办理。
２)耐用消耗品和管理消耗品的申请采购和领用
每月28日前由各部门负责人认真编写本部门下月办公用品需求使用计划，报办公室．计划主要列清本部门下月的耐用消耗品和管理消耗品需求,清楚描述品牌、型号、规格,以便办公室统一安排采购。逾期不报视为自动放弃,由此造成工作受阻,责任自负。办公室负责将各部门的办公用品需求计划汇总,经总经理批准后统一采购,并于次月1０日前将各部门办公用品发放到位。
3）管制品的申请采购和领用
需要领取或更换鼠标,移动硬盘（Ｕ盘)，ｍｐ4、工作牌、名片、相册、文件包、键盘及其它电脑硬件，电脑耳机，摄像头等管制品时,需填报管制品申请单，由部门经理签字，办公室主任核查,总经理批准后方可进行采购。
4）其它办公用品的采购和使用
Ø 打印机、复印机的耗材如打印纸,墨粉等物品由办公室根据实际情况随时进行采购,以保证各种机器的正常运作。费用单上必须二人以上签字,否则不予报销。
Ø 信纸、信封、表格等印刷品,其印刷,保管均由办公室统一负责。经营性表格印刷计划由仓库提出，办公室审定,印刷后归仓库保管和发放．
3、其他管理要求
1) 除可重复使用的节庆气氛布置用品归工程部统一保管外,其他设施类用品由办公室登记造册编号,指定负责人。日常维护由各部门负责,部门经理为第一负责人。除月度盘点外,凡是职位变更都要盘点。
2) 所有办公用品归口采购部采购,办公室验收。报销单据,应附有全部内容的清单,并有明确的数量和单价。
3) 由办公室对办公用品领取情况建立电子台帐进行监控。按部门设立”文具用品领用记录表”一张,由办公室统一保管，领用文具时须签字登记确认,以便控制文具领用状况.
4) 新进人员到职时由各部门提出文具申请单向办公室请领文具,并入领用卡,人员离职时,应将剩余文具一并交办公室。
5) 办公用品的维修工作由办公室负责落实。
6) 需要更换或更新的用品,由各部门提出建议,经办公室汇总,报公司总经理批准后,统一办理．
7) 所有废弃物品，均由部门提出报废，经总经理批准后，由办公室统筹,按指定的回收处负责处理。
8) 办公用品严禁取回家私用。