中国IT市场年会会议流程管理手册.doc

2005年中国IT市场年会
会议流程管理手册

目 录
一、 分组职责任务----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3
1、领导小组成员---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3
2、专项小组职责---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3

二、分期落实计划-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
1、会务组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
2、招商组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------10
3、秘书组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------11
4、综合组------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------13

三、现场流程管理-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15
1、现场工作管理---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------15

一、分组职责任务
1、 领导小组成员：
组 长：
副组长：
组 员：

2、 专项小组职责：
（1）会务组
职 责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。

任 务 ：1选看场地 2确定地点 3交付订金 4说明要求饭店提供配合的事项 5签署协议 6研讨布展方案
7确定布展方案 8 监督布展设计 9布展施工监督 10制定当日流程实施表 11确定现场人员分工
12现场布置调配 13灯光音像控制 14邀请摄影摄像 15提出摄制要求 16验收拍摄成果 17制作成册
18内部彩排设备安装 19现场彩排 20宣传片制作 21笔记本内容装载 22资料运输 23物品运输
24桌签摆放 25用餐安排 26引导牌设置 27 嘉宾上场引领 28同传设备安排 29工作证
30车辆及运输人员安排来宾停车场预定 31 安排兄弟单位到场布展及彩排 32 与参展兄弟单位的联系
33 与7家参展媒体的联系 34 场地布线

人 员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组 长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）
副 组 长：
组 员：张金海 林琳 田苑、鲁卫

（2）招商组
职 责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作

任 务：1招商方案制作 2招商合同制作 3明确对厂商的要求 4邀请及确认赞助商发言人 5邀请厂商参会人员
6接待厂商贵宾 7引领贵宾签到及进入会场 8收集及确认厂商演讲文稿或PPT 9收集及确认厂商展板展品
10收集及确认厂商会刊资料和广告 11收集及确认厂商LOGO 12收集及确认厂商现场发放资料
13会后厂商宣传跟踪 14落实合同收款

人 员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组 长：
组 员：

（3）秘书组
职 责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。

任 务：1新闻总稿 2分类深度报道 3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函） 4资料内容收集确认 5资料内容设计 6 资料印刷 7部领导、院领导、公司领导讲话稿 8主持人串词 9公司报告PPT制作 10其它PPT制作（演讲人名录、图片） 11演讲人演练 12主持人演练 13年会综合总结报告 14 提供获奖厂商名单

人 员：（括号为该人员负责任务）

分管领导：
组 长：
组 员：

（4）综合组
职 责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。
任 务：1部、院领导邀请 2公司领导参会通知 3媒体记者邀请 4用户代表邀请 6报到表设计制作 9部院领导及厂商贵宾接待 10普通厂商代表接待 11媒体记者接待 12外宾接待 13胸花购买 14胸花佩戴 15参会胸卡发放
16签到本笔购买 17名片收集 18资料装袋、发放 19大门迎宾 20签到处迎宾 21会场迎宾 22贵宾室迎宾
23会场秩序维持 24提供桌签名单 25桌签名单摆放次序 26会前广告投放 27会后媒体宣传 28 奖牌的制作
人 员：（括号为该人员负责任务）
分管领导：
组 长：
副 组 长：
工作人员：
1、贵宾邀请：
2、参会代表邀请：
3、媒体工作：
4、海外媒体及来宾邀请：
5、会议礼品及用品购置：

