公司行政文员工作流程内容.doc
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4、好,这里是鸿泰门窗!”(注意声音和表情)3、对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。咨询业务:先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司X先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!找人:先生(小姐),您找的XX先生名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司XX先生的电话,询问转接与否。)对政府部来电且不指明的电话,判断自己不能处
5、理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人(通话简明扼要,不应长时间占线);4、结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;附:1、已知相关的人员现在不在办公室时,标准回话:“对不起,XX先生暂时不在办公室,请问有什么事情我可以转告吗?在不了解对方的动机、目的时,不随便传话,更不在未授权的情况下说出指定被访者/受话人的行踪或将被访者/受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时,标准回话:“有什么可以帮到您的吗?”通过与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推
6、销电话,标准回话:“对不起,XX先生外出了,您需要我转达什么信息吗?”3、如果来电者拨错了号码,标准回话:“对不起,您是不是打错了呢?这里是鸿泰门窗”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是0755-897477754、在向被访者转达来访时,应告诉来访者的姓名。二、 接待拜访客户 保持前台环境干净整洁,会议室的报刊书籍的完好无损,保证饮水机时刻有水,一次性水杯充足。接待来访者时候,避免让来访者自己进入办公区域,而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接;1、起立有访客来时,立即起立,目光直视来访者并点头微笑致意;2、问询语气轻柔:“您好,请问您找哪一位?“请问您是哪家公司?请问贵姓?”“是否有预
7、约?”,3、安排接待了解拜访原因,给予正确接待(1)如果是总经理预约的客人来访,可询问“请问贵姓,请问是哪家公司?”,确认对方的身份的确是预约后,通知总经理后方可引领到总经理办公室人;如果没有预约,请来访者稍等,立即帮其联系,如果总经理同意来访,引领来访者入座,并倒水给客人,如果不同意来访,委婉拒绝。(2)如果客户来访办理业务,给予引导在接待区,联系要找的相关人员;如果来访者要找的同事让其去会议室或展厅等候,前台应该带来访者去会议室或展厅,(如果是夏天,要打开风扇或空调,注意风扇的风量不要太大,空调设置到26度,风速为小),为来访者倒水后礼貌的离开。(3)如果来访者要找的人不在,根据来访情况决
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