公文写作1.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文写作,第一章 常用公文的写作,第一节 公文概述,第二节 通知,第三节 报告,第四节 请示,第五节 函,第一节 公文概述,一、公文概念、特点和种类,公文，就是公务文书，是指党政机关、人民团体、企事业单位在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。,(,一,),公文概念,(,二,),公文的特点,法定的作者,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,鲜明的政治性,公文的特点,(,三,),公文种类,1.,根据国务院发布的,国家行政机关公文处理办法,规定，我国现行行政公文为：,命令,(,令,),、决定、公告、通告、通知、通报、议案、,报告、请示、,批复、意见、会议纪要、,函,共,13,种。,2.,公文按其行文方向，可分为,上行文、,下行文、,平行文。,3.,按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。,4.,按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。,这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,二、公文的一般格式,1.,用纸格式：,标准,A4,纸,2.,排版格式：,页边距,:,上、下、左、右均为,2.5,厘米,标题：宋体，二号,正文：仿宋体，小,3,号,页码,:,页面底端,居中,3.,印装格式：,左侧装订，不掉页,二、公文的一般格式,眉首区：,发文机关标识、发文字号、签发人等,主体区：,公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章等,版记区：,主题词、抄送单位、印发机关和印发日期,二、公文的一般格式,4.,书面格式,四、公文写作要求,草拟公文应当做到如下事项：,（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。,（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。,（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。,（四）结构层次序数，第一层为,“,一,”,，第二层为,“,（一）,”,，第三层为,“,1,”,，第四层,“,（,1,）,”,。必须使用国家法定的计量单位。,一、（一）,1.,（,1,）,（五）用词用字准确、规范，文内使用,非规范化,的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,第二节 通 知,一,、,通知的适用范围和特点,通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。,一,、,通知的适用范围和特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有六个特点：,应用的广泛性。,1,功能的多样性。,2,时间性。,3,权威性。,4,内容的综合性。,5,发布形式灵活性。,6,二,、,通知写作的基本格式,1,.,标题,由,发文机关,+,关于,+,主要内容,+,的通知,组成，也可省去发文机关名称。,二,、,通知写作的基本格式,2,.,正文,3.,会议通知的写法,会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,三,、,通知写作的注意事项,1,明确行文的目的。,2,提出的措施切实可行。,3,结构严谨、层次清晰。,第三节 报告,一,、,报告的适用范围和特点,报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映 情况，答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公 文。,报告的特点：,实践性,1,单向性,2,陈述性,3,报告的种类：,工作报告：,基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法,情况报告：,情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等,答复报告：,报告的原因、回答询问,二,、,报告写作的基本格式,(,一,),标题,由,发文机关,+,主要内容,+,文种,构成。,(,二,),正文,1.,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,二,、,报告写作的基本格式,2,.,报告事项,将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。,工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、打算、安排”为主。,情况报告一般以“情况,原因,教训,措施”的结构来写。,答复报告一般写答复的意见或处理结果。,二,、,报告写作的基本格式,(,二,),正文,3,.,结束语,工作报告和情况报告的结束语常用,“特此报告”、“以上报告，请审查”；,答复报告多用 “专此报告”。,三、报告写作的注意事项,1,要正确使用文种。,2,要重点突出。,3,材料要真实。,第四节 请示,一,、,请示的适用范围和特点,请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的上行公文。,应用范围,a,、遇到问题无法解决，需要上级指示,b,、处理较为重要的事件和问题，要上报批准,c,、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助,d,、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答,e,、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁,f,、请上级领导参加活动，指导工作,二、请示基本格式,(,一,),标题,由,发文机关,+,主要内容,+,文种,构成。,(,二,),正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,二、请示写作的基本格式,1,.,请示,缘由,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,2,.,请示事项,将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。,3,.,请示要求,请示要求是请示的结语部分。,“妥否，请示”。,请示与报告比较具有三大特点：,请示属于呈批性公文，报告是呈阅性公文。,请示必须在事前行文，报告则在事前、工作进 程中和事后均可行文。,请示要求一文一事，报告一文可写一事或数事。,一是诉求性,二是事前性,三是单一性,三、请示写作的注意事项,1,坚持一事一文。,2,避免多头请示。,3,不可越级请示。,4,不可请示和报告混用。,5,请示不得抄送,6,语言要谦恭。,报告、请示均属于报请性上行文，使用的范围和频率都很高。,报告是用来,向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问,请示是,下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准的。,请示和报告是两个不同的文种，注意区分。,小 结,第五节 函,一,、,函的适用范围和特点,函是上下级之间、平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项时，使用的公文。,一,、,函的适用范围和特点,函主要有三个特点：,适用范围广泛，使用灵活方便。,1,主送机关只能有一个,2,单一性,(,一事一函,),。,3,函的分类,1.,商洽函,关于请求代培,XX,人员的函,2.,询问与答复函,3.,知照函,4.,请求批准函,二、函写作的基本格式,(,一,),标题,1,.,可以由,发文机关,+,主要内容,+,文种,构成。,如：,市劳动局关于工伤确认等问题的函,劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函,二、函写作的基本格式,(,一,),标题,2,.,可以由,主要内容,+,文种,构成。,如：,关于毕业生分配问题的函,二、函写作的基本格式,(,二,),正文,1,.,函的缘由,发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等。,如：,为适应引进国外先进技术和设备的需要，我厂拟选派,10,名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年。,二、函写作的基本格式,(,二,),正文,1,.,函的缘由,复函的缘由一般首先引述来函的日期、标题、发文字号等。,如：,贵厂,厂,200318,号,关于请求协助解决技术人员进修外语的函,收悉，现答复如下：,二、函写作的基本格式,(,二,),正文,2,.,函的事项,发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求。,如：,为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。,二、函写作的基本格式,(,二,),正文,2,.,函的事项,复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问等问题作出具体明确的答复。,如：,经与外语系研究，同意接受贵厂,10,名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外语系有关人员作具体商议。,二、函写作的基本格式,(,二,),正文,3,.,结束语,发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达”、“特此函告”等。复函的结束语一般用“此复”、“特此函复”等。,三、函写作的注意事项,1,一函一事。,2,用语得体，平等待人。,3,内容简洁，直叙其事。,谢谢大家！,欢迎提出宝贵意见,!,