第五章 文书的处理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第五章,文书的处理工作,教学规划,教学目的,1,、使学生对文书处理工作有一个较清晰的了解。,2,、掌握收文、发文办理程序，并掌握文件的管理。,教学重点,1,、发文处理,2,、收文处理,3,、办毕文书的处置,教学难点,1,、发文处理流程,2,、收文处理流程,教学方法,讲授、讨论、实训,教学手段,多媒体,教学时数,12,课时,教学内容,一、文书处理工作概述,二、发文处理,三、收文处理,四、办毕文书处置,第一节 文书处理工作概述,公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,该定义揭示了文书处理工作的内容：,文书办理、文书的整理与归档、文书管理,本节需掌握的：,一个流程图；两个注意；三个原则与三个统一,一、文书办理系统程序流程图,文书办理系统程序流程图：,二个流程，七八个程序。,.,公文处理流程,.jpg,二、三个原则,文书处理工作的三个基本原则,1,、实事求是的原则,2,、精简的原则,3,、高效的原则,知识点回顾,:,文书工作的要求,?,准确、集中、高效,三、两个注意,文书工作中应注意的两个方面：,（一）密件,1,、确定密级,2,、保密期限确定,3,、密级的升、降及解密,4,、密件的传递,5,、密件的管理,（二）急件,1,、随收随送。,2,、随收随办。,3,、及时送核，加速缮印。,4,、及时封发，加速传递。,5,、单独登记，加强催办。,四、三个统一,文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理,三个统一：,统一收文、统一发文、统一管理,强调：加强制度建设，完善文书管理,签收、登记、传阅、保密,第二节 发文处理,发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。,情景任务,（秘书办公室内）,王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。,胡：好的，我马上就写。,第二天：,王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？,小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。,王俐：放李总那去了？这么快？,小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？,王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。,小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有员工。,二、发放的时段：八小时以外。,三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。,四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。,办公室,二五年六月二日,情景思考,、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。,、这份通知有问题吗？若有，请作修改。,草拟,审核,签发,复核,缮印,用印,登记,分发,以本单位名义制发公文的过程,包括,一、发文办理的含义,温故而知新,发文办理,2.,发文记录了本单位内外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基础,1.,通过发文行使法定的职权、表达意图、传递信息。,发文,办理,3.,单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文。,二、发文办理的实质,拟稿,会稿会商,审核,会审,签发,会签,复核,注发,缮印与校对,用印或签署,发送或公布,登记,催办,办结处置,环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性,三、发文办理的程序和特点,4,修改,文稿,3.,会稿与,会商,1.,领受,任务与准备,2.,起草,引用公文应当先引标题，,后引发文字号。,日期应当写明具体的年、月、日,结构层次序数，,第一层为,“,一、,”,第二层为,“,（一）,”,第三层为,“,1,”,第四层为,“,(1),”,公文中的数字，除成文日期、,部分结构层次序数和在词、,词组、惯用语、缩略语、具有,修辞色彩语句中作为词素的数,字必须使用汉字外，应当使用,阿拉伯数字,形成文稿,1,、拟稿,（,1,）核稿的范围与内容,1,）是否确需行文,2,）行文名义是否妥当,凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的，,应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由,有关业务部门行文。,3,）报批程序是否符合规定,2,、审核,4,）内容是否符合党的路线、方针、,政策和国家的法律、法规,5,）涉及多个部门的事项是否协商一致,6,）所提措施和办法是否切实可行,经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。,审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。,（,2,）审核工作的分工,业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。,（,3,）核稿的结果,3,、签 发,签发内容务必明确、,完整、规范，明确签,署核准意见，完整地,签上姓名与时间。,签发的分工,以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,联合行文,的会签,联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签,签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。,4,、复 核,复核的含义,公文在正式印制前，文秘部门所进行的复查审核。,复核的内容,处理程序：审批、签发手续是否完备？,附件材料：是否齐全？,文件格式：是否统一、规范？（按照,国家行政机关公文格式,）,5,、,印制文件,复核与注发,校 对,校对内容和校对格式：包括发文的用纸,大小、版面设置、行距、字距、公文中,各组成部分的标识等是否符合有关规定,。