二、 分期落实计划
（当日安排见第三章）
（1）、会务组：
时间段
时间
工作内容
责任人
备注

前期准备
（10.14-11.11）
第
一周
1.10-1.16
布展方案设计
王晓东

1.11-1.12
再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续
王晓东

1.17
布展方案比稿

第
二
周

1.20-1.23
布展方案研修改、确认

*总定稿
1.20-1.23
确定参展兄弟单位、明确要求

1.20-1.23
联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）

1.22
落实其它组情况，提交会议预算。

第三周
1.20-1.24
确定摄影摄像

公司配合
1.20-1.24
确定礼仪服务人员

1.10-2.1
厂商LOGO落实，提交布展厂商

2.19-2.20
再次确定会议当日现场流程

马总提供
2.19-2.21
制作工作证

2.19-2.21
收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预定。

2.20
向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记本及
控制人员。

相关人员提供
内部彩排
2.20
开会确定本组彩排人员

2.20
公司内部彩排，布置场地，调试设备，安排顺序

2.20
兄弟单位彩排

现场彩排
2.22
再次向招商组落实厂商布展资料

2.23晚
资料运输至会场

2.23晚
布展

2.24上午
确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培训

2.23晚
设备调试、彩排

2.23晚

进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地。
协助兄弟单位彩排熟悉场地

2.24上午
各组就位

后期服务
（11.19-12.6）
2.25-3.5

结清第三方费用，相关资料留底备用

（2）、招商组
时间段
时间
工作内容
责任人
备注

前期准备
（10.14-11.11）
第
一
至
三
周
1.4-1.30
招商材料发放
客户经理

招商合同制作
客户经理
公司领导支持
明确对厂商的要求
客户经理
领导审核
邀请及确认赞助商发言人
客户经理
领导审核
邀请厂商参会人员
客户经理

第
四
周
2.19-2.23
收集及确认厂商演讲稿或PPT
客户经理

收集及确认厂商会刊资料和广告，提交秘书组制作

2.19-2.23
收集及确认厂商展板展品

收集及确认厂商现场发放资料

2.19
收集及确认厂商LOGO
客户经理

内部彩排
2.20

安排本组彩排工作

审核客户ppt及其它相关资料
客户经理

现场彩排
2.23晚
转入综合组协助彩排接待工作
客户经理

2.24上午
熟悉现场环境，审核客户布展情况，进行来宾接待模拟

审核客户ppt，模拟客户演讲

审核厂商桌签、相关人员就位
客户经理

后期服务
（11.19-12.6）
2.24－3.4

会后厂商宣传跟踪
落实合同收款
客户经理
黄总审核监督

（3）、秘书组（名单黄总确认）
时间段
时间
工作内容
责任人
备注
前期准备
（1.6－1.24）
前
三
周
1.10－1.30
资料内容撰写（会刊、报告摘要、公司简介）

