第4章 Access2000数据库设计实例.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第四章,Access,数据库设计实例,计算机科学系,本章学习重点,了解,Access,数据库应用系统规划、设计的基本知识,掌握,Access,数据表的设计和管理,掌握根据,Access,数据表进行查询的设计和管理,掌握,Access,窗体的设计和管理,掌握,Access,报表的设计和管理,掌握,Access,报表的设计和管理,熟练掌握,Access,数据表、查询、窗体、报表、宏的基本操作和掌握在,Access,中应用宏设计和创建菜单,4.1,创建数据库实例,本章介绍利用,Access2000,开发“工资管理信息系统”的过程，该系统主要实现工资数据的分类输入，根据用户的需要进行分类处理输出,，以及系统本身的维护功能，当然这些都离不开数据库的科学设计。,4,1,1,系统主要特点,一个系统设计的起点就是要确定它所需要实现的功能，而这些功能必需是最大限度地结合用户需要和,Access2000,本身特点归纳出来的。一般地这些功能都要集中放在一个窗体上以作为系统的控制中心。本系统的面板窗体图,4-1,就是“工资管理信息系统”的控制面板。面板中的主菜单就是本系统主要功能的集合。,图,4-1,“,工资管理信息系统”的控制面板,4,1,2,数据录入设计,数据录入设计包括基本数据、工资扣款、病事假、奖金等四项。,1,基本数据包括职工代号、日期、基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴、保津贴、误餐费，教护等项，这些项是根据国家有关政策、单位实际情况、职工职称职级和职工工龄而确立的。这些数据的一个共同特点是在一段时期内基本保持不变，不需要每月重复输入，是一组保持相对稳定的数据。,2,工资扣款包括职工代号、日期、公积金、房租、水费、电费、医疗、会费、子保、煤气、网视、税收、违纪扣款。这一组数据中除公积金、会费、子保三项是保持相对稳定的扣款项，其余几项都是根据每月实际发生而变动的扣款项。,3,事假记录职工的请假情况，包括职工代号、时间性质、天数。用（本月天数,-,请假天数）,/,本月天数,基本数据合计,+,奖金组成应发工资。,4,奖金记录职工的本月工作量，作为计算奖金的依据。包括职工代号、日期、事项、工作量等。,4,1,3,数据查询与打印设计,数据查询与打印设计包括模糊查询与打印、汇总查询与打印、工资条查询与打印等三项。模糊查询与打印是根据用户输入参数，筛选出用户所需要的结果。系统设计了根据职工姓名或单位两个参数来进行查询与打印，两个参数之间是或的关系，某参数的值为空表示此参数不起作用。汇总查询与打印是为了满足统计的需要，汇总是根据单位来进行分组汇总的。工资条查询与打印是将职工工资的明细信息通知给职工的一种形式。,4,1,4,系统维护与管理,系统维护与管理包括密码与权限管理、数据备份与恢复三项。密码通过设计登录窗体来验证用户密码，通过设计更改密码窗体和权限管理窗体来更改密码和进行权限分配。数据备份与恢复是防止数据破坏的基本措施。,菜单项,菜单名,菜单子项,宏操作,菜单,1,数据录入,基本数据,OpenForm,（,基本数据窗体）,工资扣款,OpenForm,（,工资扣款窗体）,病事假,OpenForm,（,病事假窗体）,奖金,OpenForm,（,奖金窗体）,菜单,2,查询,汇总,OpenForm,（,汇总窗体）,工资条,OpenForm,（,工资条窗体）,菜单,3,打印,汇总打印,OpenReport,（,汇总打印）,工资报表,OpenReport,（,工资报表）,菜单,4,系统维护与管理,密码与权限,OpenForm,（,密码与权限）,数据备份,OpenForm,（,数据备份）,数据恢复,OpenForm,（,数据恢复）,退出,退出,保存并退出,Quit,4,2,数据库表设计,数据库是“工资管理信息系统”的基础，前台有数据录入，后台必须有数据存储，而存储在数据库中的数据又是后续程序进行数据处理的基础。所有数据都是以文件形式存储于数据库的各相应表中。,4,2,1,创建表和初始数据输入,1,数据库、表及表数据,工资管理系统数据库共包括五个表，分别为“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”、“请假情况”和“奖金”，分别如表,4-1,、表,4-2,、表,4-3,、表,4-4,、表,4-5,所示，它们之间的关联字段为“职工代号”。