物业公司档案管理制度.docx

物业公司档案管理制度  

一、物业公司档案管理规定：
1．公司各物业项目的档案资料规定由物业公司主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2．有关物业公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3．物业公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4．物业公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5．物业公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。
6．物业公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7．因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9．物业公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理保密规定：
1．在工作范围内有关的公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。
3．物业公司管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。
4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5．公司制定的各类规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅，每次限时一周实行借阅目的为指引的员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。
6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8．员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三、物业公司档案资料：
1．物业公司验收档案：
1）土建、设备安装竣工资料；
2）设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件
3）机电设备保养合约
4）公共区域设施设备验收记录
5）公共区域设施设备移交记录
6）单元验收及移交记录

2．物业公司二次装修档案：
1）用户单元二次装修图则及审批手续
2）二次装修期间管理处监督检查资料

3．业户资料： 
1）入伙情况记录
2）业主情况登记

4．物业公司管理文本汇编：
1）管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册
2）物业公司各类管理规章制度及装修规定等
3）物业公司各项管理分包合约

5．物业公司设备维修保养类：
1）各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施
2）各类设施设备有独立的维修档案及日常巡检维修记录
3）主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录
4）物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录；

6．物业公司设施设备检测类：
1）变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录
2）电梯要有劳动部门合格证书及年检报告
3）生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明
4）避雷系统要有定期检测报告
5）应有定期沉降检测报告
6）消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录
7）其它设施设备检测记录资料

7．物业公司物业管理处运作类：
1）正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录
2）物业公司管理费收缴情况
3）物业公司管理费财务报告
4）物业公司管理处运作报告

8．物业公司管理处会议记录：
1）物业公司管理处值班记录
2）保安值班记录
3）设备值班与巡检记录
4）物业管理工作计划与报告
5）工程设备管理计划与报告
6）物业公司管理处往来信函
7）用户报修与投诉处理记录
8）承包商维修或保养工作情况记录