谈对管理的点滴认识课件.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,谈对“管理”的点滴认识,2004.10.16,1,管理者的角色：,履行职责，并与相关部门、工作环节的上游和下游联系、沟通，使流程进入良性循环。,管理者的角色,2,中国国门时报,栏目：管理在线,版名：质管平台,“管理工作的七大浪费”,3,管理工作的七大浪费,第一种浪费：推拖与等待,(1),在管理工作中，等待的浪费主要表现在以下几个方面：,第一方面：,等待上级的指示,上级不安排工作下级就坐等，上级不指示下级就不执行，上级不询问下级就不汇报，上级不检查下级就拖着办。多干事情多吃亏，出了问题怎么办,?,听从指示没有错，再大责任可分担。很多工作是在多次检查和催办下才完成的，造成极大的浪费。,5,管理工作的七大浪费,第一种浪费：推拖与等待,(2),第二方面：,等待下级的汇报,任务虽已布置，但是没有检查、监督。不主动深入调查情况，掌握第一手资料，只是被动地听下级汇报，不做核实就决定或者向上级汇报，出了问题，责任还可以往下级身上推。,6,管理工作的七大浪费,第一种浪费：推拖与等待,(3),第三方面：,等待对方的回复,我已与对方联系过，什么时候得到回复我无法决定，延误工作的责任应该由对方负责，我只能等。追究责任也不怕，我某月某日把这份文件送给对方，这里记录得很清楚，对方不回复我能怎么办?你还是和对方联系一下吧，以免耽误工作。,7,管理工作的七大浪费,第一种浪费：推拖与等待,(4),第四方面：,等待生产现场的联系,职能部门不主动去为现场提供服务，而是坐等现场的联系，有时还很不耐烦，认为多等一会有什么了不起，却没有设身处地去为现场着想，严重地影响了生产现场问题的及时解决。,8,管理工作的七大浪费,第二种浪费：,无序造成的混乱,(1),“没有规矩，不成方圆”，这句古语说明了秩序的重要性。缺乏明确的规章、制度、流程，工作中容易产生混乱，这是众所周知的。但如果有令不行、有章不循，按个人意愿行事造成的无序浪费，更是非常糟糕的事。,10,管理工作的七大浪费,第二种浪费：,无序造成的混乱,(3),第二种无序：,业务能力低下造成的无序,素质低下、能力不能满足工作需要，都会造成工作的无序。应该承担某项工作的部门和人员，因能力不够而导致工作混乱无序；当出现部门和人员变更时，工作交接不力，协作不到位，原来形成的工作流程经常被推翻，人为增加了从“无序”恢复到“有序”的时间。一个有效的管理者应该是一个规范化的高手，能把复杂无序的工作标准化、规范化、简单化，从而使普通员工可以完成原本无法完成的工作。,12,管理工作的七大浪费,第二种浪费：,无序造成的混乱,(5),第四种无序：,业务流程的无序,直线职能制的纵向部门设置，对横向的业务流程严重割裂，各部门大多考虑一项工作在本部门能否得到认真贯彻，而很少考虑如何协助相关部门顺利实施。通常考虑以本部门为中心，而较少以工作为中心，不是部门支持流程，而是要求流程围绕部门转，从而导致流程的混乱，工作无法顺利完成，需要反复协调，加大管理成本。有兴趣的朋友要是查阅一下自己公司的各项管理规定，也许会发现一个比较有趣的现象：公司的各项规定很少按照横向业务流程的顺序来编写，大多数是按照纵向部门来编写，两个部门间如何交接则语焉不详，实施时就会造成无序。,14,管理工作的七大浪费,第二种浪费：,无序造成的混乱,(6),小结：,这些无序出现的频次多了，就会造成企业的管理混乱。管理者应该分析造成无序的原因，努力抓住主要矛盾，思考在这种的无序状态中，如何通过有效的方法，使无序变为相对有序，从而整合资源，发挥出最大的效率。这是中高层管理者应该注意和重点考虑的问题之一。,15,管理工作的七大浪费,第三种浪费：,协调不力造成的内耗,(1),所谓协调，就是指组织中的一切要素、工作或活动要和谐地配合，以便于组织的整体目标能够顺利实现。有了良好的协调，就会出现,1,1,2,的协同效应。因此，管理专家法约尔把协调视为管理的一项基本职能。