商务岗位工作内容及合同审批流程.doc

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第一章：岗位任职说明及岗位职责
第一节：岗位任职说明
商务助理、统计：
学历：专科以上（物流统计类） 健康状况：良好
年龄：22以上。 工作经验：1年以上工作经验
基本技能及素质：
a）文字功底好，能独立起草各种商务文档。
b）具有一定的组织、计划、控制、协调能力。
c）具有一定的人际交往能力。
d）具有一定的统计、物流能力。
e）具有较强的计算能力和逻辑思维能力。
f）具有较强的应变能力和学习能力
g）熟悉企业各项规章制度。

商务助理岗位职责：
1、在部门经理领导下，按照岗位职责及分工，全面开展商务工作。
2、配合商务部建立建全岗位职责、工作流程、作业表格、管理手册、绩效考核内容。
3、负责本岗位绩效考核体系的实施，并根据实际工作情况对考核内容进一步完善。为本部门建全绩效考核体系提供资料。
4、负责实施公司合同的评审流程，并在规定时间内完成。保证相关职部门项目合同信息流畅，及时。
5、负责依据每日针对工厂商务统计员上报的日产出量数据更新每月产、出量报表，并核算出当月产值、合同供货额并上报领导。
6、负责已签订合同的整理、分类、归档。保证商务中心能够及时查阅项目合同。
7、负责建立建全项目合同电子信息（合同汇总信息），将合同条款及款项执行情况录入计算机并做好保密处理。
8、负责有效合同的下发，保证公司和工厂、财务部、配送中心、本部门合同信息管理、本部门经理有完整项目合同信息。
9、负责按有效项目合同下发产品生产任务单（订单）至公司，保证订单下发及时、内容准确。
10、负责公司当月销售业绩及回款的报表编制、校正、上报。保证上报数据的准确无误。
11、负责依据有效合同信息、合同产值、执行货款等综合信息，按子公司相关销售负责人或项目经理的要求（开票明细表），提交《开票信息申请表》于部门经理签批。
12、负责将已签批《开票信息申请表》提交财务部，并将财务结算中心开据的税务发票交至相关销售负责人或是客户处，保证客户的签收。
13、负责依据回款情况、合同产值、执行货款等信息，及时与公司相关销售负责人联系，做好清欠款工作。
14、负责配合公司营销人员针对项目合同签订过程中所需的企业资格资料的整理、汇总、发放。保证销售人员及时签订合同。
15、负责更新年度公司销售人员营销业绩及个人销售欠款信息。保证数据准确无误，便于上级领导或营销人员随时对销售动态的查阅。
16、完成上级领导交办的其他临时性工作。

工厂统计专员岗位职责
1、 负责工厂周报的收集、审核、录入工作，保证现场数据及时、有效、准确的备案；
2、负责合同总量耗损率的产量控制，负责报废品的统计、上报。
3、负责在日常工作中进行及时有效的沟通、协调，监督，上报公司及部门各项工作安排部署及重要会议精神；
4、负责已签订合同的整理、分类、归档。保证工厂处能够及时查阅合同。
5、定期录入数据的准确性，核实系统数据。
6、负责当月月盘点表的收集及单据邮寄的跟踪等相关事宜，及时审核盘点表的规范性并 反馈给公司商务以便及时更改；
7、积极配合同事工作，完成上级交办的其他任务。；

第一节 合同评审管理流程文件
1 总则
1.1 合同评审的意义：在项目合同签订前和签订过程中对合同涉及的有关要素进行评判、审核，在确保公司利益的前提下，保证合同各项条款信息互通。
1.2 合同评审要素：合同、产品类型、型号、工程量、价格条款、顾客信誉度、资金保证、技术条件、供货周期、机器工装配置等。
2 评审流程：
2.1 合同提前评审前期：
市场营销根据公司利润目标，在年初制定各类产品的销售价格，发放给相关人员，销售人员签订合同时在价格底线以上有自主权，同时向上级主管备案；低于价格底线的向上级主管申请，市场营销经理在合同评审中在销售价格和付款方式（付款方式按比例由区域经理定）上具有决定权，必须签署意见（如人不在应电话确认后补签），超出权限上报总经理或执行董事；项目合同供货型号、配送、工厂有建议权；商务部门有合同评审流程执行权。
执行人：商务助理
要求：依据项目合同逐一填写《合同评审表》，内容与合同一致。
2.2 合同评审流程执行：
2.2.1商务部评审内容：
合同在签订前由市场营销相应合同负责人将已进入后期谈判的合同交于商务部合同信息部，由合同信息部助理按合同条款编制《合同评审表》提交总经理。商务助理针对合同条款内的产品型号、数量、供货时间进行评审。部门经理签字确认，总经理签字。确认后执行下一步操作步骤。
2.2.2 配送中心评审内容：
配送中心针对合同条款中的产品类型、数量、供货周期来制定设备、工装、原材料、工厂开工生产所属的各类零星材料及工具的配送到位，保证工厂部的工期要求。部门经理签字，总经理签字确认后交商务合同助理执行下一步操作步骤。
2.2.3 工厂评审内容：
针对合同条款中的供货周期、生产地点、产品类型、技术要求等进行评审。并对不符合公司相关条件的合同条款提出更改意见。部门经理签字，总经理签字确认。确认后交商务合同助理执行下一步操作步骤。
2.2.4 财务部评审内容：
财务部针对合同条款中的价格、付款方式、客户信誉度等进行评审。并对不符合公司相关条件的合同条款提出更改意见。部门经理签字，总经理签字确认后交商务部合同助理执行下一步操作步骤。
2.2.5 营销总监评审内容：
营销总监针对各部门提出的合同更改意见，与合同签订负责人再次确认合同条款，如必须更改的合同条款将要求销售负责人再次与客户进行商务条款的谈判。如无需更改的合同条款可签字通过，交于总经理最终评审。部门经理签字确认。确认后交商务部合同助理执行下一步操作步骤。
2.2.6 总经理评审内容：
总经理依据各职能部门所评审意见，综合各项合同条款进行最终评审签字确认。
3 合同评审流程结束：
商务部合同信息部助理将各相关部门合同更改意见反馈至销售订单负责人，由销售订单负责人根据实际情况进行条款更改。本部门重新进行合同评审流程。
商务部合同信息部助理将已通过的合同评审表与合同一同交于总经理，并加盖合同专用章通过评审。将通过评审的合同进入合同执行管理制度。
注：如合同评审通过，由商务助理发放合同编号并备案。

