![点击分享此内容可以赚币 分享](/master/images/share_but.png)
DA∕T 18-2022 (代替 DA∕T 18-1999)档案著录规则.pdf
《DA∕T 18-2022 (代替 DA∕T 18-1999)档案著录规则.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《DA∕T 18-2022 (代替 DA∕T 18-1999)档案著录规则.pdf(37页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、I C S0 1. 1 4 0. 2 0C C SA1 4中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准D A/T1 82 0 2 2代替D A/T 1 81 9 9 9档案著录规则R u l e s f o r a r c h i v a l d e s c r i p t i o n2 0 2 2 - 0 4 - 0 7发布2 0 2 2 - 0 7 - 0 1实施国家档案局发 布13D A/T 1 82 0 2 2 前 言本文件按照G B/T 1. 12 0 2 0 标准化工作导则 第1部分: 标准化文件的结构和起草规则 的规定起草。本文件代替D A/T 1 81 9 9 9 档案著
2、录规则 , 与D A/T 1 81 9 9 9相比, 除结构调整和编辑性改动外, 主要技术变化如下: 更改了规范性引用文件的内容( 见第2章,1 9 9 9年版的第2章) ; 增加了术语“ 著录单元” “ 多级著录” “ 著录层级” “ 著录主体” , 更改了“ 著录” “ 著录项目” “ 条目” ,删除了“ 著录格式” “ 著录目录” ( 见第3章,1 9 9 9年版的第3章) ; 增加了“ 总体原则和要求” 一章( 见第4章) ; 增加了“ 多级著录模型” 一章( 见第5章) ; 增加了“ 著录项目清单” 一章( 见第6章) ; 更改了著录项目的大项及其构成, 由原来的“ 题名与责任说明项
3、、 稿本与文种项、 密级与保管期限项、 时间项、 载体形态项、 附注与提要项、 排检与编号项”7大项改为“ 标识、 背景、 内容与结构、 查阅与利用控制、 相关档案材料、 附注、 著录控制”7大项( 见第6章表1,1 9 9 9年版的第4章) ; 增加了 “ 著录层级” “ 组织机构沿革/人物生平” “ 档案保管沿革” “ 人名” “ 计算机文件大小” “ 计算机文件格式” “ 生成方式” “ 整理情况” “ 销毁情况” “ 公开属性” “ 开放标识” “ 语言或文字” “ 存储位置” “ 原件存放位置” “ 复制件存放位置” “ 相关著录单元” “ 著录者” “ 著录时间” 等著录项目( 见
4、第6章表1) ; 更改了著录项目的名称, 将“ 提要” 改为“ 范围和提要” ( 见9. 1,1 9 9 9年版的9. 6. 2) ; 删除了“ 电子文档号” 著录项目( 见1 9 9 9年版的9. 7. 4) ; 删除了“ 著录用标识符” ( 见1 9 9 9年版的第5章) 、 “ 著录条目格式” ( 见1 9 9 9年版的第6章) 、“ 著录用文字” ( 见1 9 9 9年版的第7章) 和“ 著录信息源” ( 见1 9 9 9年版的第8章) 四章; 更改了相关著录项目的著录细则( 见第7章第1 0章、 第1 2章、 第1 3章,1 9 9 9年版的第9章) ; 增加了“ 文件级著录项目”
5、“ 案卷级著录项目” “ 类别级著录项目” “ 全宗级著录项目” “ 著录条目示例”5个资料性附录( 见附录A附录E) 。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位: 国家档案局档案科学技术研究所。本文件主要起草人: 聂曼影、 张淑霞、 王熹、 晏杰、 魏伶俐、 陈吉。本文件的历次版本发布情况为: 1 9 9 9年首次发布为D A/T 1 81 9 9 9。 本次为第一次修订。23D A/T 1 82 0 2 2 档案著录规则1 范围本文件确立了档案多级著录模型和原则, 明确了档案著录项目及其约束性、 著录层级及著录主
6、体,规定了各著录项目的著录要求。本文件适用于档案馆( 室) 对各类档案的著录。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中, 注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件; 不注日期的引用文件, 其最新版本( 包括所有的修改单) 适用于本文件。G B/T 4 8 8 0( 所有部分) 语种名称代码G B/T 4 8 8 1 中国语种代码G B/T 1 5 4 1 8 档案分类标引规则D A/T 1 3 档号编制规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1 著录 d e s c r i p t i o n为检索和管理档案资源, 对档案内容
