秘书考试讲义：事务文书.ppt

<p>单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第二讲事务文书,主讲：班玉冰,常见文种,事务文书部分涉及的文书比较多，五级部分有传真，备忘录，事务性通知，邀请函，感谢信，贺信，请柬。,四级部分有简报，意向书，订货单，商品说明书。,三级部分有计划、总结，市场调查报告，讲话稿，投标书，招标书，述职报告。,市场调查报告,一、市场调查报告的概念,简单地说，调查报告就是调查研究之后根据调查情况写成的书面材料。,市场调查报告是对市场调查所得信息资料进行整理，得出结论，提出合理建议的局面报告。,二、市场调查报告的特点,1,、针对性,2,、真实性,3,、时效性,三、市场调查报告的类型,按调查范围与方式分：综合性与专题性的调查报告,按目的作用与内容分：情况调查报告，事件调查报告，经验调查报告与问题调查报告,四、调查报告的写作,（一）标题,1,、单标题,2,、正副标题,（二）前言,1,、调查的目的、对象、范围,2,、经过、方法,3,、主要内容与观点,（三）正文,1,、情况部分,2,、预测部分,3,、建议部分,（四）结尾,调查问卷的题目设计：,问题形式可分为开放式问题与封闭式问题两种。,例,1,：您对,1997,年,7,月,1,日的香港回归有何看法？（开放式）,例,2,：您的性别？男（）女（）（封闭式）,计划,一、计划的概念和特点,1.,计划的概念,计划是各级机关、社会团体、企事业单位和个人，针对一定时期的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。,2,、计划的特点,（,1,）针对性,（,2,）预见性,计划的范畴,规划,是具有,全局性的、较长时期,的长远设想。,方案,是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤,对,专项工作,作出全面部署与安排的计划。,安排,是对,短期,内工作进行,具体,布置的计划。,设想,是,初步,的,草案性,的计划。,打算,是,短期,内工作的,要点式,计划。,要点,是列出工作,主要目标,的计划。,1,、广东省消灭荒山,规划,2,、美加公司第一季度工作,安排,3,、对广州市未来经济发展方向的,设想,4,、福州市工资与物价挂钩,方案,5,、广州市两个文明建设工作的,要点,6,、,2000,年全市固定资产投资,计划,二、计划的写法,1.,表格式计划,以表格方式撰写计划，适用于时间短、范围窄、变化小、内容单一的具体安排，如销售计划、月计划等。,2.,文章式计划,写明指导思想、目标任务、措施步骤等。,由标题、正文、落款构成。,(1),标题。由四个要素组成：单位名称、时间、事由、文种。,(2),正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由,前言、主体与结尾构成。,主体部分包括目标和任务、措施和步骤及其他事项,构成。,(3),尾部。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。,计划标题改错,1,、本年度工作计划,（2008年度工作计划）,2,、迅达公司,1997,年第四季度工作,规划,（改安排）,3,、本人学习计划,安排,（删）,4,、,王小明,（改本人）,关于三季度工作计划,判断题,1,、时间较长、范围较广、内容较概括的计划可称为方案。,2,、计划的结尾都应提出希望或发出号召，要求人们认真执行。,3,、计划的主体一般由根据、目标、措施与步骤四个要素构成。,4,、“凡事预则立，不预则废”讲的是计划对工作的重要性。,5,、计划标题与许多事务文书一样不必写明时限。,总结,一、总结的概念,总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一定时期的工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，探求规律性的认识，用以指导今后实践的一种事务性文书。,计划：事先的打算与安排,总结：事后的回顾与反思,要做什么,怎么去做,何时完成,计划与总结在写作内容上有相似性,做了什么,怎么去做的,何时完成的,计划,总结,相互依赖相互促进相辅相成,总结的内容,综合性总结,1,、,基本情况,2,、成绩或收获,3,、经验、体会或做法,4,、问题或教训,5,、今后努力方向或打算,专题性总结,1,、基本情况,2,、经验、体会或做法,总结的一般格式,1,、标题,（,1,）公文式标题,（,2,）非公文式标题,2,、正文,（,1,）前言,（,2,）主体,（,3,）结尾,3,、落款,练习,1,报告的正文一般是由,(),等部分构成。,A,报告原因,B,报告内容,C,报告导语,D,报告结束语,2,下列选项中，属于常用事务文书的有,(),。