,注发，规定印数与印制及发出的时限,校对的要求,1,、人员组织上注意弥补个人局限性。,2,、正确使用校对符号。,3,、用另色笔工整、清晰标示。,4,、签署意见和注明校对人。,复核，即核发，,公文在正式印制前，文秘部门所进行的复查审核。,6,、用印与签署,印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。,发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章,联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,联合上报的公文，由主办机关加盖印章,6,、发文登记,序号,日期,文号,文件标题,密级,紧急程度,主送,机关,抄送,机关,份数,归卷,情况,备,注,7,、发文传递与公布,发文传递,直接送达收文机关,普通邮寄,机要通信,机要交通,文件交换,电信传递,发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。,签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。,文件的公布,文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。,本节回顾,发文流程,:,幻灯片,11,、,幻灯片,13,本节补充,签发,类型：正签、代签、核签（加签）、会签,签发的权限,签发的原则：先核后签,签发规范：发文稿纸,“,发,”,、,“,急发,”,；代签时标注,“,代,”“,代签,”,字样。需核签或加签的要明确,“,请某某同志审阅后发出,”,查办,方式和要求,任务情景回放,王俐：,（对刚招聘进来的秘书）,小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。,胡：好的，我马上就写。,第二天：,王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？,小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。,王俐：放李总那去了？这么快？,小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？,王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。,小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有员工。,二、发放的时段：八小时以外。,三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。,四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。,办公室,二五年六月二日,情景思考,、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。,、这份通知有问题吗？若有，请作修改。,参考答案,、小胡所写草稿,不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。,下面具体介绍发文程序：,拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为：,领导交拟,领会领导意图,收集、组织材料,构思,讨论修改,送领导审阅,会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有,征得同意,后方可发文。,审核：对草拟好的文书进行审查。在,送领导审阅前,，由秘书部门负责。,小胡错在哪里知道了吧？,签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。,缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。,用印：在正式文本上加盖印章。,发文登记簿,发文日期,发文号,密级,文件标题,收文单位,共印份数,发出份数,拟稿单位,签发人,备注,风光公司关于发放加班费的通知,各位同仁：,鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班费。现将有关事项通知如下：,一、发放对象：公司所有加班的员工。,二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工作皆按加班处理。,三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三倍发放。,四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。,特此通知！,办公室,二五年六月二日,1,、发文的实质；,幻灯片,16,2,、发文流程；,幻灯片,17,3,、发文各环节操作要领。,本节知识应用,应,用,知,识,点,案例分析,宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。,任务：,评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）,注意思维逻辑与语言表述。,温故而知新,案例总结,文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。,文件的制发一定要按照规范的程序进行,。,宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。,首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸；,其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章；,第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。,实务训练,经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？,请各小组在讨论的基础上：,1,、写出本小组具体的发文处理流程；,2,、进行简单的模拟演练。,温故而知新,总结：高洁的发文处理流程,1,、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。,2,、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。