时间管理培训讲座.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,10 十一月 2026,时间管理培训讲座,一、时间概论,什么是“时间”,时间的定义：,从过去通过现在到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。,时间与“事件”的关系,时间的意义：,“时间”本身不以如何人的意志为转移；,因此，时间对如何人都没有实际意义。,怎样使时间具有意义：,“事件”的控制,我们能够控制的：,去哪、吃啥、干啥、不干啥；,我们不能够控制的：,宇宙规律、自然现象、既定原则。,“水桶效应”的启迪,水桶效应：,一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！,问题：,哪一块是我们走向成功的“短板”？,关键词：,必须设法找到那块短板！,必须充分利用那块短板！,“时间”的特性,特性一：,时间不可再生；,特性二：,时间不可逆转；,特性三：,时间不可停滞；,特性五：,时间不可伸缩；,特性六：,时间不可替代。,关键词：,“时间”是世界上最稀缺的资源！,“时间”是最珍贵的资源短板！,“时间”是否能管理,事实：,你绝对不能够让时间停止下来。,因此：,时间本身是不能够被“管理”的。,所以：,时间管理的关键,时间管理的具体内容：,选择、支配、调整、驾驭；,分析、计划、理解、实施。,关键词：,危险的信号,不想上班，没兴趣；,什么事情都看不惯；,待办工作堆积如山；,天天是救火队队长；,不能判断轻重缓急；,工作总是被人干扰；,与同事们很难相处；,害怕见自己的上司；,平日及假日经常加班；,健忘，身体越来越差；,没乐趣，今天不回家！,不想活动，越来越懒；,惧怕新工作和新挑战。,很内疚，不是好丈夫、,好父亲、好子女；,别理我，烦着呢！,学习时间管理的目的,误区：,在单位时间内比以前做更多的事。,目的：,学习,判断那些是对你最重要的事；,充分的利用时间产生最大的价值。,关键词：,二、时间管理的沿革,第一代：“公鸡型”,做个备忘录，当日事当日毕。,好处：,知道自己做了那些工作；,坏处：,你被各种“事件”所控制。,结果：,逢山开路、遇水架桥；,后知后觉，忙而无效！,第二代：“仓鼠型”,事先做一个工作计划，未雨绸缪；,好处：,事先有准备，效率明显提高；,坏处：,你会更忙碌，可能迷失方向。,关键词：,你可能会成为一个忙碌的“工兵”！,第三代：“北极熊型”,先明确个人价值观与目标的关系；,好处：,确立了个人价值观及与目标；,坏处：,可能会缺乏整体的团队观念。,结果：,对事件的判断取决于个人价值观。,第四代：“群狼型”,追求集体利益：,定义：先做对的事，再把事做对！,强调：,选择和确定最重要的事情先去做；,强调企业、团队、个人的均衡性；,通过改变思想来改变团队的行为。,第五代：“熊猫型”,追求社会公益与人生价值：,定义：服务群体，同时追求人生价值！,强调：,认真工作、幸福生活、劳逸结合；,服务社会、享受人生、二者均衡；,社会进步、人生幸福、世界大同。,五代时间管理间的关系,第一代：,有了一个备忘录，但缺少一个计划！,第二代：,你有了一个计划，但缺少一个目标！,第三代：,你有了一个目标，但缺少团队精神！,第四代：,你有了团队意识，但缺少人生规划！,第五代：,你即有人生规划，又有社会公德心！,关键词：,循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！,三、时间与“习惯”管理,习惯的定义,什么是习惯：,无意识、不经思考的行为方式；,是精神或性格的一种固定趋向；,我们会受制于各种各样的习惯。,关键词：,你的潜意识会构成无数个习惯。,习惯的判断,什么是好习惯，什么是坏习惯？,问题：,好习惯、坏习惯、一般的习惯，,那一种习惯的危害性最大？,案例：,大象为什么不逃跑？,习惯与“舒适区”的关系,每个人都有自己的舒适区；,因为舒服所以就不愿离开；,舒适区是由习惯所构成的。,不舒适的,舒适的,不舒适的,走出你的舒适区,危机管理：“谁动了我的奶酪”；,要想舒适，首先必须先不舒适。,例如：,犹太民族的忧患意识及危机意识。,关键词：,不舒适的具体行为：变革与创新！,改变习惯的收益,你的家人及朋友们会刮目相看；,你的上司和同事会惊讶及赞赏；,你自己会有成就感以及满足感；,你生活、工作及事业获得提升。,关键词：,改变旧习惯的困难,可能出现的问题：,你可能又会延续过去的习惯；,你可能会被旧的习惯所牵引；,你可能会感觉不舒服不自在。,关键词：,创造改变习惯的环境,又有可能出现的问题：,同事们可能会感到疑惑和不解；,甚至感到威胁而破坏你的努力；,迫使或诱惑你放弃努力的目标。