合同管理材料.doc

荆各庄2013年至2014上半年度合同管理自查报告
按照集团公司关于开展2013年至2014上半年合同管理检查的通知，荆矿公司总结了2013年至2014上半年合同管理工作，现将自查情况总结报告如下：
一、合同管理制度建立及执行情况：我公司依照集团公司《对外合同管理办法》（董法字〔2008〕17号文）规定，加强荆各庄矿业分公司合同管理，以合同约束和规范对外经济往来，防范、化解合同风险，结合荆各庄矿业分公司实际情况，早在2010年1月1日就制定了《荆各庄矿业分公司对外合同管理办法》（试行），规范我公司的合同管理工作，于2011年10月1日公司领导做了部分修改，并在经营例会上传达到各单位正式试行。该办法规定了合同管理领导小组、管理部门、承办部门、文本起草、审批流程、授权委托、合同台帐、合同编号、合同档案、合同专用章保管使用等基础管理情况，经过一年的试行，矿业公司严格执行该办法，取得了良好的效果。2014年矿业公司将正式行文，以矿业公司正式文件形式发布《荆各庄矿业分公司对外合同管理办法》。
二、合同文本、会审、审批、台帐、编号、档案、合同专用章保
管使用等基础管理情况：《荆各庄矿业分公司对外合同管理办法》对合同文本、会审、审批、台帐、编号、档案、合同专用章保管使用做了明确规定。合同承办部门负责合同的协商谈判、草拟合同文本等工作。合同管理部门有权参加谈判起草工作。签订合同应按照如下业务流程进行：1、市场调查，考察合同项目的经济、技术可行性；2、调查合同对方合法资质情况；3、协商谈判，草拟合同文本；4对合同文本进行合法性审查；5、领导审批；6、法律事务室审查盖章；7、履行法律规定的行政管理部门审批、登记等手续。其中第3款协商谈判，草拟合同文本，也是相关部门会审的过程。合同管理部门应建立合同管理台帐，登记对外合同编号、签订时间、对方名称、主要内容、会审部门、审批领导、履行情况等情况，并存档保管。合同专用章由合同管理部门主任负责保管和使用。根据公司经理或副经理（包括经理助理）、总工程师、副总工程师、总经济师、副总经济师的审批意见在合同上加盖合同专用章。各单位不准将合同专用章携带外出。确因业务需要时应由法定代表人或负责人书面批准。
三、合同签订、履行情况：2013年我单位共签订对外合同60份，总标的额为：2690.8322万元。2014年上半年共签订合同55份，总标
的额：11110.0528万元。2013年合同全部履行，2014年大部分合同也已履行完结，只有部分大标的额的煤矿安拆合同正在履行中。详情见附件：统计表及合同台账。
四、本单位主要合同风险及控制措施：
1、付款风险及控制措施：合同中有给付对方货币义务的，合同承办部门根据合同约定及合同履行的实际情况提出结算意见，包括合同约定的结算条款及合同承办部门对是否给付、付款时间、付款方式的具体意见，经合同管理部门和财务部门审查后，报本单位主管领导审批。财务部门根据生效的合同及单位主管领导的审批意见办理结算手续。对方负有给付货币义务的，应督促对方按照合同约定及合同履行的实际情况全面履行付款义务。对未付款项必须通过由对方出具欠款认证函、以特快专递方式向对方发出书面催款通知、必要时起诉等形式确保不超2年的普通诉讼时效期间或其他特殊诉讼时效期间，防止债权灭失。
2、违约风险及措施：合同履行中对方有预期违约情形或已经违约的，合同承办部门应及时保存证据并通报合同管理部门，依法追究其违约责任。
五、合同管理中的经验及存在的问题及工作建议：我单位在合同管理中严格依照合同法、保密法、集团公司《对外合同管理办法》（董法字〔2008〕17号文）规定及《荆各庄矿业分公司对外合同管理办法》（试行）加强荆各庄矿业分公司合同管理，严守合同签订流程，现在公司上下合同法律意识强、合同履行率高，使公司对外承揽煤业工程，公司转型发展起到了不可估量的积极作用。但在合同签订上还有几点不足：1、合同承办部门在签订合同时有时忽略合同期限及签订时间。2、合同承办部门对合同的履行情况及进度不及时向管理部门（经营部）及时备案回报。3、极个别对合同标的额大小写不全面。以后在合同管理上建议各承办部门及时以经营部沟通，特别是合同签订、合同履行进度及备案。
及以上是我单位合同自查情况的总结报告，可能还有不足之处，请上级部门领导给予指正和帮助。

开滦（集团）有限责任公司荆各庄矿业分公司
2014年9月19日