而如果在管理工作中协调不力，就会造成工作停滞，产生巨大的内耗并形成企业的浪费：,16,管理工作的七大浪费,第三种浪费：,协调不力造成的内耗,(2),第一种协调不力：工作进程的协调不力,由两个部门承担的工作出现问题，双方都不主动联系，还需要第三个部门协调，工作进度当然会受到影响。某些工作应由哪个部门负责没有明确界定，处于部门间的断层，相互间的工作缺乏协作精神和交流意识，彼此都在观望，认为应该由对方部门负责，结果工作没人管，原来的问题也被拖成了大问题。,17,管理工作的七大浪费,第三种浪费：,协调不力造成的内耗,(3),第二种协调不力：上级指示的贯彻协调不力,对上级的工作指示及相关会议布置的工作没有传达，即使传达了却没有进行有效的协调来组织落实，形成口号接力，工作在部门出现停滞，没有得到有效的贯彻，形成工作盲区。,18,管理工作的七大浪费,第三种浪费：,协调不力造成的内耗,(5),第四种协调不力：业务流程的协调不力,绝大多数的管理活动，不是一个部门所能独立完成的，需要两个以上部门相互配合，按横向的业务流程来完成。但是由于纵向部门设置对业务流程的割裂，会形成一些断点，如果不能及时搞好协调，业务流程就不能顺利运行，会造成后续流程停滞，形成损失，即使想方设法绕过去，也造成效率降低，还可能达不到预期的效果。,20,管理工作的七大浪费,第三种浪费：,协调不力造成的内耗,(6),小结：,协调不力造成的内耗是管理工作中最大的浪费之一，它使整个组织不能形成凝聚力，缺乏团队意识、协调精神，导致工作效率的低下。,21,管理工作的七大浪费,第四种浪费：,闲置的浪费,(2),第一种闲置浪费：固定资产的闲置,过于乐观地估计市场形势和低估生产潜力，热衷于扩大规模，容易导致固定资产的闲置，厂房、生产设备等因开工不足而导致浪费，使公司的成本升高，利润降低，竞争力下降。这种浪费最容易出现在高层领导身上，因为他们要把组织做大，创造政绩，因此即使做可行性分析，也充斥着乐观的估计，甚至有意识地夸大预期效果。,23,管理工作的七大浪费,第四种浪费：,闲置的浪费,(3),第二种闲置浪费：职能的闲置或重叠,公司在进行组织设计时为某些部门设置了一些职能，但在实际工作中，该职能却没有发挥作用，造成了部门职能的闲置，而且对公司的相关工作产生了影响。两个部门承担了类似的工作，职责有部分交叉重叠，好像谁都可以负责，其实是谁都不负责。出错时互相推诿，取得了成绩又相互争功，易导致工作中互相牵制，影响组织效率。,24,管理工作的七大浪费,第四种浪费：,闲置的浪费,(5),第四种闲置浪费：人员的闲置,人多好办事，都强调本部门工作的重要性，增加人员，三个人干两个人的工作。由于工作量不饱和，帕金森定律就发生作用了：为了避免上级批评“人浮于事”，就制造出额外的工作，例如总务部增加一个秘书，为了填满她的工作时间，就会以公司或者部门的名义通知其他部门，请提交计划、总结和报表，于是就制造出了额外的工作，形成了一连串的连锁浪费。而该秘书有工作可做了，而且达到了“细化管理”的效果。,26,管理工作的七大浪费,第四种浪费：,闲置的浪费,(6),第五种闲置浪费：信息的闲置,在当今竞争日益激烈的情况下，公司内外充斥着大量的信息，应当从中提取有用的信息，经过汇总、分析等处理，进行放大输出；但有些公司在信息闲置方面的浪费是极其惊人的，需要从根本上进行变革，从信息的有目的搜集开始，经汇总、分析、存档、再输出的全过程中，找出不准确、不及时的浪费，并进行清除。,27,管理工作的七大浪费,第五种浪费：,高效率管理的隐性杀手应付,(1),顾名思义，应付就是工作虽然干了，但是不主动、不认真，敷衍了事，不追求最好的结果，缺乏踏实的效果，是责任心不强的一种表现形式，这种浪费在工作中是经常见到的。,28,管理工作的七大浪费,第五种浪费：,高效率管理的隐性杀手应付,(3),第二种状况：应付检查,公司布置的工作，没有按计划要求去完成，只做一些表面文章，去应付公司的检查。