,关键词：,四、时间与价值管理,时间的四个象限,重 要,不重要,紧 急,不 紧 急,紧急/重要,不紧急/重要,紧急/不重要,不紧急/重要,2,1,3,紧急,4,重要,不紧急,不重要,45%,35%,5%,15%,不良的时间分配,1,2,重要,&,不紧急,重要,&,紧急,最佳的时间分配,四象限的区分（示例）,重大项目的谈判,紧急问题的处理,重要会议或工作,愿景价值观的澄清,计划、准备、预防,学习、培训、休闲,重 要,无谓的电话、信件、,报告、会议、应酬,符合别人期望的事,打麻将三缺一,不 重 要,各种琐碎的闲杂事,无用的广告、函件,发呆、上网、闲聊,游荡、逃避性活动,紧 急 不 紧 急,“莫菲定律”,事实：,事情往往不是你想象的那么轻松；,凡事往往都比你想像的复杂困难。,当心：,问题往往出现在最不可能的时候。,例如：,爱人结婚了，新郎不是你！,改变传统的时间观念,误区：,在最短的时间内做最多的事。,正确的方法：,依照重要性程度来安排顺序；,要遵循你心中的目标和方向。,你对时间的控制,以下时间那个最难控制？请排序：,（）工作的时间；,（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）,（）上司的时间；,（）下属的时间；,（）客户的时间；,（）女友的时间；,（）家庭的时间；,（）哥们的时间。,时间是怎样流失的,问题：,时间总是被干扰、控制、割裂、破坏；,所以：,你往往总是感觉时间实在太不够用了！,困惑：,你的时间到底到那里去了？,时间不够用的原因,午餐吃太饱或吃太久,上司找麻烦,时间管理的核心六步骤,定角色和职责(明确价值观),公私兼顾，价值为先,列出事件清单,按照主动性与应对性分类,排定事件优先次序,以重要性和紧急性来排定,制定时间计划表,预留弹性，保证重点,言行一致地执行,排除干扰，有效授权,调整和改善,自我评估，持续改善,关于时间的事实,事实的一方面：,有些事情我们认为能够左右和管理，但其实我们不能！（没问题！）,事实的另一面：,有些事情我们认为不能左右和管理，但其实我们能！（啊呀,不行),关键词：,学习分辨和处理这些事情！,关于“猴子”的故事,问题：,总是有人企图把他的猴子交给你；,照顾别人的猴子会非常耗费时间；,猴子令你的生活痛苦和工作忙乱；,猴子会成为一个个“烫手的山芋”。,关键词：,你应该怎么办？,有效的建议,建议一：,建议二：,建议三：,建议四：,干扰的判断,自问：,是否经常会有人打扰你的工作？,你是否清晰别人打扰你的目的？,目标、程序、制度是否不明确？,紧急突发状况是不是经常出现？,来自上司的干扰,来自上司的干扰往往最难控制。,有效的方法：,来自同事的干扰,来自同事的干扰往往最难推却。,有效的方法：,来自下属的干扰,来自下属的干扰往往容易忽视。,有效的方法：,来自自己的干扰,来自自己的干扰往往最难察觉。,例如：,没有目的的游荡、与属下闲聊；,各种不良的习惯，想改改也难。,有效的方法：,五、时间与工作方法管理,时间自然法则总结,找到你生命中的“西瓜”,我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻；,我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻；,结果我们错误的用数量代替了质量。,关键词：,拣芝麻没有有大价值，拣西瓜却有！,确认你的“西瓜”,时间 成果,时间 成果,20%,80%,80%,20%,确定有效目标,前提：,工作不能没有目标设定；,目标没有计划就是空想。,所以：,计划必须要考虑期望值；,计划必须考虑资源配置；,目标必须设定最后期限。,高回报目标（1）,改善工作：,1、按时执行完成每一项工作；,2、会客必须在规定时间之内；,3、会议前必须拟定会议提纲；,4、准备完整资料提供给客户。,高回报目标（2）,当需要时怎样找到任何东西：,1、把所有的文件从桌子上清走；,2、把名片放在一个固定的地方；,3、把重要文件放在固定的地方；,4、建立电脑及文件的归档系统；,5、重新归类未审批处理的文件；,6、彻底整理办公桌及电脑文档。,工作确定的顺序,回答以下问题：,要做什么事情？,为什么要去做？,用什么标准做？,什么时间开始？,哪些人参加做？,怎样分配时间？,关键词：,合理调整时间及资源分配的顺序。,效率和效益的分别,问题：,99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张？,分别：,追求效率：,是把事情做对；,追求效益：,是做对的事情。