付款审批正常流程及特殊流程.doc

付款审批正常流程、特殊流程及付款时间
一、请款及报销得正常流程
(一)、物资款得支付流程:由供应商找对应物资主管(项目物资主管或公司物资部)申请付款,填写《支款审批单》,办理《领据》,经项目财务、项目商务部、项目经理、项目及公司财务部门审核通过后报公司主管领导审批,审批通过后公司出纳方可支付。
项目经理

项目财务+项目商务部

物资主管

供应商

出纳付款

公司主管领导

公司财务

物资款支付公司财务需审核得资料:
1、《项目物资需用总计划》;
2、《物资需用计划》;
3、《物资询价记录》;
4、《物资采购合同》(需查核就是否进行合同评审);
5、就是否网上审批;
6、就是否网上询价;
7、《物资入库单》(物资验收单);
8、《物资出库单》;
9、《支款审批单》;
10、《领据》;
11、发票;
12《结清证明》
13、经办人身份证复印件。
注意事项:
1、核对主体就是否一致:合同主体方、日常经办人、授权委托人、领款人、出具《结清证明》人就是否一致;
2、核对格式。相关单据、手续必须按公司固定格式办理。相关格式见附件。
3、合同等相关资料如公司财务部己有存档,则项目办理相关款项时不再需要报送己有存档资料。但公司财务部审核时需调阅相关资料进行核查。
4、判定就是否必须办理结清证明得规则:
(1)、针对一次性采购并一次性付清全款得物资付款时,可以不办理结清证明。
(2)、针对一次性采购但分多次付款得物资,在支付最后一笔款时必须办理结清证明。
(3)、针对分多次采购物资——在分段(分批次)结清款项时,需要办理结清证明;在办理完最终结算支付最后一笔款时,必须办理结清证明。
(4)、针对分多次资采购物资在结算时一次性付清全款得,必须办理结清证明。
(5)、在判定可能产生付款纠纷得情况下,需要办理结清证明。
(二)、劳务及分包商工程款得支付流程:由劳务或分包商找项目生产副经理办理《分承包方进度款会签单》(进度款用)或《分包工程结算会签单》(结算款用),申请付款,填写《支款审批单》,办理《领据》,经项目商务部、项目经理、项目及公司财务部门审核通过后报公司主管领导审批,审批通过后公司出纳方可支付。
项目经理

劳务或分包商

项目生产副经理

项目商务部

出纳付款

公司主管领导

公司财务

劳务及分包商工程款得支付公司财务需审核得资料:
1、劳务或分包合同(需查核就是否进行合同评审);
2、《分承包方进度款会签单》(进度款)或《分包工程结算会签单》(结算款);3、《项目总预算》(项目成本总预算);
4、《支款审批单》;
5、《领据》;
6、发票;
7、《结清证明》(支付最后一笔款时需提供);
8、经办人身份证复印件。
注意事项:
1、核对主体就是否一致:合同主体方、日常经办人、授权委托人、领款人、出具《结清证明人》就是否一致;
2、相关单据、手续必须按公司固定格式办理。相关格式见附件。
3、合同等相关资料如公司财务部己有存档,则项目办理相关款项时不再需要报送己有存档资料。但公司财务部审核时需调阅相关资料进行核查。
(三)、费用报销流程:
项目财务
上级主管
证明人/验收人
经办人

项目经理
公司主管领导

出纳付款
公司财务

1、费用报销单分《费用报销单》与《差旅费报销单》两种。相关格式详见附件。
2、报销单原始单据应尽可能采用正式发票报帐,如特殊情况下确因工作需要发生小额无正式发票得费用时,需使用白条得,要详细说明事由,且白条背面上要有人与相关证明人签字证明。
3、原始凭证粘贴报销时,必须按不同得种类、用途、性质等分别粘贴。如材料分类:
(1)、钢材、土建类材料、装饰类材料、模板、木方、脚手架、五金、工具等;
(2)管理费用类:电话费、办公费、生活费、医疗福利费、差旅费、小车费、招待费等;
(3)工程成本类:人工费、材料运费、机械使用费、设计与技术援助费用、(4)施试验费、工程定位复测费、工程点交费、场地清理费、工程保修费、排污费及其她费用等。样表详见附件。
(四)、紧急付款流程:项目出现紧急情况或出现无法提前预计得付款时,项目要提前通知财务并由项目经理电话向公司总经理请示确认。项目在请款手续上应在标注“紧急”字样,并注明清楚需付款得时间。财务部按特殊放行流程给预快速办理:财务在收到付款手续4小时内,完成手续得审核工作,对不能签字确认得采用电话、传真、扫描电邮等形式进行确认,经确认无误并经公司总经理批准后及时付款。紧急付款手续未完善(未签字或资料未到达)得应在7个工作日内补齐。
公司财务部、人事部、公司相关领导将根据项目紧急付款次数得多少与付款得内容及付款得及时性调整项目相关人员、公司财务部相关人员得月度考评评分。
(五)、尾款清付流程
在分包商、大材料供应商最后尾款支付时需执行以下尾款清付流程:
1、核对《对帐单》------双方财务签字确认得对帐单;
2、会签《会签单》------相关部门、相关人员会签确认;
3、核对发票------财务核对发票就是否齐全;
4、提供《结清证明》------请款人出具结清证明;
5、办理《支款审批单》及《领据》。
二、请款及报销得特殊流程
如报帐手续不齐全,项目又急需付款时,需由项目经理当面或电放加同时在QQ群发消息向公司总经理申请特殊放行。经公司总经理批准(在QQ群上回复确认后)特殊放行得付款,相关手续必须在公司财务得催促下24小时内补完相关手续,否则对项目支款申请人、项目经理在公司QQ群里进行通告批评并按每逾期一笔100元/人得标准扣除项目支款申请人、项目经理当月工资。
三、付款时间:公司付款分为日常定期付款与紧急付款。
(一)、日常定期付款:时间定为每月12号、26号两次集中付款制度,日常定期付款通常包括:
1、 混凝土得采购;
2、 各分包得劳务;
3、 木方、模板采购;
4、 水泥、沙石得供应;
5、 钢材、钢构件、檩条等采购;
6、 大理石、木工板、灯具、电线、电缆等采购;
7、 其它大中型得材料采购;
8、 费用报销;
9、 备用金;
10、 其它可固定集中付款得项目;
日常付款项目得付款手续至少应在付款日期前一天办好,否则列入下期付款。
(二)、紧急付款:项目出现紧急情况或出现无法提前预计得付款时,项目要提前通知财务并由项目经理电话与QQ群发消息同时向公司总经理请示确认。项目在请款手续上应在标注“紧急”字样,并注明需清楚需付款得时间。财务部按特殊放行流程给予快速办理:财务在收到付款手续4小时内,完成手续得审核工作,对不能签字确认得采用电话、传真、扫描电邮等形式进行确认,经确认无误并经公司总经理批准后及时付款。紧急付款手续未完善(未签字或资料未到达)得应在7个工作日内补齐。
公司财务部、人事部、公司相关领导将根据项目紧急付款次数得多少与付款得内容及付款得及时性调整项目相关人员、公司财务部相关人员得月度考评评分。