3记录管理制度8-9.doc

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记录管理制度

1目的
建立并保持质量、环境、职业健康安全管理体系记录，以提供产品、过程、活动符合要求和管理体系有效运行的证据，为保持和改进管理体系提供信息。
2范围
适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行中产生的所有记录。
3定义
――――
4职责
4.1技术部负责记录的动态管理。
4.2各职能部门、分支机构负责本部门、分支机构记录的收集、标识、储存、保护、检索、保存和处置。
4.3分支机构负责生产施工过程各项活动原始记录的收集、标识和整理。
4.4办公室负责工程资料和其他记录的存档管理。
5工作程序
5.1记录表格设计
5.1.1各部门、分支机构在编制文件时应根据生产经营控制需要编制记录表格，经技术部备案编号后启用。
5.1.2外来使用的固定表格不再编号，但需经技术部备案。
5.2记录范围
5.2.1设计、生产、施工过程的记录（主要的）包括：
施工设计记录、采购产品验证记录；设备运转和保养记录；监视和测量记录；技术交底；图纸会审、变更记录；采购产品质量证明书和说明书；生产过程自检、互检、专检记录；跨部门的信息反馈记录等。
5.2.2质量、环境、职业健康安全分析的记录（主要的）包括：
环境因素排查记录；重要环境因素分析记录；环境因素的处置记录（包装、工具、污染、垃圾）；危险源识别及控制记录；资源能源的消耗和分析记录；目标指标执行情况记录等。
5.2.3质量管理体系运行记录（主要的）
内、外审核和管理评审报告、记录；招投标及合同评审、合同交底管理记录；供方的评定记录；培训记录；文件的收、发、借记录；有效文件清单；服务回访、顾客投诉记录；供方记录等。
5.3记录管理
5.3.1技术部建立公司记录表格清单，各部门、分支机构建立使用的表格清单，注明保存期限。
5.3.2记录填写要用钢笔或圆珠笔；记录应及时准确、字迹清晰、书写工整、内容齐全，不得任意涂改，更改处需由更改人签字。
5.3.3记录表格中如有审核、批准或验证要求的应按要求进行审批、验证。
5.4记录保存期限原则
a) 管理体系记录的保存期限一般为5年；
b) 施工过程记录执行国家《建设工程文件归档整理规范》；
c) 合同要求时，记录的储存期限按合同规定执行。
5.5记录储存、保护和检索
5.5.1各部门负责部门产生记录和其他部门提供记录的整理、储存、保护和检索。
5.5.2分支机构整理项目施工过程的所有记录，工程竣工后，立卷，移交办公室存档保存。
5.5.3记录储存环境应适宜，不得发生霉烂、损坏、丢失等现象。保存在磁盘和光盘中的记录还应做到防压、防磁、防晒，并及时备份。
5.5.4档案管理具体执行《档案管理规定》。
5.6记录的处理
记录保存期满后，由保存部门提出申请，经主管领导批准后方可销毁处理。
5.7工作检查
5.7.1各部门、分支机构对本部门、分支机构记录的及时性、准确性、记录管理等定期进行检查。
5.7.2技术部每半年或内审时对各部门、分支机构记录的实施情况进行检查。
6相关文件
《档案管理规定》
7相关记录表格
7.1记录清单 表号：BG-008
7.2记录目录 表号：BG-009
7.3记录移交表 表号：BG-010
7.4借阅登记簿 表号：BG-006

7本文件由技术部组织编制并负责解释、修订。
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