1.13－1.31
资料内容收集确认

向*总确认袋装资料内容，并负责收集
1.13－1.27
资料内容设计

负责所有资料的设计
1.10－1.17
邀请函内容确定及制作

向马总确认邀请函内容
1.13－1.26
部领导、院领导、公司领导讲话稿

各部门总经理给予相应配合

新闻总稿、新闻通稿、分类深度报道撰写

各部门总经理给出相关新闻稿

1.24－1.27
公司报告PPT制作

与相关演讲人协调制作PPT内容

1.28
将PPT提交于黄总

第
四
周

2.19－2.22

部领导、院领导、公司领导讲话稿定稿

其它PPT制作（演讲人名录、图片等）

由招商组与客户确认后提供给***
资料印刷完成（会刊）

与招商组确认厂商资料后，报*总最终确认会刊内容后，交***印刷
主持人串词

2.21
演讲人彩排演练

内
部
彩
排
2.19

2.20

确定本组彩排分工

将ppt装入笔记本，彩排时完善ppt

将*总确认后的PPT交张金海
现场演讲人演练、主持人演练

后期服务
（2.24－3.5）

跟踪媒体报道

年会综合总结报告

（4）、综合组（请徐总确认相关人员）
时间段
时 间
工作内容
责任人
协助人员

前期准备

第一至二周

1.10－1.21
部领导初步邀请

院领导初步邀请

第一轮媒体预热、会前广告投放

大量发放邀请函（含电子邮件）、请柬，邀请各类参会人员

第三周
1.21－1.25

用户代表初步确认
相关回执确认

参会贵宾（部、院领导等）
初步确认

第二轮媒体宣传

中期落实

彩排准备

2.19－2.22
用户参会人员再次确认

参会贵宾（部、院领导等）
再次确认

媒体记者邀请

外宾邀请

提供桌签名单

2.23晚
资料装袋

胸花购买

桌签名单摆放次序

签到表设计制作、签到用品（本、笔）购买

公司领导参会通知

2.23
全体组员入场熟悉各自岗位，模拟接待工作

现
场彩排
2.24上午

各人员就位

桌签摆放次序上报领导小组

后期服务
（2.18－2.28）
2.24－3.5

征集参会人员反馈意见、致参会人员感谢信。

2005年IT市场年会现场分工及时间安排

2005年2月23日晚
I、布展组 负责人：
场内布展组：
场外布展组：
布展协调：
彩排组：公司演讲人

场内布展组相关工作人员，23日中午1点进入会场布展。田苑负责场内搭建、设备调试。
场外布展组相关工作人员，24日凌晨1点进入外场布展。林琳负责场外厂商展示区、兄弟单位展示区、报告墙、各个签到处布展，鲁卫负责与酒店协调。

2005年2月24日上午7－9点
II、会议服务组 负责人：
厂商接待小组：
兄弟单位接待小组：
资料运输组：
资料装袋组：
现场协调组：
桌签摆放负责人：

以上各小组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员协助厂商展示区工作人员清点厂商资料，进行布置工作。24日上午7点全体到岗，有关负责人安排桌签位置。鲁卫负责与酒店协调、与各组组长协调，厂商接待组工作人员主要负责厂商展板、宣传品的接受、摆放、排序，资料运输组主要负责资料的运输及搬运至指定地点，协助装袋组装袋。现场协调组负责协调公司内部各部门之间的工作及工作人员的后勤保障。

2005年2月24日上午9－11点
布展组进行初步设备调试，信号走台。
场外布展组与厂商接待小组合作核实厂商及兄弟单位展板、宣传材料收集情况，及时与厂商与兄弟单位联系。
资料装袋组应于11点前资料分装完毕，并摆放到位。

2005年2月24日上午11－12点

布展组布展组进行最后彩排、调试设备、清场做最后准备。
会议服务组在负责人的带领下再次熟悉场地、各组工作人员对工作做最后检查。

会议现场分工：
I、政府贵宾 负责人：
签到处：
接待：
部级领导接待：
信息产业部领导接待：
其它部委领导接待：
车位引领司机接待：

II、厂商贵宾 负责人：
签到处：
总接待：
接待小组：
软件：
主机：
外设：
行业信息化：
集成电路：

2005年2月24日下午1点至5点
以上两组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员协助厂商展示区工作人员清点厂商资料，进行布置工作。有关负责人安排桌签位置，接待人员熟悉各自接待贵宾的位置，进行接待模拟。下午一点接待工作正式开始，在政府及厂商主要贵宾来齐后，1点50分左右，由唐杰、刘献军及黄涌组织贵宾到报告墙前合影留念后进入会场。
2005年2月24日下午5点至8点
以上两组相关工作人员，24日下午5点半到岗，接待工作正式开始。
2005年2月25日上午7点至下午5点
以上两组相关工作人员，25日上午7点到岗，做好准备工作，上午8点接待工作正式开始。 下午1点相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。25日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放。

III、普通来宾 负责人
签到处：
2005年2月24日下午1点至5点
以上工作人员24日上午7点进入会场熟悉场地，清点会议资料，组织装袋放入会场。布置接待（签到册、抽奖箱、奖品、资料等）。下午一点接待工作正式开始。会议结束后，由郭晴负责收集（礼仪小姐提供）获奖名单，核实领奖者身份后发奖。

2005年2月25日上午7点至下午5点
以上工作人员25日上午7点全体到岗，布置接待（签到册、抽奖箱、奖品、资料等），上午8点接待工作正式开始。下午1点相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。下午会议结束后，由郭晴负责收集（礼仪小姐提供）获奖名单，核实领奖者身份后发奖。25日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放

