办公用品及设备管理制度.doc

办公用品及设备管理制度
办公用品管理制度
目的：为了贯彻节约能源，节省开支，满足各部门办公用品的使用需要，规范办公用品的采购、管理、使用的各环节，制定如下制度：
一．采购：各部门按需要由主管确认签字后，提前1-2周报计划给行政部每月统一采购一次，各部门不再自行购买。
二、管理：行政部购回的任何物品均需登记，2人以上验收，由行政部妥善保管。
三、领用：各部门领用办公用品时，领用人需带部门主管签字的领用单，经行政主管同意签字后由行政部人员发放，发放时需当面清点核对所领物品，并签收。以环保、节约为原则使用各办公用品
四．使用：以环保、节约为原则使用各办公用品
五．行政部每半年公布一次物品领用情况

办公设备管理制度
目的：为保证办公设备的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理规定。
一、办公设备
办公设备是指在公司内部，为支持各项工作的正常开展而配备的设备，其范围包括：
1、提供给公司内部使用的计算、网络设备、通信设备等；
2、保障公司各项工作进行的相关办公设备（复印机、打印机、传真机等）及其他相关配置资源等。
二．办公设备的添置流程
1、需添置办公设备时，由申请部门填写“设备添置申请表”（需注明费用预算），报行政部门协调后交总经理审批。
2、在总经理审批同意后交由行政部门统一处理
3、行政部根据批示意见，在规定的时间内完成添置及发放工作。
三．办公设备的使用管理
1．办公设备的使用
（1）计算机的使用：
1) 计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备按程序交接。
2) 计算机使用人应保持所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。
3) 在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩制度》处理
4) 接收E-MAIL时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。
5) 禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。
6) 电脑使用人在利用网络与其他员工共享文件时应设置密码，以免被他人给破坏。
7) 电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。
8) 电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。
9) 电脑使用人在关机时，应按操作规范关机。
10) 计算机使用人造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。
11) 计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，应把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。
（2）打印机、复印机的使用
1) 各部门要加强打印纸张的管理，使用打印机前应先校对文稿，确认无误后再打印，打印数量较多时要进行复印，以免造成浪费。
2) 私人的材料一律不得在公司打印、复印。
3) 打印机、复印机是比较贵重的易耗易损办公用品，应该爱护使用，按照程序操作。打印机、复印机如果发生不正常的损坏，追究当事人责任。
4) 由专业的人员定期对打印机复印机进行维护保养。
5) 下班后或长时间离开办公室，必须确认要关闭打印机、复印机。
6) 每天打印、复印的数量都应登记。
7) 控制彩色打印数量。纯文本工作文档、文案校对稿、设计过程稿（对色彩要求不高的）应采用黑白打印非重要文件应尽量利用回收纸打两面。
（3）电话使用管理
1) 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。
2) 电话如果在使用过程中如果出现故障，请部门主管与行政部门联系进行处理。
（4）传真机使用管理
1) 传真机由专人负责保管。
2) 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。
3) 建立传真登记、签收制度，并立档备案。
4) 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件
（5）其他办公设备
如投影仪，音响等需要有专门人员进行管理。
2、办公设备的领用与退回：办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人，或随意带出公司。
（1） 新调入人员因工作需要领用办公设备的，须持经部门主管审批的申请单到财务部办理领用手续。
（2） 由于工作变动不再需要原个人保管的物品，应及时到行政部办理退理手续。
3、办公设备的报修：所有办公设备在使用中出现的故障均须严格按办公设备报修程序进行申报，申请报修的程序如下：
（1） 报修人填写“设备报修申请单”，经部门主管签字后，由行政部门联系专业人员进行修理，修理费用由行政部门统一报销。
（2） 如果经专业技术人员鉴定属下列情况造成损坏的，由责任者支付修理费用或进行赔偿。
1) 安装非工作所必需件所引起的故障；
2) 私自拆装计算机；
3) 使用不当造成的计算机及网络故障；
4) 人为的损坏。

四、办公设备的暂借
由申请人在“设备借用登记表” 上登记，经行政部核实及主管领导批准后，在公司办公资源许可的条件下，予以解决。
暂借办公设备（特指复印机、打印机、传真机及投影仪）需带出公司使用的，除按照要求申请外，需报请行政部并获得批准后方可将办公设备带出公司使用。
五、办公设备报废：凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏且不能维修的，按照下述程序进行报废处理：
（1）由使用者填写“设备报废申请单”，并由部门主管签字确认。
（2）使用者将“设备报废申请单”报行政部审批后交财务部审核并进行账务处理。

（3）经总经理审批后办理报废手续和补充新品的领用手续。
六．办公设备的检查与监督：各部门主管应严格控制办公设备的领用，对办公设备使用和保管进行监督。行政部有权随时进行抽查，并对违反规定者并予以相应处罚。