,表,4-1,职工表,职工代号,姓名,单位,年龄,性别,学历,职称,联系电话,1001,张东光,院办,25,男,本科,职级,7,010-32655913,1002,李重新,院办,41,男,本科,职级,5,010-43615621,5003,石树村,通信系,48,男,硕士,教授,010-45628789,5004,纪小东,通信系,28,女,博士,副教授,010-54890378,表,4-2,基本工资,职工代号,日期,基本工资,浮动工资,特教贴,岗贴,保津贴,误餐费,教护,1001,2005-01-01,519,223,48,266,80,1002,2005-01-01,812,356,72,402,80,2001,2005-01-01,759,315,65,358,80,5003,2005-01-01,1002,468,89,96,512,80,5004,2005-01-01,759,315,65,358,80,表,4-3,工资扣款,职工代号,日期,公积金,房租,水费,电费,医疗,会费,子保,煤气,网视,税收,违纪扣款,1001,2005-01-01,104,50,21.21,141.56,5,4.01,3,48.01,8,24.05,2002,2005-01-01,150,70,31.34,150.45,5,5.11,3,52.14,8,36.78,3001,2005-01-01,104,50,25.06,122.99,5,4.23,3,32.01,8,24.35,350,5002,2005-01-01,190,89.87,215.23,5,6.01,3,12.1,8,68.09,5003,2005-01-01,190,80,89.78,235.43,5,6.05,3,20.2,8,68.99,560,5004,2005-01-01,140,52.32,126.76,5,5.32,3,32.01,8,37.21,表,4-4,请假情况,职工代号,时间,性质,天数,1001,2005-01-03,病假,3,5001,2005-01-03,事假,1,5001,2005-01-10,病假,5,2001,0,6001,0,7001,0,7002,0,表,4-5,奖金,职工代号,日期,事项,工作量,1001,2005-01-01,行政（平均）,56,3001,2005-01-01,本科,26,3002,2005-01-01,成教,18,4001,2005-01-01,分校,18,5001,2005-01-01,本科,26,5001,2005-01-01,公共课,26,2,建库和建表,利用文件菜单创建“工资管理信息系统”的数据库,GZ,，,操作步骤如下。,（,1,）在,Access,主菜单下，打开,【,文件,】,菜单，选择,【,新建,】,选项，进入“新建”窗口。,（,2,）在“新建”窗口，选择“常用”选项卡，在列表框中，选择“数据库”选项，再单击“确定”按钮，进入“文件新建数据库”窗口。,（,3,）在“文件新建数据库”窗口的“保存位置”下拉框中，选择“工资管理信息系统”数据库的保存位置,GONGZI,，,再输入数据库名字（,GZ,），,如图所示。,建库和建表,建库和建表,（,4,）在“文件新建数据库”窗口，单击“创建”按钮，进入“数据库”窗口，如图所示。,建库和建表,（,5,）在“数据库”窗口，打开,【,工具,】,菜单，选择,【,选项,】,，进入“选项”窗口，可以设置数据库的属性，如图所示。,创建数据表的操作步骤,数据库创建好后，就可以在数据库中创建数据表。创建数据表的操作步骤如下。,（,1,）打开“,GZ,”,数据库，在“数据库”窗口，单击“新建”按钮，进入“新建表”窗口。,（,2,）在“新建表”窗口，选择“设计视图”，再单击“确定”按钮，进入表结构设计窗口，如图所示。,创建数据表的操作步骤,（,3,）在表结构设计窗口中，根据表,4-2,“,基本工资”的结构定义表结构，再按“退出”按钮，进入“另存为”窗口，如图所示。,创建数据表的操作步骤,（,4,）在“另存为”窗口，定义表名为“基本工资”，再单击“确定”按钮，返回“数据库”窗口。,（,5,）在“数据库”窗口，选中表“基本工资”，再单击“打开”按钮，进入表“基本工资”浏览窗口，可以向“基本工资”表输入数据，如下图所示。,（,6,）按照上述方法依次创建“职工表”、“工资扣款”、“请假情况”和“奖金”数据表。,4,2,2,建立各表间关联,建立“,GZ,”,数据库表间关联关系的操作步骤如下：,（,1,）在“,GZ,”,数据库窗口，打开,【,工具,】,菜单，选择,【,关系,】,选项，进入“关系”窗口，同时弹出“显示表”窗口，如图所示。,（,2,）在“显示表”窗口，将要建立关联关系的表添加到“关系”窗口中。,（,3,）在“关系”窗口，用鼠标拖动关联字段“职工代号”创建各表关联关系，如图所示。,（,4,）关闭“关系”窗口，保存数据库，结束数据库中各表间关联关系的建立。