7、、 结构、 背景或管理活动进行分析、 选择、 组织和记录的过程。3. 2 著录单元 u n i t o f d e s c r i p t i o n作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。3. 3 多级著录 m u l t i l e v e l d e s c r i p t i o n从文件、 案卷、 类别到全宗分层级实施著录的方法。3. 4 著录层级 l e v e l o f d e s c r i p t i o n著录单元在全宗内所处的层次位置。 注: 著录层级包括文件级、 案卷级、 类别级、 全宗级等。3. 5 著录项目 e l e m e n t o f d e s c r
8、 i p t i o n揭示档案内容、 结构、 背景或管理活动的记录事项。3. 6 著录条目 e n t r y o f d e s c r i p t i o n一个著录单元所有著录项目的组合。 注: 手工著录环境下, 著录条目的形式为著录卡片; 计算机环境下, 著录条目的形式为一条数据记录。33D A/T 1 82 0 2 2 3. 7 著录主体 s u b j e c t o f d e s c r i p t i o n对著录工作负有责任的机构或部门。4 总体原则和要求4. 1 层级性根据档案整理结果, 从文件级到全宗级分级著录档案信息, 以反映部分与整体的层次结构。4. 2 相称性仅
9、记录著录单元所在层级的相关信息。例如, 当著录单元为全宗时, 不提供案卷的详细内容信息;当著录单元为文件时, 仅著录文件信息; 当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时, 不提供该单位的组织机构沿革信息。4. 3 关联性标识著录条目的著录层级, 将其与上一级著录单元相连接, 以明确著录单元在著录层级结构中的位置, 揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。4. 4 动态性著录项目的内容发生变化时, 应重新著录。根据实际需要, 保留原著录内容或重新赋值。例如, 著录单元的开放审核意见发生变化时, 开放标识项重新赋值; 著录单元的密级发生变更时, 密级项在保留
10、原著录内容的基础上, 补充变更情况。5 多级著录模型图1给出了多级著录的一般模型, 但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别( 档案门类) 。图1 档案多级著录一般模型43D A/T 1 82 0 2 2 6 著录项目清单档案著录项目分为标识、 背景、 内容与结构、 查阅与利用控制、 相关档案材料、 附注、 著录控制7个大项,3 5个小项。表1规定了著录项目及其约束性, 指出了其适用的著录层级和著录主体。各著录层级的完整著录项目分别参见附录A、 附录B、 附录C和附录D。表1 著录项目清单著录项目约束性著录层级著录主体标识档案馆代码著录层级档号题名文件编号日期必著全宗级档案馆选著文件
11、级、 案卷级、 类别级档案馆必著所有档案室、 档案馆必著所有档案室、 档案馆必著所有档案室、 档案馆有则必著文件级档案室必著所有档案室、 档案馆背景责任者组织机构沿革/人物生平档案保管沿革必著所有选著全宗级必著全宗级选著文件级、 案卷级、 类别级档案室、 档案馆档案室、 档案馆档案室、 档案馆内容与结构范围和提要人名稿本文种附件载体形态计算机文件大小计算机文件格式生成方式整理情况保管期限销毁情况选著所有档案室、 档案馆选著文件级、 案卷级档案室选著文件级档案室选著文件级档案室选著文件级档案室有则必著文件级档案室选著案卷级、 类别级、 全宗级档案室、 档案馆选著文件级、 案卷级档案室、 档案馆选
12、著文件级、 案卷级档案室、 档案馆选著文件级、 案卷级档案室、 档案馆选著类别级、 全宗级档案室、 档案馆必著文件级、 案卷级档案室、 档案馆有则必著文件级、 案卷级档案室、 档案馆查阅与利用控制密级有则必著文件级档案室、 档案馆公开属性有则必著文件级档案室开放标识必著文件级、 案卷级档案室、 档案馆语言或文字选著文件级档案室主题词或关键词选著文件级档案室53D A/T 1 82 0 2 2 表1 著录项目清单 ( 续)著录项目约束性著录层级著录主体查阅与利用控制分类号选著文件级、 案卷级档案室、 档案馆缩微号选著所有档案室、 档案馆存储位置选著所有档案室、 档案馆相关档案材料原件存放位置选著
13、所有档案室、 档案馆复制件存放位置选著所有档案室、 档案馆相关著录单元选著类别级、 全宗级档案室、 档案馆附注附注选著所有档案室、 档案馆著录控制著录者选著所有档案室、 档案馆著录日期选著所有档案室、 档案馆7 标识项著录细则7. 1 档案馆代码档案馆代码是国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码。档案馆代码应照实著录。 示例: 4 4 2 0 0 27. 2 著录层级记录著录单元的著录层级。 示例: 文件级 案卷级 类别级 全宗级7. 3 档号7. 3. 1 档号是以字符形式赋予档案的一组唯一代码, 用于反映、 固定和识别档案排列顺序。D A/T 1 3规定了按卷整理的档号结构: 全宗号-
14、类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号, 以及按件整理的档号结构: 全宗号-类别号-件号。应按照D A/T 1 3的规则, 对各著录层级赋予不同的档号: 全宗级档号取全宗号; 示例: X 0 3 3 ( 说明: 全宗级档号, 全宗号) 类别级档号取类别号及其上位类代码, 即“ 全宗号-类别号” ; 示例: X 0 3 3 - Z P( 说明: 类别级档号, 全宗号-一级类别号) 案卷级档号取案卷号及其所有上位类代码, 即“ 全宗号-类别号-案卷号/组号/册号” ; 示例: X 0 3 3 - Z P2 0 0 8 - 0 0 1( 说明: 案卷级档号, 全宗号-类别号-案卷号) 文件级档号取件