第二节 项目订单管理流程文件
1 项目订单管理前期：
须公司商务助理下发的《 生产任务单》、需附有新建工厂的图纸、工程量表
有效合同、并依照工作流程汇总工程总量、工期、原材料、物流相关订单信息。
执行人：商务助理
要求：有效合同按产品分类，由商务助理依据产品类型将生产订单下发至工厂统计员处，工厂统计员对厂长制定的生产计划具体实施进度采集的数据负责。
2 订单下发流程：
2.1 商务助理收到客户回寄的合同时按产品分类编制《 生产任务单》，需附有新建工厂的图纸、由部门总经理签字后交至工厂处，记录订单回执情况并督促工程管理处明确生产工厂部。
3 订单执行流程：
执行人：商务助理、工厂统计员
要求：工厂统计员在规定时间内上报公司各类数据信息、机关随时能够掌握回款情况。
3.1 商务助理需与工厂统计员确认《 生产任务单》签收情况。
3.2 工厂统计员在接收商务助理下发的订单后交至工厂厂长处。协调工厂厂长或工厂主管制定生产进度计划，并监督落实。
3.3 工厂统计员每日跟踪工人生产落实情况，并在当日将各工人的产量分别记录书面台账。并在当日录入机算机的原始数据库内。
3.4 工厂统计员在次日早9点前将生产数据、工厂生产状态、急需解决问题一并上报至商务助理处。
3.5 商务助理收到上报数据后在4小时内将各原始数据库更新。并在当日发至总经理，部门主管审核无误
3.6 工厂统计员每月20日依据原始数据库更新当月产值、出货额，并在22日前将《生产发货库存明细表》发至部门总经理处。
3.7工厂统计员在工厂定期配合工厂经理办计价，并在48小时内提供验工计价所需的各类数据，并保证数据的准确性。
3.8 商务助理随时更新各类数据库，便于上级领导随时关于工厂情况的质询。上级领导在提出质询时，商务助理将在8小时内上报相关数据。
3.9工厂部产品全部生产结束后，工厂统计员将全部产量按月与产成品助理进行核对盘点并核算总产值。

第三节 合同管理流程文件
1 总则
1.1 合同执行的意义：及时、有效的将项目合同下发并顺利执行。
1.2 合同执行要素：有效合同原件、有效合同复印件、《 生产任务单》并附有现有的图纸和工程量表（简称订单）、产品类型分类、产值、清欠款。
2 合同下发流程：
2.1合同下发前期：
商务部助理需按合同原件分别复印后下发至相关部门，合同下发签收记录簿。
执行人：合同信息部助理
要求：合同附件需有新建工厂的图纸、工程量表
2.2 工厂合同下发流程：
2.2.1工厂商务助理将有效合同原件及复印件各1份。 原件交财务部并签收，复印件1份商务助理签收。
2.2.2 商务助理根据合同执行情况将新建工厂部的相关信息（如工程量、工期、场地要求）报工厂部负责人签收。
3 有效合同录入流程：
执行人：商务部助理
要求：有效合同下发后将合同条款逐一录入《合同信息汇总文件》。
3.1 有效合同录入内容：
按合同编号、签订日期、执行工厂部、工厂名称、合同单位、产品名称、数量、价格、付款方式、甲供原材料、开票日期、开票金额、收款日期、收款金额、负责人、归属区域、合同类型按以上要求将有效合同逐一录入归档。