,一对一,一对一,一对多,一对多,4,3,查询设计,4,3,1,“,病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”,设计,4,3,2,“,工资条查询”,设计,4,3,3,汇总查询设计,4,3,1,“,病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”,设计,“工资条查询”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”为基础的。“基本工资”都是以一个月,30,天来计算的，故其中各项都要去除病事假天数后来组成应发工资相应各项。建立查询操作步骤如下。,（,1,）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。,（,2,）在“数据库”窗口，单击,【,新建,】,按钮，进入“新建查询”窗口。,（,3,）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。,（,4,）在“显示表窗口”，选择表“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”和查询“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表，如图所示。,4,3,1,“,病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”,设计,（,5,）在“选择查询”窗口，再打开,【,视图,】,菜单，选择,【,SQL,视图,】,选项，打开,SQL,图。在该窗口中输入,SQL,语句，如图所示,4,3,1,“,病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”,设计,（,6,）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“工资条查询”。运行该查询，结果如图所示。,4,3,2,“,工资条查询”,设计,“工资条查询”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”为基础的。“基本工资”都是以一个月,30,天来计算的，故其中各项都要去除病事假天数后来组成应发工资相应各项。建立查询操作步骤如下。,（,1,）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。,（,2,）在“数据库”窗口，单击,【,新建,】,按钮，进入“新建查询”窗口。,（,3,）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。,（,4,）在“显示表窗口”，选择表“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”和查询“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表，如图所示。,4,3,2,“,工资条查询”,设计,（,5,）在“选择查询”窗口，再打开,【,视图,】,菜单，选择,【,SQL,视图,】,选项，打开,SQL,图。在该窗口中输入,SQL,语句，如图所示,4,3,2,“,工资条查询”,设计,（,6,）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“工资条查询”。运行该查询，结果如图所示。,4,3,3,汇总查询设计,“汇总查询”是根据“单位”字段对“工资条查询”进行汇总而成，以满足用户单位的统计和会计工作上的需要。建立“汇总查询”的操作步骤如下：,（,1,）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。,（,2,）在“数据库”窗口，单击,【,新建,】,按钮，进入“新建查询”窗口。,（,3,）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。,（,4,）在“显示表窗口”，选择查询“工资条查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表。,（,5,）在“选择查询”窗口，再打开,【,视图,】,菜单，选择,【,SQL,视图,】,选项,（,6,）在选择查询窗口，输入汇总查询,SQL,语句，如图,4-19,所示。,4,3,3,汇总查询设计,（,7,）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“汇总查询”。