,A,招标书、投标书,B,计划、总结,C,请示、公告,D,调查报告、述职报告,3,计划的结构类型包括,(),。,A,分列式,B,文件式,C,表格式,D,叙述式,4,常用事务文书的制发程序，一般包括草拟、（）、定稿等。,A,审核,B,发文注册,C,登记,D,归档,5,以下文种全部属于日常事务文书的是,(),。,A,计划、总结、简报、调查报告,B,计划、总结、请示、简报,C,计划、通知、报告、合同,D,计划、总结、会议纪要、会议记录,6,、市场调查报告按目的、内容分，有,(),。,A,情况调查报告,B,事件调查报告,C,问题调查报告,D,专题性调查报告,7,、“计划”的结构方式可分为（）。,A,条款式,B,文章式,C,表格式,D,时间式,8,、“总结”的主体部分应包括（）。,A,对成绩和经验的分析概括,B,提出存在的问题,C,提出意见与建议,D,提出努力的方向,9,、述职报告的特点是,(),。,A,个人性,B,真实性,C,创新性,D,通俗性,10,、调查报告区别于其他文种的一个显著特征是,(,),。,A,针对性,B,实效性,C,真实性,D,可操作性,11,、对于招标书来讲，前言应该包括,(,),。,A,招标单位的名称,B,招标单位的基本情况,C,招标的目的,D,招标单位地址,五级部分：传真，备忘录，事务性通知，邀请函，感谢信，贺信，请柬。,四级部分：简报，会议记录，意向书，订货单，产品说明书。,实务部分常常以备忘录形式出考题,备忘录,发自：行政经理苏明,发给：秘书钟苗,主题：关于安排,2004,年公司年会会址之事,内容：公司将于,2004,年,12,月,15,日至,20,日公司年会，各分公司经理以上人员全部参加，会议规模,150,人，会期,5,天。王总经理希望安排在一处安静、封闭且环境较好的会议中心开会。请你给我发一封电子邮件，介绍一下选择会址的技巧，并介绍一至两家好的开会地址（请说明你的理由）。,行政经理苏明,2004,年,9,月,10,日,实务部分曾经考过会议通知的拟写,P185,、,194,我们将在,8,月,15,日召开客户咨询联谊会，请您列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。,行政经理 谢飞,2003.5.22,会议通知,致：营销部经理刘勇,发自：行政部秘书刘丽,主题：客户咨询联谊会,兹定于,2003,年,8,月,15,日上午九时，在燕都宾馆二楼多功能厅举办客户咨询联谊会。,中午,12,时将有午餐供应。请于,8,月,10,日前将回执寄回。,我准备参加此次会议。,我将届时赴会，并带宾客一同前来。,我不能参加此次会议。,署名,公司,邀请函,某某大学：,根据省委宣传部的统一部署，我厅将举办“五月鲜花歌咏会”，并由省电视台等单位负责承办。定于,5,月,2,日下午，在省工业大学室外演出并电视直播。因演出活动的需要，经编导与贵单位领导初步协商，今正式向贵单位发出参加活动邀请函。请将回执单填好并传真给省电视台节目编导组。恳请贵单位认真抓好节目的整体质量。节目审查时间为,4,月,20,日。具体事宜请与编导组联系。,二三年三月十九日,1,在这份邀请函中，落款（）。,A,正确,B,缺邀请单位,C,邀请单位后面需加公章,D,邀请单位名字需用大一号字体,2,这份邀请函还需添加（）。,A,联系电话,B,联系人员名字,C,结尾敬语,D,被邀请者姓名,3,邀请信的标题结构是,(),。,A,事由,+,称谓,B,文种,+,称谓,C,事由,+,文种,D,事由,+,文种,+,称谓,感谢信,1,感谢信标题的写法有（）。,A,以文种作标题,B,用公文标题，即：发文机关,+,事由,+,文种,C,用双标题上，即：正标题,+,副标题,D,以事由作标题,2,感谢信的主要特征是（）。,A,真实性,B,感召性,C,渲染性,D,权威性,背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。,便条,钟苗：,3,月,26,日，以生产计算机通信产品为主的天图公司成立,10,周年纪念大会暨产品展销会将在深圳开幕。该公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，在国内同行业中具有很强的竞争实力，并且与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。请你代表我公司廖总经理草拟一封发给大会的贺信。,谢谢。,行政经理 苏明,2004,年,3,月,22,日,贺信,天图公司：,欣悉贵公司将于,3,月,26,日在深圳举办成立,10,周年纪念大会暨产品展销会，在此，谨表示热烈的祝贺！十年来，贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，不断开发新型产品，不仅在国内同行业中具有很强的竞争实力，而且培养了大打技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司与我公司有着良好的合作关系，给予了我们多方面的帮助和支持。