人们常说：干没干是态度问题，干得好不好是水平问题，其中的含义是非常值得玩味的。如果检查工作的人员也应付，或者碍于情面不予指出，就会形成空对空。,30,管理工作的七大浪费,第五种浪费：,高效率管理的隐性杀手应付,(4),第三种状况：应付导致前松后紧,在涉及系统性和流程性工作时，如果前面不认真，则将对后续工作产生较大的影响，例如交货期确认不准确、不及时，就会导致产生制造系统出现额外加班等多种浪费。,31,管理工作的七大浪费,第五种浪费：,高效率管理的隐性杀手应付,(5),第四种状况：应付造成虎头蛇尾,在工作中没有计划与自查，做事只做前面，随着时间的推移，后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主动，让做什么事，只是应付了事，而不是自己严格要求要做得更好。这些都对工作产生极大的危害。,32,管理工作的七大浪费,第五种浪费：,高效率管理的隐性杀手应付,(6),第五种状况：应付造成浪费,主要由责任心不强和素质低下等造成的，它实际上是工作中的失职，这种浪费对组织的损害是隐性的，将逐步侵蚀组织的肌体，是一种慢性毒药。对这种司空见惯的浪费现象，决不能麻木不仁，听之任之，而应该建立健全以绩效为中心的监督考核机制，以减少浪费。,33,管理工作的七大浪费,第六种浪费：,低效率的反复发生,(1),低效的含义包括：,工作的低效率或者无效率相对于管理工作的高效率而言，低效率造成的隐性浪费是非常大的：原来只要一个人承担的工作，需要两个以上人员来完成；应该按计划完成的任务反复拖延。,34,管理工作的七大浪费,第六种浪费：,低效率的反复发生,(2),错误的工作是一种负效率没有第一次把事情做好就是最大的浪费，应该正确完成的工作被做错，会带来返工、重做、纠正等浪费，甚至影响到整体。如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误在某种程度上是被允许的，会被以各种各样的原因、理由来掩盖住，从而反复发生，造成类似的浪费。,我们允许的是创造性的失误，而不允许反复发生低级的错误。,35,管理工作的七大浪费,第六种浪费：,低效率的反复发生,(3),低效率是由什么原因造成的呢？,管理者的低素质学习能力的不足，危机意识淡薄，造成许多人员的素质满足不了工作的需求。在每个组织中，人员的素质肯定参差不齐，抱怨是没有用的，更不能把责任推到普通员工的身上，只有低素质的管理者，而没有绝对低素质的员工。,36,管理工作的七大浪费,第六种浪费：,低效率的反复发生,(4),高素质的管理者能够通过培训指导，用人所长，人尽其才，有效地带领员工完成任务。一头狮子带领一群羊和一只羊带领一群狮子是完全不一样的。因此，应该从中高层管理者身上寻找原因，而不能把责任简单地推诿给下级。,37,管理工作的七大浪费,第六种浪费：,低效率的反复发生,(5),方法不当人员安排不得当，会导致低效率；计划安排不合理，工作难以按期完成；顺序安排有问题会造成主次不分，重点工作无人做,固步自封的僵化思想过去的成功经验、过去行之有效的方法，会使某些,“,成功,”,人士沾沾自喜，沉湎于过去的辉煌之中，从而不思进取，使用原有的一套来面对千变万化的内部和外部环境，不仅导致了低效率，甚至会拖累整个组织的前进脚步，成为整个组织前进的绊脚石。只有不断学习新知识，接受新思想，才有可能解决新问题。,38,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(1),管理成本是企业成本构成的一项重要组成部分，即各职能部门在生产、供应、设计、品质、财务、营销等过程中产生的费用成本。,39,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(2),管理必须依,“,理,”,行事，来控制成本，减少浪费，否则就会受到惩罚。,“,理,”,在企业管理中具体指,“,目标、指标、预算、计划,”,，但是，如果,“,理,”,本身存在问题，则危害更大。