,关键词：,抓西瓜和拣芝麻截然不同！,战略正确，战术才有意义！,低回报工作拣“芝麻”,问题：,拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽；,不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。,方法：,将芝麻分类，集中时间处理他们；,坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。,关键词：,做慢而对的事比做快而错的事好！,如何避免拣“芝麻”,可能的感觉：,我工作很努力，然而没有成就感！,可能的原因:,不良习惯偷走了你宝贵的时间；,解决的方法：,持续时间记录，提供精确资料；,记录每天或30天内的活动内容；,增强观察进入时间的有效流程。,六、时间管理工具与TIPS,时间管理的好工具,周工作计划/小结表,效率记事本（每日事件安排表）,5,月第3周工作计划/小结表,(,5,月,14,日至,5,月,20,日),(样表),排序,时间投入百分比(%),工作任务/项目,计划完成情况,/标准,实际完成情况,未完成原因,A+,40,分公司总经理后备人才梯队培养项目,回收与审核确认第一期参训后备总经理名单；,撰写考核方案草案并与领导沟通,A,20,井岗山经理夏令营项目,召开筹建小组第一次会议；,干部文化整理方案与专家进行培训式研讨(周三下午)；,A-,15,USS内训讲师第一期培训通知,第二期杭州培训准备与实施(22-25日)；,辅导班主任(李伟民/周江),B+,10,招聘培训主管,第二轮招聘面试3人;,确定最终人选,B,10,培训与辅导员工,高级培训技巧训后内容分享；,检查小严培训人才八步法的学习效果,C,5,其他培训项目管理(周江落实),MIT项目各部门计划公布；,新员工培训安排(黑吉/中南区/北方区/总部)；,有效时间管理TIPS,墨非定律：,凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；,不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；,不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；,您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,崔西定律：,任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；,简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。,有效时间管理TIPS,文件处理流程：,投掷：将不用的资料丢掉；,转手：将资料转交给别人去做；,行动：重要的事情一定要马上去做；,归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。,有效时间管理TIPS,有效时间管理TIPS,心理建设：,欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；,决定：决定达成作好时间管理的目标；,操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；,决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。,有效时间管理TIPS,提高生产力：,一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；,养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；,用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；,要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间,工作中断时，要有“回去工作”的驱动力；,要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；,维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；,集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；,设定完成工作的期限；,达成对别人的承诺。