,3,、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。,4,、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白,A4,纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。,签发单,5,、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。,6,、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。,7,、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。,模拟,各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程。请两个小组进行过程演练,PK,。其它小组进行点评与打分。,我们的舞台,:,一分钟教师,人或生而知之，或学而知之，或困而知之。,请说出你任何途径下的得知，时间：,15,分钟。,主题参考：,教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）,思悟行：职场启示、生活启示：做人、做事的启示,其他,:,你想分享的,秘书锦囊：退回的公文该如何处理,公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况,具体办理；,如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；,如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程,序，取得一致意见或列明各方理由后再报；,对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重,新审批后签发。,修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。,温故而知新,学完上一次课最大的收获是什么,?,案例分析,实务训练,文件的制发一定要按照,规范的程序,进行,！,1,、这个规范的程序知道了吗,?(,知,),2,、如何按照这个程序来做,各环节的操作要领,(,行,),3,、发文处理能够知行合一了吗？,知识迁移,知,行,第三节 收文处理,收文处理是否也如发文处理一样,需按照规范的程序来进行？,收文处理也一定要按照,规范的程序,来,进行,！,学习重点：,1,、认知,收文处理的规范程序,2,、行为,程序内各环节的操作要领,舒美服饰有限公司的张秘书收到一份,市政府的通知。通知说明将在,12,月,8,号,组织召开冬季,防火工作会议,，要求全市所有大中型企业的,主要负责人,都参加，并且要准备好相应的,汇报材料,，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的,处分,。张秘书,粗略一看标题，,认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是,直接放进了档案盒,张秘书的处理妥当吗？为什么？,文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各部门，那么，秘书收到文件后该如何规范处理呢？,情景任务,签收,登记,（分办）,拟办,批办,承办,注办,催办,办结处置,审核,环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性,一、收文处理的程序和特点,二、收文处理的实质,收文单位,办理收文,行使职权,处理公务 担负职能,获取有关信息,通过,每一个个体都可能作为链条上的一环参与到收文处理工作中来：众多工作人员参与其中。,三、收文处理的三个阶段,签收,登记,审核,承办,批办,注办,催办,拟办,收进阶段,办理阶段,管理阶段,（一）签 收,签收是收文办理工作的起始环节，通过签收对,收进的文件进行,审核,、,检查清点,并予以,确认,。,通常由外收发人员与内收发人员共同承担签收工作。,1,、外收发人员与内收发人员,外收发人员：向外签收。,如：商专收发室 邮递员,内收发人员：对内签收。,如：各系部教学秘书从内收发人员处签收,实际工作中负有文件拆封、登记与分发职责的人员，称为内收发。,2,、外收发签收与内收发签收,外收发人员与内收发人员的签收工作相同吗？,审核,1,）外收发审核要点：对外,投递正确与否,（不是俺家的不要！退回！）,数量,（回执清单、发文登记）,急密件,封口完好,外收发无权拆封！,2,）内收发审核要点：对内,内收发拆封审核,是否齐全：正件、附件、文件页码,是否附带：汇票、现金、单据等易漏物,注意事项：,物件取净，封皮完整，适当补注（若发现来文无发文单位、发文日期根据封皮上的文字及邮戳加以补注），及时退回，加盖收章（于文件首页的右上角）,不能拆封的范围：,1,、署名领导,“,亲启,”,、,“,亲收,”,件，非经授权，不得擅自拆封，而应交领导本人或其授权秘书。,2,、密件、急件交办公室主任（机要处）处理。,拆封,审核,企业的内收发工作由谁做？,英大泰和人寿浙江省分公司招聘前台秘书,.doc,（二）登 记,登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、,管理,和保护文件的,基本手段,，也是了解文件处理,状况的,依据,。,需要登记的收文：对于领导和有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的,“,帐外文件,”,；内容反映单位重要职能活动的文件；领导人亲启件由本人决定是否登记保存。,不需要登记的收文：各种广告；各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、请柬等,登记时对封套上标明领导,“,亲收,”,、,“,亲启,”,的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。,电脑登记：建立收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作效率。,登记形式包括：,簿册式,联单式,卡片式,电脑登记,形式与载体,优点,缺点,应用情况,簿册式,预先装订成册的登记本,方便保存,不易查找,应用普遍,卡片式,单份卡片,可多人同时登记；便于分类排列、查找,易散乱丢失，如分类不当则难于查找,有的中型企业单位采用,联单式,同时填写两联或两联以上登记单,便于查找，一次填写多次使用，可各自装订成册。