15、号/页号及其所有上位类代码, 即“ 全宗号-类别号-案卷号-件号/页号” 或“ 全宗号-类别号-件号” 。 示例1: X 0 3 3 - Z P2 0 0 8 - 0 0 1 - 0 0 0 0 6 ( 说明: 文件级档号, 全宗号-类别号-案卷号-件号) 示例2: A 0 0 2 - WS2 0 1 9Y - 0 0 0 1 ( 说明: 文件级档号, 全宗号-类别号-件号)7. 3. 2 在档案馆( 室) 内管理档案时, 采用档号作为档案的唯一标识; 馆际交流时, 宜采用“ 档案馆代码-档号” 作为档案的唯一标识; 国际交流时, 宜采用“ 国家代码-档案馆代码-档号” 作为档案的唯一63D
16、A/T 1 82 0 2 2 标识。 示例1: 4 3 6 0 0 1 - X 0 4 3 - L X2 0 1 1Y - 0 1 6 - 0 0 3 8( 说明: 馆际交流) 示例2: C N - 4 3 6 0 0 1 - X 0 4 3 - L X2 0 1 1Y - 0 1 6 - 0 0 3 8( 说明: 国际交流)7. 4 题名7. 4. 1 题名的界定题名, 又称标题、 题目, 是表达档案中心内容、 形式特征的名称, 可以是文件题名、 案卷题名、 类别题名、 全宗题名。文件题名一般指正题名, 也可能同时存在并列题名、 副题名和说明题名文字。7. 4. 2 正题名7. 4. 2.
17、1 正题名是档案的主要题名。应在相应的著录层级上, 拟写或照原文记录著录单元的正题名。7. 4. 2. 2 文件题名的著录应符合以下要求:a) 有题名时, 一般照原文著录;b) 原题名过于冗长或不能揭示内容时, 原题名照录, 并根据文件内容另拟题名附后, 加“ ” ; 示例1: 通知 共青团中央关于纪念一二九的通知 示例2: 某某省人委国家资本主义办公室关于某某县七月十一日某工字第零六号来函所提问题的答复 某某省人委国家资本主义办公室关于对某某县划分个体手工业户、 农业户的标准的复文c) 原题名中出现人名但人名不全时, 宜补全缺少的人名, 有别名的宜注明常用名。 示例: 毛泽东 给萧旭东、 蔡
18、林彬 蔡和森 并在法诸友会 ( 说明: 文件原题名为 给萧旭东、 蔡林彬并在法诸友会 )d) 无题名时依据文件内容拟写题名, 并加“ ” 。7. 4. 2. 3 案卷题名一般宜照原文著录。案卷题名不能揭示内容或过于冗长时, 应重新拟写, 将原题名修改好后再著录。7. 4. 2. 4 类别题名一般包括责任者、 问题和材料形式, 问题可反映职能、 活动、 主题、 地点等。 示例: 某某省人大办公厅全宗照片档案7. 4. 2. 5 全宗题名即全宗名称, 应照实著录。7. 4. 3 并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录, 并列题名前加“=” 。
19、 示例: 某某市污染气象要素的研究=R e s e a r c h o f t h e P o l l u t i o n M e t e o r o l o g i c a l E l e m e n t i n X X X X ( 说明: 正题名+并列题名)7. 4. 4 副题名及说明题名文字7. 4. 4. 1 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名一般宜照原文著录, 正题名能够反映档案内容时, 副题名不必著录。7. 4. 4. 2 说明题名文字是在题名前后对档案内容、 范围、 用途等进行说明的文字。必要时说明题名文字照原文著录。7. 4. 4. 3 副题名及说明题名文字前加“ :
20、 ” 。 示例1: 新民主主义的政治与新民主主义的文化: 在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演 ( 说明: 正题名+副题名) 示例2: 武松: 电视连续剧 ( 说明: 正题名+说明题名文字)73D A/T 1 82 0 2 2 7. 5 文件编号7. 5. 1 文件编号是文件制发过程中由制发机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、 科研试验报告流水号、 标准规范类文件的统编号、 图号等。7. 5. 2 文件编号应照实著录。 示例1: 中发1 9 8 01 6号 示例2: G B/T 1 8 8 9 42 0 1 67. 5. 3 对于有多个文件编号的档案, 应将所有文件
21、编号逐一记录, 之间用“ ; ” 隔开。 示例1: 府书新字第1 4 4 4号; 府事新字第1 4 4 4号; 府务新字第1 4 4 4号; 府际新字第1 4 4 4号 示例2: 府事字第1 1 2 3 5号; 府事字第1 1 2 3 6号7. 6 日期7. 6. 1 通则日期为著录单元的形成日期或起止日期。文件级著录单元, 应著录其形成日期; 案卷级以上( 含案卷级) 著录单元, 应著录其起止日期。7. 6. 2 日期表示方法7. 6. 2. 1 以公元纪年的日期应用阿拉伯数字表示, 第1 4位数表示年, 第5 6位数表示月, 第78位数表示日。 示例: 1 9 8 1 0 8 2 47.