第四节 营销文件管理流程文件：
1 总则
1.1 销售信息管理的意义：汇总各类销售信息，提供分析资料，为公司制定下一步营销方案提供依据。
1.2 销售信息管理要素：销售业绩、产品销售金额、开票信息、回款信息。
2 销售业绩信息管理：
执行人：商务部助理
要求：及时将有效合同录入《合同汇总信息表》，按有效合同统计当月销售额、当月回款、及时更新销售业绩及欠款明细表。
2.1.1 商务助理收到有效合同后，2日内更新当月销售业绩表、年度个人销售业绩汇总表。
2.2.2 商务部助理在收到财务部提供的回款信息后，30分钟内更新《合同汇总信息表》，2日内更新当月回款统计表、年度个人欠款汇总表。
2.2.3 商务助理在收到销售人员上报回款信息时，须与财务部核实货款入账后方可更新《合同汇总信息表》、当月回款统计表、年度个人欠款汇总表。
2.2.4 商务助理依照销售人员、工厂经理要求参照有效合同，对已开票金额及供货情况核对后开具《开票联系单》并与开票申请人确认，部门经理，总经理签字后并交财务部开票。
2.2.5 财务部发票开出后交商务助理，由商务部助理寄往客户处，并在3日后与客户确认发票去向。
2.2.6 商务助理按季、年统计各类产品销售量、分析各类产品占总销售额的百分率。
2.2.7 各相关职能部门调阅有关营销文件，如销售合同、工厂数据、回款情况（除本人的信息）需部门总经理同意后由商务助理文件下发，查阅部门及个人签字确认。

工厂出货管理流程：
1 总则
1.1 工厂出货的意义：按合同条款出具送货单并要求客户签字确认，便于今后账目核对及清欠款。
1.2 工厂出货要素： 出货额、客户出货明细表、回款、出货限制。
2 工厂出货前期：
工厂合同出货应依据回款情况随时控制出货进度，工厂统计员必须了解合同条款及掌握回款情况。
执行人：商务部助理、工厂统计员、部门经理
要求：工厂统计员掌握每份合同回款情况，掌握并提醒工厂经理制定合理出货计划。

第五节 产品出入库管理规定
总 则
1.1为规范工厂产成品出、入库流程，强化工厂商务管理和控制工作，消除出、入库中单据缺失、入库主体不明确、账物不符等现象，特制定本规定。
1.2本规定对产成品入库前、后的保管主体责任进行了界定；对产成品出、入库手续办理规定了明确的流程；1.3本规定适用于公司所属工厂产成品出、入库的管理与控制，各控股公司、子公司工厂参照本办法执行。
2 工厂管理职能责任界定
2.1工厂统计员：与工人一起对产成品进行清点，同工厂负责人办理入库交接手续；对入库产成品进行账务处理工作；办理提货出库手续，保管工厂已开具的产成品出、入库单据。
2.2工厂小组：负责对钢材加工，新产品研发。
2.3工厂财务：负责工厂部账务的核对与款项的支付。
2.4工厂厂长（小组主管）：对工厂产成品出、入库全过程负有监督和管理责任；协调工厂小组及时解决出、入库交接中出现的分歧。
3 产成品入库流程
3.1工厂统计员会同工厂负责人对合格产成品数量进行清点统计，填写《产成品入库单》，同负责人四方签字确认；
3.2工厂商务统计员开具《产成品入库单》建立台帐，存根由工厂统计保管；
3.3 工厂统计员会同工厂工人负责人对不合格产品进行确认，填写《废品统计表》，会同主管三方签字确认。
4、相关规定
4.1产成品入库前的管理
4.1.1设置专用产成品管理区域，用于产成品的保管和存放;
4.1.2产成品的入库交接工作由工厂商务负责牵头办理;
4.1.3工厂负责在产品入库交接前对产成品进行质量检测把关;
4.2产成品的入库管理
4.2.1入库时间为当天工厂部生产结束后进行;
4.2.2产成品入库时，工厂统计，工人负责人对《产成品入库单》开具数据核对无误后，由主管、统计员及工厂负责人在《产成品入库单》上签字；
4.2.3入库产品均由负责人鉴定的合格产品；对不合格产品，与工人负责人确认后，工厂统计员记录报废量。如部分破损产品由质检员认定可修补后使用，亦可入库。
4.3产成品的出库
4.3.1《产成品出货单》上需注明提货单位、日期、各产品构件数量。
4.3.2《产成品出货单》需由工厂统计员开具，主管、财务、提货单位指定负责人签字。
4.4.1《产成品入库单》是核算工厂生产产值、成本核算的依据，是公司与对外费用的原始凭证；《产成品出货单》是公司与提货单位、运输单位和安装单位结算费用的依据；
4.4.2《产成品出货单》是公司与甲方做验工计价时的原始凭证，按照合同规定与甲方做验工计价时，数据要和出货单保持一致。
4．2本规定自下发之日起执行。
注：工厂统计员有责任提醒装车人员对产品做到轻拿轻放，尽可能降低产成品的损耗。

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