为此，我们表示衷心的感谢。,祝贵公司在新的十年中能取得更辉煌的成就！,宏远公司总经理廖,二四年三月二十六日,便条,高叶：,公司将于,4,月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼，请你完成以下工作并交我审阅：,1,、说明竣工典礼准备工作的要点,2,、设计一份请柬,谢谢。,行政经理苏明,2004,年,3,月,25,日,请柬,王光先生,谨定于,2004,年,4,月,20,日上午,9,时在宏远大厦（路,88,号）举行竣工典礼,敬请光临,宏远公司,二四年四月十二日,简报,P267,一、简报的涵义：,简单的说，简报就是一种简明的情况报道，它是党政机关、企事业单位社会团体用于汇报工作、反映情况、交流信息、报道动态的内部常用事务文书。,从性质上看，它可以说是一个机关的内部刊物，定期或者不定期地出版。,简报的名目繁多，常用的名称还有“情况交流”“简讯”“动态”“动态消息”“摘报”“工作通讯”“内部参考”等等。,二、简报的特点：,简、快、新、实。,三、简报的种类,：,（一）工作简报,（二）会议简报,（三）动态简报,四、简报的格式,简报的编排一般有相对固定的格式，由报头、报身、报尾三部分组成。,（一）报头：包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、秘密等级或提醒事项等几部分。,（二）报核：,（按语）、标题、导语、主体、结尾,（三）报尾：发送范围、编印份数。,秘密等级,简报名称,期数,编印单位编印时间,简报文章的标题,正文,（署名）,发送范围,打印份数,简报练习,1,、简报导语的写作方式包括,(),。,A,提问式,B,结论式,C,描写式,D,叙述式,2,、“简报”的报核部分包括（）。,A,编印单位,B,按语,C,导语,D,发送范围,3,、简报是单位内部编发的常用事务文书，也叫,(),。,A,情况反映,B,简讯,C,动态,D,内部参考,4,、简报的特点是,(),。,A,简,B,快,C,新,D,实,5,、简报报头约占全页的,(),。,A,约三分之一,B,约四分之一,C,约二分之一,D,约五分之一,6,、简报报核的主要结构是,(),。,A,按语,+,标题,+,导语,+,主体,+,结尾,B,标题,+,导语,+,主体,+,结尾,C,标题,+,导语,+,主体,+,结尾,D,按语,+,标题,+,主体,+,结尾,海文集团公司落实十六大精神，践行“三个代表”重要思想学习教育活动,简 报,2003,年,1,月,1,日,目录,*编者按,*常委开展调研活动，征集对公司工作的意见和建议,*查找突出问题，研究践行“三个代表”重要思想学习教育方案,编者按 在分公司以上党政领导班子、领导干部中深入开展落实“三个代表”重要思想的学习活动，是加强领导班子建设、提高领导干部素质的一项重要举措。,1,上文中，报头,(),。,A,不存在错误,B,缺少编发单位,C,缺少顺序期号,D,印发日期位置不当,2,简报的主体部分是报核，完整的报核包括,(),。,A,按语和标题,B,导语,C,主体,D,结尾,3,简报的报尾,(),。,A,应用横隔线与报核分开,B,可视具体情况进行取舍,C,是简报的必备部分,D,是对全文的归纳与总结,4,该简报的印发日期,(),。,A,正确,B,应在横隔线上方右侧,C,应在横隔线上方左侧,D,应在横隔线下方右侧,5,简报完整的报尾应包括,(),。,A,抄送单位,B,抄报单位,C,送发单位,D,印刷数量,练习,1,会议记录的特征是,(),。,A,真实性,B,资料性,C,稳定性,D,感召性,2,会议记录中，主持人和记录人的签字应放在,(),。,A,标题左下方,B,标题右下方,C,结尾左下方,D,结尾右下方,3,会议记录原稿通常要（）。,A,予以销毁,B,统一编号,C,进行复制,D,装订成册,4,、会议记录应（）。,A,将会议内容一字不漏地记录下来,B,长期保存,C,由专人负责保管,D,统一编号,5,、“意向书”的特点是,(),。,A,约束性,B,灵活性,C,通俗性,D,简略性,6,、意向书的特点是协商性与,(),。,A,法定性,B,简约性,C,灵活性,D,不可更改性,7,、填写订货单必须仔细认真，这是因为订货单具有（）的特点。,A,协约性,B,灵活性,C,变更性,D,严肃性,便条,钟苗：,在上届生产科技交易会期间，我公司签的一些意向书存在不规范之处。为此，公司准备在近期举办一期经济文书写作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。请你提供一份意向书的结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。,谢谢。,行政经理苏明,2004,年,3,月,25,日,</p>