公务接待-PPT.ppt

公务接待公务活动中的席位安排 一、主席台席位安排一、主席台席位安排 二、会见席位安排二、会见席位安排 三、签字仪式安排三、签字仪式安排 四、会谈席位安排四、会谈席位安排 五、宴会席位安排五、宴会席位安排 六、乘车座次安排六、乘车座次安排 七、常规接待服务距离七、常规接待服务距离 一、主席台席位安排（以左为上）主席台要面对观众，居会场正中。1、单数时，第一位领导的席位应置于主席台中间位置，他的左边是第二位领导的席位，右边是第三位领导的席位，然后分左右依次排列，第四位、第五位或第六位、第七位领导的席位。主 席 台7 5 3 1 2 4 6参 会 人 员 2、双数时，双数居右为上，居左为次。通常第一位领导的席位应置于中间右边位置，左边是第二位领导的席位，右边是第三位领导的席位，其余第四位、第五位等领导的席位依次排列。总之，单数居中为上、居左为次、居右再次之；双数居右为上、居左为次。主 席 台5 3 1 2 4 6参 会 人 员 二、会见席位的安排（以右为上）会见通常安排在会客室（厅）。设沙发座椅或扶手椅，布置成马蹄形、“凹”字形等形式。宾主各坐一边。礼仪程序一般是双方简短致辞（主先客后）、赠礼（客先主后）、合影等。会见时，主人与主宾面门并排而坐。主宾坐在主人右边，如果是外事活动，翻译安排坐在主人和主宾的后面，其他来宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪同会见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。见图示：图示一：通常情况（会见职务相当时）翻译主宾主人陪同陪同陪同陪同 图示二：会见职务差别较大时，（此种情况在国际会见中也较为常见。如一国总统会见另一国部长时）首长（总统）主宾主人陪同陪同陪同陪同翻译翻译大家应该也有点累了，稍作休息大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流大家有疑问的，可以询问和交流8 三、签字仪式的安排（以右为上）在与外地市建立城市关系、大的合资项目、合作项目达成协议，立责任状等一般都举行签字仪式。1、签字仪式的准备工作 （1）根据人数等情况确定签字地点；（2）确定签字日期（由领导和领导机关确定，并且事先定好）；（3）准备签字台（长台），一般隆重的签字仪式桌上要铺深绿色台布。（4）签字台后面一般要挂与签字内容有关的横标（横标形式不定）或制作背景板。（5）与国外城市或企业举行的签字仪式要备国旗和旗架；（6）准备好酒水（香槟或干红）和双方的签字文本、签字笔；（7）选派两名助签人员和若干礼仪小姐；（8）通知有关人员出席签字仪式。如图：郑州市人民政府与中国科技电子集团签 字 仪 式2014.3 郑州 2、签字仪式的基本程序 （1）宣布仪式开始 签字仪式的时间不应太长，但其程序必须十分规范、庄重而又热烈。签字仪式的第一项是宣布签字仪式正式开始。此时，有关各方人员应先后步入签字厅，在各自既定的位置上正式就位。（签字人员入座，客人在右，主人在左；其他领导各按顺序在己（自己）一方签字人员后面站立排好；助签人员分别在两名签字人的外侧站立）。见图示：背 景 板客方站立位置主方站立位置7 6 5 4 3 2 11 2 3 4 5 6 7助签人客方签字人助签人主方签字人签 字 台参加签字仪式人员席位 （2）签署文件 签字仪式的第二项是签字人正式签署合同、协议的文本。通常的做法是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签应由他方所保存的文本。在签署合同、协议文本时，助签人员应协助翻文本，指明签字处，协助交换文本。（3）交换文本 签字仪式的第三项是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同、协议文本。此时，各方签字人应该起立并诚挚地握手，互致祝贺，全场人员应热烈鼓掌，以表示祝贺之意。（4）饮酒祝（庆）贺 签字仪式的最后一项是饮酒互相道贺。所饮用的酒水应为香槟或干红酒，由礼仪小姐送上香槟酒或干红酒、主、客双方干杯相互祝贺。（这是国际上所通行的增加签字仪式喜庆色彩的一种常规性做法）。