,易混乱丢失,采用的不多,登记形式比较,（三）审 核,收文审核的重点：,收文审核后对文件的处置：,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。,对不符合规定的文件，经办公厅,(,室,),负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。,紧急公文，应当明确办理时限。,是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则,内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定,涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。,审核的范围：下级上报需办理的文件。,收进阶段关键点之一：,在完成签收、登记、审核的过程中，判断文件是,办文,（需承办、需回复、需传阅）还是一般性阅文。要求承办或回复的文件，必须填写,文件处理单,贴于所收文件前面，随文件运转和归档。,.,收文处理单,.doc,练一练,总经理办公室：,李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了,火热的人才招聘会,王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，挑了三份，由王俐对三人进行面试下面是她们的对话：,（请认真看过之后，经过小组讨论，写出你组所认为的不当之处，并说说你组认为应招聘三人中哪一个。准备发言）,王俐：你好，请坐！,张三：你好，谢谢！,王俐：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？,张三：好的。,王俐：收文处理的一般流程是怎样的？,张三：,签收,拆封,登记,分发,传阅,拟办,批办,承办,催办,注办。,王俐：请你说说前三项的具体操作要领。,张三：,签收,时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。,拆封,时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。,登记,时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。,评析,张三：,签收时，要清点份数；,要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。,看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。,不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。,签收程序,来函,签收,检查,签字,拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。,正确。,拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。,拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。,信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。,登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是卡片式。,常用的是簿册式。三种方式比较：,优点,缺点,应用情况,簿册式,方便保存,不易查找,应用普遍,卡片式,可多人同时登记；便于分类排列、查找,易散乱丢失，如分类当则难于查找,有的中型企业单位采用,联单式,便于查找，一次填写多次使用，可各自装订成册。,易混乱丢失,采用的不多,收文登记簿,收文号,收文日期,来文机关,来文字号,文件标题,附件,份数,密级,缓急时限,承办单位,签收人,复文号,归卷日期,备注,分办（分发）,收文经登记后即进入办理阶段。,对,“,领导亲启,”,件的分办，,直接送达领导者本人。,分送给领导人和单位内各承办,部门或人员的文件必须履行签,收手续，以免文件丢失。,（四）拟 办,拟办工作是一项,参谋性工作，它,发挥综合部门和,业务部门熟悉文,件处理情况和业,务的长处，为领,导决策提供参考,性意见。,拟办应对办理的,原则、方法等方,面提出建议或相,关的办理方案。,拟办意见应明确,具体，切实可行。,拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及,或有关人员对需办理的文件提出建议的工作。写在文,件处理单的,“,拟办意见,”,栏内。,拟办的范围,：一切需要,办理的文件,王：你好，请坐！,李四：你好，谢谢！,王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？,李：好的。,王：请看这张纸条后再回答吧！,收文程序：,签收,拆封,登记,分发,传阅,拟办,批办,承办,催办,注办。,请应聘者回答中三项的具体操作要领。,乙：,分发,时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。,传阅,时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。,拟办,时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。,王：你好，请坐！,王二：你好，谢谢！,王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题，好吗？,王二：好的。,王：请看这张纸条后再回答吧！,（五）批 办,批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。,批办的内容大体与拟办相同。需交待清如何办理及办理到何种程度；指定承办部门；限定要件和急件的办毕时间，以免贻误。,批办是领导根据来文及拟办意见，直接在文件处理单上加以指示或批示的程序。,是单位领导人行使职权、办理公务的重要体现。,批办是文书处理过程中一个具有决策意义的程序，是行使领导职权的一种具体体现。,批文时应使用,符合保管要求,的书写材料，字,迹工整、易于,辨认。,一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。,其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件。,批办的分工,为便于承办，批办意见应明确具体。