,40,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(3),第一种无“理”：目标指标不合理,管理是要有理,”,可依的，但前提是,“,理,”,是正确的。如果,“,理,”,本身出现了问题，或者我们理解错了，那么结果就可想而知了。就像解一道数学题，如果已知条件不完全甚至是错误的，即使运算过程再精彩，也推导不出正确的结果。,41,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(4),第二种无“理”：计划编制无依据,公司下达了目标指标，却不知道怎样分解，靠,“,拍脑袋,”,和想当然去制定预算和计划，缺乏可执行性；对于非量化的工作，不进行细化，不具备可操作性；短期计划没有围绕中长期计划进行编制，两者之间出现脱节和背离，没考虑连续性；计划编制拖拖拉拉，事态紧急才下发，忽视了及时性。对于这种计划，如果不进行修改和调整，甚至推倒重来，将带来极大的危害。,42,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(5),第三种无“理”：计划执行不严肃,上级没通知我，我不知道计划的内容，所以无法执行；实际情况变化过快，使计划无法执行；由于前道环节工作没有及时完成，致使计划无法完成；公司制定的目标、指标由于执行有困难而不予落实，按照自己想象的内容去执行；接到计划后根本不看，计划的内容是什么都不知道，或者简单看一下就扔在一边，根本谈不到执行。,43,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(6),第四种无“理”：计划检查不认真,反正计划考核由公司统一进行，我就不用再进行日常检查了。计划出现了偏差，要么是计划报高了，要么是计划漏编了，肯定是有原因的，何必追究呢。完成得差不多就行了，逐项落实多费事啊。,44,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(7),第五种无“理”：计划考核不到位,由于无法了解和掌握计划的进度和完成情况及存在的问题，而难以实施考核。即使发现了问题，也不检讨反省，客观地分析存在差异的原因，而是一味强调理由，推卸责任，逃避考核。发现问题后，措施不到位，致使下期的计划中又没有体现或纠正，导致问题长期存在。都在一个公司工作，低头不见抬头见，何必得罪那个人，轻描淡写来几句，可保下回我没事儿。,45,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(8),第六种无“理”：投入产出不匹配,目标指标虽然完成了，但是成本是否过高？投资回报率是多少？已经知道要得不偿失，但因为已经向总公司提交了计划，而硬着头皮干到底，不愿意承认失败，使企业继续遭受损失和形成新的浪费。,46,管理工作的七大浪费,第七种浪费：,无“理”可依的目标与计划,(9),小结：,这些问题在日常管理中是经常存在的，但是又是难以度量的，它不像出现废品那样直观，因此而形成的管理成本的隐性浪费经常被忽视，甚至被视之为理所当然，难以形成消除浪费的动力。,47,管理工作的七大浪费,结束语,:,(1),管理工作中的“七种浪费”，要比丰田生产方式所指出的生产现场中的“七种浪费”严重得多，但是解决起来也困难得多。因为生产现场中的浪费大多数可以量化，然而管理工作大多为软性指标，具有较大的弹性，要想进行量化和细化相对困难；而且大家司空见惯，即使上级要求，也是紧一阵后松一阵，容易形成反复，因而如果不能对管理工作中的浪费形成共识，活动是很难持续有效地长期开展的。,48,管理工作的七大浪费,结束语,:,(2),因此，我们必须对消除浪费活动的艰巨性和长期性有清醒的认识。但是，管理工作中的浪费一旦在某种程度上被消除，则可能会出现几何级数的放大效应，因此，我们要鼓足勇气，从消除点滴的管理浪费做起，向着彻底消除浪费的目标一步一步地走下去。,49,