四、会谈席位的安排（以左为上）会谈常用长方形、椭圆形等形式，宾主相对而坐，通常是以正门为准，主人在背门一侧，客人面向正门，主谈人居中。如果是外事活动，翻译应安排在主谈人右侧，坐在排序为第三的位置上，其他人员按礼宾顺序左右排列。记录人员可安排在后面就座，如果参加会谈人数少，也可以安排在会谈桌就座。这就是我们常说的面门设座（面门为上）。见下图：主宾 上级机关7 5 3 1 2 4 66 4 2 1 3 5 7会 谈 台主人 下级机关正 门 五、宴会席位的安排（以右为上）安排宴会时，一般需要坚持“三适”原则，即应当适度、适量、适人。适度就是在接待来宾时，要遵守中央与地区、本系统的有关规定，不得每客必宴，令宴会过度泛滥。适量就是为来宾举行宴会时，对其他规模要加以限制，对其内容要坚持“少而精”。适人就是在条件允许的前提下，要适当地照顾来宾尤其是主宾的个人口味。宴会分小型宴会、中型宴会和大型宴会。小型宴会，通常是指10桌以内的宴会。在餐桌的安排上一般应突出前1桌，并且桌面应大于其余各桌。中型宴会是指11-20桌之间的宴会。在餐桌的安排上一般应突出前1、2、3桌，前3桌的桌面要大于其余各桌。大型宴会，是指21桌以上的宴会。主桌一般是长条桌，其余各桌是圆桌。目前我国宴会席位的安排无论是圆桌还是长条桌，都是以右为上。正式宴会一般都排席位，也可以只排部分席位，其他人员排桌次。通常情况是主桌摆放席位签，副桌摆放桌号（台号），并将人员安排到桌。无论采取哪种做法，都要事先通知到每一次出席者，使大家心中有数，现场应有导示牌和有人引导。宴会桌次的高低以离主桌位置远近而定，右高左低，近高远低。同一桌上，席位高底以离主人的座位远近而定。近高远低。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以相向（面对）主桌的位置为主位。（通常都是面对主桌的方法）见下图：宴会桌次图示1：12345图一宴会桌次图示2：1图二2宴会桌次图示3：宴会桌次图示4：12356图三47图四4152367宴会桌次图示5：2453主 桌主人1主人2图五 在排席位之前，要确定主、客双方出席宴会的名单及顺序。除了礼宾顺序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些因素。如客人之间的关系、专业是否可以对口等。如果身份大体相同，单位性质相同，或较熟悉者可以排在一起。见下图：席位安排图示1：国际通行的2个中心位置图图一图二席位安排图示2：目前常用的2个中心位置图席位安排图示3：常用的一个中心位置图席位安排图示4：主宾身份较高时位置图（一个中心）图三图四 六、乘车座次的安排 1、小轿车：1号座位在司机的右后边（方），2号座位在司机的正后方，3号座位在司机的旁边。如果后排乘坐3人，则3号座位在后排的中间。见图：司机 秘书 双排4座排座司机 秘书 双排5座排座主人 双排5座主人开车排座 2、商务车的座次安排商务车1号座位在司机的右后方中间一排的右边，2号座位在司机的正后边的中间一排，3号座位在司机的右后方最后一排的右边；4号座位在司机的正后边的最后一排的左边；5号座位在司机的后边的最后一排的中间；6号座位在司机的旁边。见图：司机 3排7座司机开车排座 主人 3排7座主人开车排座 3、中轿车座次的安排 中轿车主座在司机后边的第一排（来宾的1号首长），1号座位在临窗的位置（主人1号位），注明：主人在陪同时，视情况而定，可以坐主人1号位，也可以和来宾1号同座一排。其他人员视情况按礼宾顺序就座。见图示：司机车门主座主人1号 七、常规的接待服务距离 就是服务人员与服务对象之间所保持的一种最常规的距离。一般情况下，服务距离以0.5米至1.5米之间为宜。具体的服务距离还应根据服务的具体情况而定。1、引导距离。是指服务人员为服务对象带路时被此双方之间的距离。据惯例，服务人员行进在服务对象左（右）前方1.5米左右最合适。2、展示距离（操作示范）。展示距离实际是服务距离的一种较为特殊的情况。即服务人员需要在服务对象面前进行操作示范，以便使后者对于服务项目有更直观、更充分、更细致的了解。展示距离以1米至3米为宜。3、等命距离（待命距离）等命距离特指服务人员在服务对象尚未传唤自己、要求自己提供服务时，所需与对方自觉保持的距离。正常情况下，应当在3米以外。只要服务对象视线所及即可。