,对,贯彻执行,上级机关的来文，要批示组织实施的措施,;,对,只需阅知的,来文，要批示传阅、传达的范围与时限；,对,要求承办,的来文，要批示承办的原则与方法、承办部门或人选；,对,要求回复,的来文，要批示撰稿人与回复的要点；,对需,两个以上部门共同承办,的收文，要批示主办单位。,批办的方法,（六）承 办,遵照批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作环节,秘书如何做好承办工作？,承办的要求：,明确承办人，专人负责。,领会领导批办精神，如实按领导意图办事。,遇情况，及时请示。,涉及多个部门的，主办与协办部门必须协调一致。,（七）催 办,催 办,主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件。,即对内催办和对外催办。,一般文件定期催办，对紧急文件跟踪催办，对重要文件重点催办。,指文秘部门对文件办理所,进行督促与检查的工作。,防止在文件办理过程中出现,拖延、滞留、积压的现象，,有助于文件的及时办理，进,而提高文件工作的效率。,定义,意义,重点,对象,方法,催 办,的方式,电话催办当面催办（登门催办）信函催办使用“文件催办单”催办（催办卡催办）开会催办。,催办的要求（怎样做好,催办工作）要有专人负责。建立催办制度。加强检查汇报。,（八）注 办,注办也称为留注，是指在文件办理完毕后将其承办情况和结果在文件处理单上进行注明的工作。,注办的内容,：即对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。,注办的要求,：注办必须及时，在对文件阅读或承办完毕立即进行。,注,办,定 义,收文程序：,签收,拆封,登记,分发,传阅,拟办,批办,承办,催办,注办。,请应聘者回答后四项的具体操作要领。,王二：,批办,时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。,承办,时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。,催办,时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。,注办,时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。,李四：,分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发，要有相应手续。要注意范围。,基本正确。分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要明了。,文件处理单,共收份,收文号：办、阅人签名：,已分发给：,收文时间：,拟办意见：,批办意见：,办理结果：,传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要认真清查。,基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。,传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。,传阅文件登记单,收文号,收文,来文单位,文件标题,文,号,密,级,份,数,传阅情况,转,出,销,毁,存,档,备,注,月,日,文件传阅单,（附于文件前）,文件字号（或收文号）,月,日,姓名（或部门）,签字,批示,拟办,时，需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。,正确。,王二：,批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。,批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填入“文件处理单”中的“批办意见”中，要署名和写日期，以备日后查考。,秘书根据批办意见告知承办部门。,承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。,承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。,要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，事事有结果。,公司承办时限规定,工作行为,承办时限,文书办理,一般文件，,日；紧急文件当日或立即办理,文书整理,当日完成，周末清理，不得积压,复印,一般文件小时提交，紧急文件小时内提交,回复信件,收到信件个工作日内发出；紧急的当日发出,回复电子邮件,收到后小时内发出；紧急的立即发送,处理投诉,接到电话后立即处理，收到投诉信后小时内发出回函,催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。,不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时限要求的才催办。,可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来人汇报等形式。,紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。,若有拖延等问题要及时汇报。,收文催办记录单,年 月 日 收文号,_,密级,_,来文单位,日期,字号,内容摘要,附件,主办单位,催,办,记,录,归卷日期,归卷人,注办,时，将文件办理情况和结果在文件处理单上注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字号、日期等。,正确,通过以上评析，三人中谁应胜出？,我们的舞台,:,一分钟教师,人或生而知之，或学而知之，或困而知之。,请说出你任何途径下的得知，时间：,15,分钟。,主题参考：,教你一招儿：秘书生活锦囊妙计（学习与工作）,思悟行：职场启示、生活启示：做人、做事的启示,其他,:,你想分享的,传阅文件小技巧,组织文件传阅是秘书人员的一项重要工作，即将需要领导阅知的文件集中在一起呈送给领导,、公文呈送要选择好时间,2,、公文要按内容的重要程度排序摆放。,先急件后平件；,先阅示件后阅知件；,先热点件后一般件；,先分管件后相关件。,3,、文件取回选时间。