,有效时间管理TIPS,克服拖延的习惯,要有良好的组织；,由重要的事情开始著手工作,建立一个报酬时间表；,培养紧急的意识,以快节奏工作；,一旦开始，不要停止；,订出一段特定的时间工作；,从最糟的事情开始；,详细的计划；,不要找借口；,设定截止期限。,有效时间管理TIPS,提高别人的工作效率,清楚地让对方了解你对工作成果的期望,拟定计划（月计划、周计划）彻底执行,知道评量工作成果的标准,了解你的同事，并适度地调整与其共事的方式,让对方承担起应负的责任，对于对方不合标准的工作诚实地给予指正,提供解决问题的出路，在批评时，应提出具建设性的解决方案,当委托他人，有无法监督工作时，必须确认给对方足够仔细且明确的指示,让团队伙伴分享信息,有效时间管理TIPS,授权与沟通,工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上；,在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系,在职业生活中您是否成功，百分之84决定于您如何有效地与别人沟通；,每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确,不良授权是浪费时间的主要因素；,您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什么?,要使自己成为解决方法导向的人；,要将可能交办出去的工作授权出来；,要教导您的部属，如何做您所交办的工作；,要向外界争取资源协助您。,有效时间管理TIPS,时间管理哲学,培养个人的时间管理哲学；,要有远大的眼光；,要有延后满足的能力；,培养个人的特质，在行动中自我操练；,学习微视，以每分钟来衡量时间；,学习如何说“不”；,要记住时间等于金钱；,要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；,完成较高价值的工作；,时间管理是一生的技巧；,以榜样去引导您的部属；,平衡与适度：放轻松、要休假和运动；,确定您的目标与价值一致；,定期健康检查；,吃清淡的食物；,下定决心活到100岁,时间管理（影响层面）,战略层面,流程层面,组织层面,关系层面,沟通层面,授权层面,会议层面,学习层面,习惯层面,家庭层面,七、时间与压力管理,急迫性指数测验（1）,是 否,我在紧迫和压力下的表现最好（）（）,我常感到工作和生活十分紧张（）（）,我常感觉别人太慢而很不耐烦（）（）,我片刻没和公司联系就会不安（）（）,我做事情时往往无法集中精力（）（）,我平时最讨厌等待别人或排队（）（）,我在休假或外出时会觉得不安（）（）,我似乎从早到晚永远在赶时间（）（）,急迫性指数测验（2）,是 否,我在处理危机情况时表现得最好（）（）,处理突发事件比平时更有成就感（）（）,我常为紧急公事牺牲和亲友共处（）（）,我觉得处理突发事件才更有意义（）（）,目前工作不是我真正想做的事情（）（）,已办文件堆得越高我越有成就感（）（）,我在公司常常是边工作边吃饭的（）（）,管理压力压力源,压力的关键来源,时间性压力源（在知觉到的很短的时间内完成大量的任务，且无法控制时间）,情境性压力源（产生于工作和生活的环境）,工作负荷过大,令人不适的工作条件和工作环境,缺乏控制,快速的变化或变革,遭遇性压力源（由人际交往产生）,预期性压力源,（来自于对事件的预感或恐惧）,角色冲突（角色不相容）,令人不快的期望,问题冲突（意见不一）,对不确定性的担忧,交往冲突（对抗与敌意不能好相处）,暂时性的可为动力,乐观与压力解决,乐观的人聚焦于问题解决而不是沉沦于负面联想和痛苦情绪,LOT-R乐观量表,A,dversity,挫折或压力出现,B,elief,产生负面联想,C,onsequence,有了预设的结论,D,isputation,加入反驳机制,E,nergizing,强化正性情绪,自我激励,E,motional,陷入渲染事件与否,自己定和无助感的,负性情绪,Positive Thinking,形成解决问题的,正面思考,问题恶化或,持续不确定,抱怨和退却能解决问题吗？,下一次我一定能做的更好！,压力管理方法,八、总结,时间管理的八大秘决,效果,目标,计划,排序,20,集中,人,罗盘,做正确的事情,书面界定结果,缜密思考策划,优先高于一切,关注少数重点,专注整块时间,投资情感帐户,平衡工作生活,平衡发展的生命之轮,To live：生理,To love：,社交/人际,To learn：,心智,To leave：,心灵,人们总是走相同的路，却希望得到不同的结果！,爱因斯坦,你可以决定做你应该做的事，或者仅做你喜欢的事！,