运行该查询，结果如图所示。,4,4,窗体设计,4,4,1,设计“登录”窗体,“登录”窗体是“工资管理信息系统”启动后第一个显示的窗体，在该窗体设计一个“文本框”和一个“命令按钮”控件，“文本框”控件用来接收操作员口令，“命令按钮”的事件代码是一个宏操作，单击“命令按钮”触发事件执行，通过验正操作员口令，达到启动系统“面板”窗体的目的。,登录窗体如图所示。在“登录”窗体中如果输入的是正确密码，则可进入“面板”窗体。,设计“登录”窗体的操作步骤,（,1,）打开“,GZ,”,数据库。,（,2,）打开窗体“设计视图”，给窗体添加“标签,1,”,、“标签,2,”,、“文本框”、“命令按钮”等多个控件。如图所示。,标签,1,文本框,命令按钮,标签,2,设计“登录”窗体的操作步骤,（,3,）利用鼠标调整各控件到合适大小，并修改各控件的属性，如标题。,（,4,）定义“命令按钮”控件的属性和事件，在“单击”事件属性中添加下面将要建立的宏名。,（,5,）保存窗体，结束“登录”窗体的设计。,（,6,）定义宏的操作命令，如图所示。,（,7,）保存宏，结束宏的设计。,设计“登录”窗体的操作步骤,由于“登录”窗体是系统要启动的第一个窗体，因此要进行启动设置，以便打开数据库时，系统能自动启动“登录”窗体。自动启动“登录”窗体的方法是打开,【,工具,】,菜单，选择,【,启动,】,选项进行相应设置，如图所示。,4,4,2,设计“面板”窗体,“面板”窗体是,系统,的控制中心。这种控制主要是通过主菜单调用相应窗体或报表来实现的，“面板”窗体如图,4-1,所示。窗体设计较简单，其关键就是要在窗体中关联“主菜单”宏。“主菜单”宏将在本章第五节中介绍，在此可以先将宏名“主菜单”与“面板”窗体进行关联。具体操作步骤如下：,设计“面板”窗体,操作步骤,（,1,）打开“,GZ,”,数据库,。,（,2,）打开“面板”窗体。,（,3,）在“面板”,窗体,窗口，打开,【,视图,】,菜单，选择,【,属性,】,选项，进入“属性”窗口。,（,4,）在“属性”,窗口,的“菜单栏”属性项文本框内，输入菜单名“主菜单”。,（,5,）保存“面板”,窗体,，返回“数据库”窗口。,4,4,3,设计“数据录入”各窗体,1,“基本数据”窗体,“基本数据”窗体用来向“基本工资”表录入数据。设计“基本数据”窗体的步骤如下。,（,1,）打开数据库，在“,GZ,”,数据库窗口，选择“窗体”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建窗体”窗口，如图所示。,4,4,3,设计“数据录入”各窗体,（,2,）在“新建窗体”窗口，选择创建窗体所需的数据源表“基本工资”，再选择“自动创建窗体：表格式”，系统将自动创建一个表格式窗体，如图所示。,4,4,3,设计“数据录入”各窗体,（,3,）保存窗体，在“另存为”窗口输入“基本数据”，结束创建窗体的操作。,（,4,）由上图可见窗体表格各字段宽度不尽合理，因此要进行调整。调整的方法是：在“,GZ,”,数据库窗口，选中窗体“基本数据”，单击“设计”工具按钮，出现如图所示画面。,4,4,3,设计“数据录入”各窗体,（,5,）在上图中将各字段调整到合适宽度后，保存。,（,6,）双击窗体“基本数据”，运行结果如图所示。,4,4,3,设计“数据录入”各窗体,2,窗体“工资扣款”、“病事假”、“奖金”的设计,窗体“工资扣款”对象数据来源表是“工资扣款”，窗体“病事假”对象数据来源表是“请假情况”，窗体“奖金”对象数据来源表是“奖金”，这三个窗体的设计方法与“基本数据”窗体的设计方法完全相同。由于篇幅所限，在此不作赘述。,4,4,4,设计“查询”窗体,1,“查询”窗体包括两项：,“汇总”,窗体和“工资条”,窗体，其中,“汇总”,窗体的设计方法与,4.4.3,中“基本数据”窗体的创建步骤完全相同，只是窗体“汇总”对象数据来源是“汇总查询”，由于篇幅所限，这里不再赘述。窗体“工资条”设计与以上窗体有一些差别。,4,4,4,设计“查询”窗体,2,窗体“工资条”设计,（,1,）打开数据库，在“,GZ,”,数据库窗口，选择“窗体”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建窗体”窗口。,（,2,）在“新建窗体”窗口，选择创建窗体所需的数据源查询“工资条查询”，再选择“自动创建窗体：表格式”，单击“确定”按钮，系统将自动创建一个表格式窗体，如图所示。,4,4,4,设计“查询”窗体,（,3,）保存窗体，在“另存为”窗口输入“工资条”，结束创建窗体的操作。,（,4,）由于工资条是用来通知每个职工当月的工资情况，所以每一条数据上方都应有字段说明，因此需要在窗体设计视图中，将所有字段标题从窗体页眉栏调整到主体栏中，如图所示。