22、6. 2. 2 历史档案中的朝代纪年、 农历、 地支代月、 韵目代日, 应照原文著录, 同时将对应的公元纪年附后。 示例: 清乾隆十年九月二十六日(1 7 4 5 1 0 2 1)7. 6. 3 形成日期文件的形成日期应完整著录年、 月、 日。著录形成日期时, 一般宜符合以下规则: 公私文书、 信札为发文日期; 决议、 决定、 命令、 法令、 规程、 规范、 标准、 条例等文件为通过或发布日期; 条约、 合同、 协议为签署日期; 技术评审证书、 技术鉴定证书、 转产证书为通过日期; 获奖证书、 发明证书、 专利证书为颁发日期; 科研试验报告、 学术论文为发表日期; 工程施工图、 产品加工图为设
23、计完成日期; 竣工图为绘制完成日期; 原始试验记录、 测定检验数据为记录日期。7. 6. 4 起始日期起始日期应记录著录单元中最早形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度, 著录起始日期时均不应省略年度。 示例: 1 9 5 0( 说明: 全宗级)7. 6. 5 终止日期终止日期应记录著录单元中最迟形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度, 著录终止日期时均不应省略年度。83D A/T 1 82 0 2 2 7. 6. 6 考证日期无确切日期的著录单元, 应考证并按照以下规则著录, 同时在附注项中说明考证前的原日期和考证依据。a) 没有形成日期的文件, 根据其内容、 形式特征等考证出形成日期后著录
24、, 并加“ ” 。 示例: 1 9 5 2 0 1 1 0b) 文件形成日期不完整或部分日期字迹不清时, 考证前仍照原文著录, 原日期中缺少或字迹不清部分以“” 补之; 考证后, 著录考证出的日期, 并加“ ” 。 示例1: 1 9 4 5( 说明: 考证前的原日期)1 9 4 5 0 8 1 5 ( 说明: 考证日期) 示例2: 1 2 0 9( 说明: 考证前的原日期)1 9 6 9 1 2 0 9 ( 说明: 考证日期) 示例3: 1 92 0 4( 说明: 考证前的原日期)1 9 31 2 0 4 ( 说明: 考证日期)c) 文件形成日期记载有误或有疑义时, 考证前仍照原文著录; 考证
25、后, 著录考证出的日期, 并加“ ” 。 示例: 1 9 5 0 0 1 0 5( 说明: 考证前的原日期)1 9 5 1 0 1 0 5 ( 说明: 考证日期)d) 文件形成日期考证不出时, 著录为“” , 或著录文件上的收文日期、 审核日期、 印发日期等其他日期, 但应在附注中注明著录的是何种日期。e) 若考证出的形成日期根据不足时, 在其后加“ ?” , 一并著录于“ ” 内。 示例: 1 9 4 7 0 5( 说明: 考证前的原日期)1 9 4 7 0 5 0 5? ( 说明: 考证日期)8 背景项著录细则8. 1 责任者8. 1. 1 通则8. 1. 1. 1 责任者是对档案内容进行
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- DAT 18-2022 代替 18-1999档案著录规则 DA 18 2022 代替 1999 档案 著录 规则
![提示](https://www.zixin.com.cn/images/bang_tan.gif)
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【din****188】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【din****188】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。