IV、新闻中心 负责人：
国内签到处：
海外签到处：
海外嘉宾引领：
同传设备发放回收：
接待：
直播设备：

2005年2月24日下午1点至5点
24日上午7点全体到岗，布置接待（签到册、车马费、资料等），设备负责人安装调试电脑，网络，打印机、同传设备（除外宾外收取押金）等。下午一点接待工作正式开始，按计划进行直播，组织相关记者在贵宾室专访。
2005年2月24日下午5点至8点
以上工作人员24日下午5点半全体到岗，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负责人检查电脑，网络，打印机、同传设备等。布置接待（签到册、车马费、资料等）。下午6点接待工作正式开始。
2005年2月25日上午7点至下午5点
以上工作人员25日上午7点全体到岗，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负责人检查电脑，网络，打印机、同传设备等。布置接待（签到册、车马费、资料等）。上午8点接待工作正式开始，按计划进行直播，组织相关记者在贵宾室专访，下午1点相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。25日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放。

V、院内单位展区 负责人：
2005年2月24日下午1点至5点
以上工作人员24日上午7点进入会场熟悉场地，摆放各单位会议资料，设备负责人安装调试电脑，演讲员彩排。24日上午9点（根据布展情况）全体到岗，演讲员再次彩排。下午一点接待工作正式开始，1点40分开始演讲两遍。
2005年2月25日上午7点至下午5点
以上工作人员25日上午7点半全体到岗，上午8点接待工作正式开始。下午1点相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。

VI、厂商展示区 负责人：
2005年2月24日下午1点至5点
以上工作人员24日上午7点进入会场，熟悉场地，清点厂商布置、宣传资料及展板。下午一点接待工作正式开始，协助厂商进行资料发放和现场秩序维护。
2005年2月25日上午7点至下午5点
以上工作人员25日上午7点全体到岗，布置资料等。上午8点接待工作正式开始，协助厂商进行资料发放和现场秩序维护。

VII、会场服务 负责人：
与酒店协调、发放餐票等

VIII、现场控制 负责人：
流程导演：田苑
现场总控：王晓东
PPT播放：张金海（组长）、吕天文、张曦、李燕风、邓道正
司仪：马翚
司仪助理：陆渝、文方
演讲人：赵树峰等
23日下午张金海收集齐所有机器编号入库（12台笔记本，一台打印机）。24日上午9－11点设备调试完毕进行正式彩排。24日11－12点再次彩排，12点清场进行最后设备检查。
2005年2月24日下午5点至8点
现场控制组24日晚5点到岗，对AV设备进行检查，对当天晚上串场PPT进行核对，并进行晚宴及颁奖彩排，下午6点正式开始。
2005年2月25日上午7点至下午5点
现场控制组25日7点到岗，对AV设备进行检查，对当天上午演讲PPT顺序进行核对，做最后准备，上午9点正式开始，下午12点半到岗，对当天下午演讲PPT顺序进行核对，下午1点半正式开始。

IX、后勤保障及运输 负责人：赵秀珍（后勤保障）
郭晴（运输）

X、午餐协调组 负责人：林琳
问讯处：林琳
引导员：张菊、钱磊、胡英、刘新

午餐协调组工作人员25日中午11点半全部到岗，在通往午餐区的指示牌旁引路。（用餐区在国贸西楼地下一层SB127号）

XI、问讯处 负责人：林琳
工作人员：张菊、钱磊

XII、礼仪小组 负责人：林琳、陆渝、文方
工作人员：礼仪小姐6名
2005年2月24日下午1点至5点
2月24日中午12点礼仪小姐6名到位，熟悉场地及各自位置，流程彩排。其中2名站在会场通道大门口（布展公司搭建门头处），2名站在会场入口处引领听众，2名站在贵宾室接待贵宾，并引领贵宾至会场就座。

2005年2月24日下午5点至8点
2月24日下午5点礼仪小姐6名到位，熟悉场地及各自位置，流程彩排。其中2名站在贵宾室接待贵宾，并引领贵宾至会场就座，2名站在会场入口处引领贵宾入席，晚宴开始后6名礼仪小姐站在场内执行颁奖流程。
2005年2月25日上午7点至下午5点
2月25日上午7点半礼仪小姐4名到位，其中2名站在会场入口处引领听众，2名站在贵宾室接待贵宾，并引领贵宾至会场就座。

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