,4,4,4,设计“查询”窗体,（,5,）双击“工资条”窗体，运行结果如图所示。,4,5,报表设计,Access2000,的报表格式美观，功能强大，而且有较完整地打印功能，主要用于数据的最终结果输出。面板窗体中的“打印”菜单包括“工资报表”和“汇总打印”两个功能。,4,5,1,报表“工资报表”设计,报表“工资报表”设计的设计步骤如下：,（,1,）打开数据库，在“,GZ,”,数据库窗口，选择“报表”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建报表”窗口，如图所示。,报表“工资报表”的设计步骤,（,2,）在“新建报表”窗口，选择创建窗体所需的数据源“工资条查询”，再选择“自动创建报表：表格式”，系统将自动创建一个表格式报表。,（,3,）保存报表，在“另存为”窗口输入“工资报表”，结束创建报表的操作。,（,4,）由于报表的页面页眉的默认标题是数据源的标题“工资条查询”，不太符合报表的内容，可更改为“工资报表”，另外，各字段宽度可能不尽合理，而且也不是工资条的样式，因此要进行调整。调整的方法是：在“,GZ,”,数据库窗口，选中报表“工资报表”，单击“设计”工具按钮，在出现的报表设计视图中进行调整，与窗体的调整十分相似。,（,5,）调整后的报表如图所示，注意将所有字段标题从窗体页眉栏调整到主体栏中，然后保存。,报表“工资报表”的设计步骤,（,6,）双击报表“工资报表”，运行结果如图所示。,4,5,2,报表“汇总打印”设计,报表“汇总打印”的数据源表或查询为“汇总查询”，报表“汇总打印”设计方法与“工资报表”的创建步骤基本相同，只是不需要将字段标题调整至主体处，因此该报表具体操作步骤在此不作赘述。,4,6,用宏设计主菜单,“工资管理信息系统”的,主菜单,通过“面板”窗体打开，它的功能需要通过设计“宏”来完成。,4,6,1,各菜单内容简介,系统“数据录入”、“查询”窗体及其他窗体、工作窗口和报表完成后，就可以设计系统主菜单。下表是“工资管理信息系统”菜单的全部内容。,菜单项,菜单名,菜单子项,宏操作,菜单,1,数据录入,基本数据,OpenForm,（,基本数据窗体）,工资扣款,OpenForm,（,工资扣款窗体）,病事假,OpenForm,（,病事假窗体）,奖金,OpenForm,（,奖金窗体）,菜单,2,查询,汇总,OpenForm,（,汇总窗体）,工资条,OpenForm,（,工资条窗体）,菜单,3,打印,汇总打印,OpenReport,（,汇总打印）,工资报表,OpenReport,（,工资报表）,菜单,4,系统维护与管理,密码与权限,OpenForm,（,密码与权限）,数据备份,OpenForm,（,数据备份）,数据恢复,OpenForm,（,数据恢复）,退出,退出,保存并退出,Quit,4,6,2,设计菜单“宏”,1,设计“数据录入”菜单,（,1,）打开“,GZ,”,数据库。,（,2,）在“数据库”窗口中，选择“宏”为操作对象，再单击“新建”按钮，进入“宏”编辑窗口，如图所示。,1,设计“数据录入”菜单,（,3,）在“宏”编辑窗口中，打开,【,文件,】,菜单，选择,【,保存,】,选项，进入“另存为”窗口，,在“另存为”窗口，定义宏名为“菜单,1,”,，再单击“确定”按钮，返回“宏”编辑窗口。,（,4,）在宏编辑窗口，依次定义菜单项中每个子菜单要执行的宏操作，四个宏的操作命令都是打开窗体“,OpenForm,”,，,区别只是选择不同的窗体，如图所示。,1,设计“数据录入”菜单,（,5,）在“宏”编辑窗口，打开,【,视图,】,菜单，选择,【,宏名,】,选项，系统即在“宏”编辑窗口增加一列，可以为每个宏操作定义宏名。在“宏名”栏中依次输入菜单项中每个子菜单的名称，如图所示。,1,设计“数据录入”菜单,（,6,）保存“宏”，结束“数据录入”菜单的创建，返回数据库窗口。,上面的操作未涉及到菜单项名“数据录入”，菜单项名将在主菜单设计中定义。,2,其它菜单项的设计,其它菜单项的设计与“数据录入”菜单的创建十分类似，只是宏名不同，以及每个子菜单要执行的宏操作不同，子菜单的宏操作见上表，其操作过程在此不作赘述。,3,主菜单设计,（,1,）打开“,GZ,”,库。,（,2,）在“数据库”窗口，选择“宏”为操作对象，再单击“新建”按钮，进入“宏”编辑窗口。,（,3,）在“宏”编辑窗口，打开,【,文件,】,菜单，选择,【,保存,】,选项，进入“另存为”窗口，在“另存为”窗口，定义宏名为“主菜单”，再单击“确定”按钮，返回“宏”编辑窗口。,（,4,）在宏编辑窗口，依次定义主菜单的各菜单项，其操作命令都是增加菜单项“,AddMenu,”,，,不同之处只是操作参数中的菜单名称、菜单宏名称和状态栏文字，如图所示。,