合同物流操作流程.doc

操作流程

组织架构

项目操作主管
何莉娜
项目一操作
项目二操作
浦谈丰
项目三操作
苑 鹏

操作、对账、客服

国内货物操作流程图

客户
委托书传真/邮件
目的地客户信息
无锡邮政
目的地客户
代理
产品信息
时限要求
运输方式
确认委托
派车到仓库
确认数量及包装完好
订舱及信息反馈

仓库主管签字
送入代理指定仓库
空运
汽运
铁路
目的地提货及配送
送达目的地客户
确认货物完好
客户签收回单
如有问题，通知公司处理
回单
回单信息反馈

全程信息反馈
全程信息反馈
操作流程
（一）、接单
接到客户XX传真或EMAIL的委托书，并确认委托书上的目的地客户信息，产品信息，时限要求，运输方式等。
（二）、运输
确认好委托书后，先订舱，得到承运方确认信息后，同时通知车队到客户XX装货。
在客户XX仓库交接完毕，并得到仓库主管签字确认后装车送入承运方仓库。
按照客户XX所要求的运输方式委托承运方发运至目的港。
1．根据预制定的发运计划及实际出货量，对发运计划进行修正，确保货物在预定时间内准时发运。
货物发运前根据货物的流量、流向，填写货物发运清单，加贴货物运输标签，并根据客户要求对货物进行妥善包装（防水、防盗包装）。
2.根据运输计划进行货物的发运，航空运输应提前6小时到达航空货运处，火车和陆路运输应提前1小时到达交货区。
3.根据发运时间动态，对需要延迟发运的货物应及时入库保管，并与仓管人员办理入库交接手续。
4.对发运的货物应在确定的发运时间后1小时内进行确认，防止拉货、晚点或其他原因造成货物滞留。
5.发现运输异常应立即报告项目主管，并通知客户，同时启动应急运输方案，尽力减少因货物延误造成的损失。
6.货物发运后应及时通知地接方（通过网络信息或电话、传真）做好接货准备，并在货物预计放行的时间内到达接货地点。
7.地接方提货如发现货物外包装破损、水湿、污染等异常现象，应要求相关部门出示书面证明，并通知公司操作部，操作员立即报告客户XX。
8.及时跟踪地接方的提货信息及投送信息，发现异常应立即采取措施予以解决。
（三）、配送
1. 各接收单位根据货量预告，合理调配车辆和人力，做好货物配送准备工作。
2.接收货物同时，检查货物包装及包装封条是否完好无损，如发现水湿、污染、破损、封条破裂等异常情况，应请航空承运部门出具货物事故签证，并立即与我操作部门联系。
3.货物投送前应验视物理外观是否完好，发现损伤或污染应立即通知我操作部门。
4.货物投送应预约指定的收件人，确定投送时间。
5.应根据相关单证指定的名址投递，除非客户XX书面授权，不允许更改收件人名址。
6.按照约定的时间送货上门，提供门到门服务，与收件人当面进行货物的交接验收。
7.投送货物应由客户XX指定的收货人签字并加注身份证号码，或加盖收货单位公章。
8.若无法由指定的收货人收货或加盖公章，应报告我操作部门，由主管操作与客户XX确定收货人。
9.收件人签收规定：
●根据客户XX提供的收件人名址投送，如无客户XX书面授权，不得擅自更改收件人名址；
●个人客户凭个人身份证或其他约定的有效证件签收；
●公司客户凭公司公章或其他约定的收货章签收；
●签收资料完整有效，须含签章及日期、时间。
10.发生收件人拒收或地址不符等异常情况，及时反馈我部门操作部。
11.尊重客户，不得与客户发生争执。配送人员服务规范：
●配送人员必须尊重收件人意愿，配送时间安排必须征求收件人意见。
●在与收件人办理交接验收时，应主动、热情、礼貌，坚持使用文明用语。
●配送过程做到微笑服务，不得有不尊重收件人的言行发生。
●配送人员必须穿着工作服并正确佩带工作牌。
●爱护配送物品，要轻搬、轻放。配送物品要摆放整齐，严禁拖、拉、摔、踏和挤压，严禁在物品上涂写和留有其他痕迹，严禁在交接过程中吸烟。
12.货物投递后，应将投递信息及时登录上网或按约定的方式反馈给我操作部门，由项目组按约定的方式将投送信息及时反馈给客户XX。
13.货物签收凭证应按客户约定的期限保管，并随时备索。
14.配送时限：根据航班发运计划，各接收单位项目人员在航班落地后三小时内完成货物接收工作，并在一个工作日内完成货物的配送。
五、信息反馈
我操作部门，为货物提供全程反馈，对货物从发运至投递进行全程跟踪，保证信息畅通与准确。
1.以自动采集或手工采集的方式，将货物信息输入电脑，同时对货物运行期间内各个阶段的信息全程监控，保证货物准确、及时、正确、安全地投递给客户，至少在24小时内报告货物所在地点；
2.货物发运信息控制：在货物运输过程中，各环节对货物的接收、分拣、转发信息与实物状态始终保持一致；
3.货物到达后的报告：货物送达签收后，在8小时内扫描发给客户XX,货物签收单原件在下个月中旬返回客户XX。
4.操作部门根据约定时限，对各节点的信息反馈状况、货物在途状况进行跟踪和监控，保证信息反馈的及时性和准确性。
5.我操作部门在汇总货物信息后，在固定时间内以电子表格方式，通过Email反馈给客户XX。
六、签收回单的收集
l 我操作部门专门设立联电项目组，并委任一个负责人，对货物投递进行日常管理和监督及对投递后签收回单的收集，保证签收回单的完整性。
l 要求各代理公司，在每月的中旬和下旬，必须将上半月和下半年月的签收回单，以特快方式，准时完整寄达，超过期限将从运费中扣罚一定的处罚金。
l 我操作部门在接到签收回单后，根据每日的信息反馈表对签收回单进行核对、整理归类、复印等工作，在2周内必须完成所有工作。
七、应急响应机制
接到突发事件及特别情况的信息后，立即从相关责任环节处了解有关情况，并研究出应急措施，根据事件的应急情况决定是否启动应急预案，迅速做好应急准备工作。
我司根据客户XX的要求，协调解决运输途中的问题：
1、递送车辆堵车或故障
（1）、如遇途中堵车或车辆机械故障，司机应立即通知公司车队调度。
（2）、公司车队调度第一时间通知公司操作及可能延误的时间。
（3）、操作（客服）第一时间通知客户。
2、出车前的验车及恶劣天气
（1）、车辆出发前检查车厢内外的防水措施以及车辆的灯光、刹车、方向等的完好性，以确保货物的在途完好。
（2）、如遇大雾，及时向车队调度报告，以选择其他适宜的安全线路。
3、各种运输方式
（1）、铁运：在铁路货物延误正常到货时限的情况下，因铁运运输较不灵活，选择空运方式以弥补铁路货物的不足。
（2）、空运：在正常空运货物延误到货时限的情况下，选择加急空运或专人携货以弥补正常空运货物的不足。
（3）汽运：在汽运货物延误到货时限的情况下，公司可以利用邮政在全国现有各节点的有利条件，可以就近做出及时援助及驳载措施。
4、货物破损、遗失
（1）、在途货物出现破损、遗失的情况，应立即向操作主管报告并拍摄照片
（2）、操作应立即与客户联系并将照片传递给客户，等待处理方法，同时不耽误货物的正常投送。
（3）、如需赔偿，立即进入保险理赔程序，按合同保险条款先行理赔。
归档整理当月的档案及电子账目，并随附纸质账目。