,收文办理小结,如何提高办事能力,?,如何提高办理能力,?,了解基本情况（什么基本情况）,分析掌握关键点（关键点是什么）,以待人接物之长沟通、协调办理（需要什么素质）,精进,情景任务回放,舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在,12,月,8,号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书,粗略一看标题,，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒,文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各单位，作为秘书，收到文件后该如何规范处理呢？,情景任务,情景后续,12,月,7,号，张秘书向总经理汇报：钱总，明天下午,2,：,30,你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。,钱总：我明天有个重要的客户要见，你让赵副总去一下。,张秘书：好的，我去通知赵副总。,赵副总一听是冬季防火会议，随口问了句：“要汇报吗？”,张秘书一听愣住了，“汇报，这个，我想想，哎呀，好象是有说要汇报什么的，我没太在意，以为是常规例会呢。”,“赶紧核实一下”赵副总果断地说。张秘书飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，一边阅读一边想：“坏了，坏了，把这么重要的内容忽略了，影响公司声誉可怎么好？,”,他能上能下上把这份文件复印了几份，给钱总和越副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和越副总虽然很震惊，但想想现在也不是发脾气的时候，应付难题才是上策，便马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作。,情景任务,1,、张秘书为什么会出现这样的失误？如果你是张秘书将按怎样的程序处理市政府的这份通知？,2,、请小组模拟收文处理过程。,3,、这个案例带给你哪些启示？,任务小结,张秘书收文处理的规范动作：,1,、登记,收文登记簿,2,、审核,是否应由本单位办理、办理方向（如何办理）,3,、拟办,/,转批,拟交由行政部牵头办理。,G:,文件处理单,.doc,拟请行政部,12,月,6,日前完成汇报材料，交由总经理审核。,请行政部完成汇报材料，于,12,月,7,日提交审核。,4,、承办,5,、催办,6,、（注办）,公文处理单？,公文监控人？,任务小结,这个案例的启示：,1,、标准化、规范化管理的重要性,时间管理的一个重要途径就是让一切程序化,2,、对于规模不大管理不够规范的企业，秘书的文书处理工作该怎样进行？,第四节 办毕文书的处置,具体包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处,理等。,是据有关规定和工作情况，对办毕文书予以,定期清理检查，确定价值，分门别类，决定并实,现其“去”、“留”、“存”、“亡”的活动。,办毕文书,即办结文件。指完成了收文或发,文处理程序，业经发出或承办完毕的公务文书。,内容,处置的,实质,立卷归档,将办理完毕、具有查考、保存价值的公务,文书按其在形成过程中的有机联系组成案卷，,移交档案部门保存，以便于保管、检索和利用。,1,、办毕文书才能立卷,2,、具查考、保存价值的文书才能立卷,3,、按文书形成过程中的有机联系和一定,规律组卷,内涵,定义,清退,据有关规定和要求，将部分办毕文书经过,清理、定期或不定期地退还原发文机关或其指,定的专门部门。,确保秘密安全；防止无用信息扩散等。,意义,定义,守时,齐全,清退的原则,清退,上级下发的绝密文件,供内部传阅并要求退还的文书资料,要求退还的未定稿、讨论稿、送审稿或征求意见稿,未经领导本人审阅的内部讲话稿,有错情的文书,规定回收的会议文件,由发文机关明确规定限期清退的公文,清退的范围,清退,绝密件：立卷归档、办毕收回、机要员集中保存,重大错情文件：无条件退回,会议文件：据会务组清退文件目录,工作人员离职（退、调、合并、搬迁）：,主动清理手中文件,（离职手续、离职工作交接）,清退的方法,文件清退清单,清退单位：,制发单位,文号,份数,密级,备注,清退人,收文人,销毁,对失去留存价值或留存条件的公文做毁灭,性处置。,焚烧、粉碎、造纸厂化成纸浆等,方式,定义,办毕，业经鉴定确认不具留存价值或留存条,件的文件材料。如重份文件、泄密件等,。,范围,销毁,鉴定 编册 报批 销毁,填写文件销毁清单,销毁的程序,两人监销并直至公文确已彻底销毁,未经清理、鉴别和审查批准，不得私自销文,定期销毁,不能将待销文件当废品出售,销毁的制度,文件销毁清单,顺序号,成文,单位,发文,字号,文件,标题,日,期,份,数,销毁,理由,审批单位及负责人,销毁单位及经手人,暂存,将不应立卷归档或清退，又不宜销毁的文书暂存，以供日常查考听日后判断与发落,对暂存文件要定期清理与鉴定,文书处理工作,模拟实训,实训项目,一、收文处理,二、发文处理,收发文处理实训,一、实训目的,二、实训思路,三、实训流程,四、实训案例,实训目的,通过对案例的情景模拟使学生切实增强收发文办理的实践操作能力。,实训思路,1,、学生分组，每一个项目小组代表一个文书工作组织机构。,2,、学生据所设情境模拟相关机构内工作人员完成案例所示的收发文办理工作。,3,、全班六个小组两两相配，互相点评揪错。如第,1,（,3,、,5,）小组模拟收文办理，第,2,（,4,、,6,）小组对其进行评价与揪错；第,2,（,4,、,6,）小组模拟发文办理，第,1,（,3,、,5,）小组对其进行评价与揪错。,4,、最后老师就学生模拟与点评的环节进行评价与总结。,实训要求,1,、组长在分解任务的基础上确定文书工作岗位责任；,（考查：是否有组织是否明确可操作）,2,、模拟准备：拟写工作步骤；工作用表、工作道具准备等；,（考查：准备是否充分，是否到位）,2,、组长与组员对本人所承担的工作拟写工作（步骤）流程。,（考查：是否清晰、准确。模拟前完成）,3,、模拟演练开始,1,）首先阐述拿到文件后办理的思路，即怎么办，为什么。,2,）进入收发文模拟,实训情境设计,一、新华区某公司接到区政府办公室关于开展全区卫生大检查的通知（区办通字,200839,号），请思考对这份收文有哪些处理办法，并模拟其中的一个办理过程。,二、新华区某公司未通过区政府办公室开展的全区卫生大检查，主要问题在于公司卫生间存在积水积便现象。经查是由于下水管道狭窄引发下水缓慢而致。区政府办公室责成公司整改，公司责成综合办公室抓紧处理。办公室主任让秘书肖强写一份,“,关于整改卫生间下水管道费用的请示,”,，请模拟这份请示的发文处理过程。,评分项目,1,、项目组织、管理、协作。,2,、工作步骤与工作流程。,3,、思路分析。,3,、模拟综合展示。,4,、对其它组的评价与揪错。,4,、小组成员单项任务考察。,