酒店财务报销制度及流程.doc

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致·TO ： 董事长 日期·DATE ：2011年9月23日
由·FROM ：总经办 时间·TIME ：上午 10:00
主题·THEME ：财务报销制度及报销流程 编号· NO. ：华字（万）2011-

酒店财务报销制度及报销流程
第一部分 总则
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度，本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支、预支管理规定及办理流程
原则上公司不借款给员工和支付预付款，遇特殊情况需征得总经理及董事长同意后方能借款，但必须严格按照流程操作并及时销帐。
第二条 借款管理规定：
1、出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》，填写借款或报销单，由部门领导审签后，报财务部审核，并送总经理及董事长批准，方能借款。出差返回后及时办理报销还款手续，不允许跨月借支。
2、公司对于 200 元以下的借款需求不予支持，各项借款金额超过 1000元应提前一天通知出纳备款，借款未还原则上不得再次借款。
3、借款销帐时《出差申请表》做为报销凭证的附件，依照申请单据报销，超出申请范围使用的，须经总经理及董事长批准，否则财务人员有权拒绝销帐；剩余金额必须退还，并在报销单上注明原借金额和退还金额。
第三条 预支管理规定：
预支是指因公司业务的需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写《预支申请表》， 向财务室出具采购申请单等材料，完备各项审批手续报总经理及董事长同意后，方可预支。预支申请表及相关单据做为此后报销凭证的附件。
第四条 办理流程：
经手人按规定填写申请表，注明申请事由、金额（大小写须完全一致，不得涂改）→主管部门领导负责人审核签字→财务复核→总经理及董事长审批→经手人持审批后的借款及预支申请单到相关部门办理。（经办人须在一个月内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。超出一个月不销帐者，须向财务室提交说明书并报总经理签字同意，否则从员工工资中扣除。）
第三部分 日常费用报销制度及流程
第五条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第六条 费用报销的规定：
1、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据或发票一律不予报销。
2、报销费用时必须认真填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用）分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
3、按规定的审批程序报批，报销 1000 元以上需提前一天通知出纳以便备款。
4、原始凭证的审核（各部门经理须对其审签的各项原始凭证负责）
4.1 原始凭证应具备的内容：
4.1.1 凭证名称；
4.1.2 填制凭证的日期；
4.1.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名；
4.1.4 经办人的签名；
4.1.5 发票内容，各种票据必须符合相关规定和细则要求；
4.1.6 数量、单价和金额；
4.2 对原始凭证的技术性要求：
4.2.1 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。
4.2.2 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字、审批人签字及付款的依据。
4.2.3 员工的借款借据需由出纳附在记账凭证上，员工归还借款时由财务另开收据，其原始借款
借据不再退还。预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。
4.2.4 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。
第七条 费用报销的一般流程：
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单）→分管部门领导审核签字→财务部门复核→总经理及董事长审批→到出纳处报销。
第八条 差旅费报销制度及流程：
（一）、费用标准：
1、差旅费实行包干制，实报实销，报销时必须提供住宿和餐饮发票，实际发生额未达到标准金额，不予补偿；超出标准部分由员工自行承担。
2、实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返还时间为准，以小时计算，超过 3 小时不满 6 小时计半天，超过 6 小时计 1 天。
3、出差所发生的车旅费用，按发票进行报销，但需在发票背面注明日期、出发地点、到达地点等详细信息。
4、宴请客户需由总经理及董事长批准后方可报销招待费。
5、出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（二）、报销流程:
1、出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理及董事长批准。
2、借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3、购票： 出差人员按审批过的出差申请表复印件，自行按要求订票。
4、返回报销：出差人员应在回公司后及时办理报销事宜，流程同日常费用报销。
第九条 电话费报销制度：：（按原有相关定执行）
第十条 交通费报销制度及流程：
（一）费用标准：员工因公办事或加班，可凭公交车票据报销交通费；因特殊原因由分管部门领导批准后乘出租车，公司可报销出租车费。
（二）报销流程：
1. 员工整理交通车票，按规定填好《交通费报销单》（须填写坐车起始站点）。
2. 审批：按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
第十一条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程：
（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政人事部统一管理，集中购置，并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请：公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，填写购置申请单报总经理及董事长审批后购置。
2．报销程序：经办人持购买物品的原始单据和完备的验收证明→在行政人事部办理入库手续后→保管人员在验收单或发票上进行验收确认→经办人凭接收手续进行报销。不需入库的物资，需凭使用人或物资接收人的签字办理报销。
3．费用归集：财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
第十二条 招待费及其他费用报销制度及流程：（按酒店招待宴请的相关规定执行）
第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程：（按原有相关规定执行）
第五部分、专项支出财务报销制度及流程：
第十三条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、工程材料购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
第十四条、软件及固定资产购置报销财务制度及流程：
（一）填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《请购单》并报批，并通知出纳部备款。
（二）报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
（三）结账报销：
（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单（后附入库单）；
（2）按资金支出规定审批程序审批；
（3）财务部出纳根据审批后的报销单付款。
第十五条 其他专项支出报销制度及流程：
(一)费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用及其他专项费用）支出。
(二)费用标准：此类费用一般金额较大，由部门领导根据实际需要向总经理及董事长提交请示审批。
(三) 财务报销流程：
1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务出纳备款。
2．签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由财务部审核，合同应注明付款方式等）。
3．付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；
（2）按审批程序审批：分管部门领导审核签字→ 财务复核 →总经理及董事长审批；
（3）出纳根据审批后的报销单金额付款。
第六部分 报销时间的具体规定
第十六条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，公司财务部每周三、五两天集中处理费用公司内部员工报销事务。
第七部分 总经理权限
第十七条 为适应市场的变化，提高决策效率，董事会特授予集团总经理以下批准权限：
1、总经理可拥有对单项账面净值不超过 元的固定资产的处置权；
2、总经理可批准购入单项不超过 元的固定资产的权限；
3、总经理可批准在公司经营范围内单个合同金额不超过 元的日常经营性合同。
4、总经理可批准酒店内招待应酬费用不超过 元的决定权。　
第七部分 附则
第十八条 本制度解释权归公司财务部。
第十九条 本制度经总经理及董事长讨论同意后生效。

部门·SECTION: 总经办 签发人·COUNTERSIGN A PERSON: 卢政昌
本文件抄报： 李董事长 陈 总 李 总 卢 总 王助理
本文件抄送： 伏牛路店 保全街店 前进路店 天泽街店 万达店
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