办公用品管理制度.doc
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1、办公用品管理制度第一条 为保证办公用品得有效使用与妥善保管,特制定本规定。第二条 目得:为使办公更规范化、现代化,保证办公用品满足各部门正常工作需要。第三条 范围:一、适用范围:公司各部门二、发布范围:公司各部门第四条 本规定中得办公用品包括:一、公司给员工个人配置得办公桌椅与员工日常工作所需得办公低值易耗品。二、公司给员工工作配置得电脑,文件柜、白板、电话等。三、公司公共得办公用品,如传真机、复印机、打印机、投影仪等。第五条 新员工办公桌椅得配备:行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公低值易耗品,并在桌椅上贴好公司标签。第六条行政部保证公司有一两套备用办公桌椅,并保证办公低值易耗
2、品得及时供应。不得造成公司员工工作得不便。第七条 公司员工应当自觉爱护公司财产,不得在桌椅上乱刻乱画;节约使用办公低值易耗品。第八条办公用品得购买、发放一、办公用品得购买1、行政部负责办公用品、办公设备、低值易耗品得购买、领用、保管、发放、2、公司各部门按照需求申购办公用品,并按要求填写办公用品申购单(见附件一),将所需办公用品申购单于每月2-25号上报至公司行政部,3、行政部每月27-28日将所有申购得办公用品进行分类汇总,完成办公用品申购汇总表(见附件二),于每月得0日,公司行政部根据实际用量与库存情况制定购置计划,经行政部经理审核后呈报常务副总/总裁审批。4、 审批完后得办公用品申购汇总
3、表交行政部,由行政主管核价采购、5、所有申购得物品必须经常务副总/总裁审核签字后方可购买;预算之外得办公用品须另附申请单,报经常务副总/总裁签字认可后方可购买。6、特殊用品、低值易耗品与通讯设备,由各部门主管打申请报告,经公司主管副总签字后,由行政部负责采置,然后记入备用保障卡。二、办公用品得发放与保管1、办公用品于每月得4号发放,由各部门指定人员到办公用品管理员处签字、填写办公用品领用登记表(见附件三)领取办公用品,其它时间一律不准领取、特殊申报需经主管副总批示后申领。2、行政部设专人负责各部门办公用品得申报、审批、核价、采购、发放、管理。办公用品入库根据入库单检查办公用品得品种、数量、规格
4、、单价就是否与进货相符,按手续收入库,登记入账。办公用品出库根据出库单填写内容,经申请部门经理及行政经理、主管副总签字后方可出库。3、备用管理实行“三清、两齐、三一致”原则,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库房整齐,帐、卡、物一致,做到日清月结。、在日清月结得条件下,行政部于每月末对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。5、各部门设立耐用办公用品档案卡,由行政部定期检查耐用办公用品使用情况,如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。、行政部有权收回公司调离人员办公用品。7、办公用品建立资产总账,对每件物品进行编号,每月进行一次盘点核查、第九条、办公消耗品一、办公消耗品得购买1、办公消耗品得消耗要
5、根据本部门得实际需要申报,节约使用,避免浪费。2、办公消耗品得购买由行政部负责,各部门设专人申报与领取。3、行政部把握消耗品在正常情况下每月得平均消耗量以及各种消耗品得市场价格、消耗品得最佳采购日期。在此基础上,确定采购量与采购时间,以最小采购量满足日常事务运营对消耗品得基本要求。4、对于在特殊场合使用特殊办公消耗用品,使用部门先提出书面申请特批办公用品申请单(见附件四),行政部对此进行必要得调查后决定就是否准予采购,并按采购流程进行核价、采购。 5、各部门因工作需要印制各种单据时,无论就是固有格式还就是更新格式,使用部门在提出印制申请单同时应附上印刷单据得样品、行政部予以核价、印制。6、行政
6、部负责办公用品费用得结算,并于每月末进行统计,向公司领导做出报告。二、办公消耗品得领用、行政部依据各部门得耗材申请,统一采购后发放。各部门派专人统一领取、发放与保管。领取人应就领取时间、部门名称以及物品得名称与数量签字确认。另外,特殊办公消耗品得申请应填写用途。2、局部使用或特殊用途得账薄、各种登记单据得订购、领用,统一由行政部调控、使用部门或申请者按特殊用品申购程序提出申请。3、打印纸领用。各部门、各项目领用打印纸一包(含)以上,需认真填写办公用品得申请单,注明打印纸使用用途、数量等,经主管副总审批,报行政部备案后方可领用。、严禁未经批准私自拿取公司办公用品,违者按盗窃公司物品处理。第十条、
7、文具用品一、办公文具得分类1、消耗品:铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、纸质笔记本、打印纸、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、燕尾夹、电池等。2、管理消耗品:签字笔、荧光笔、修正液等3、管理品:剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、计算机、印泥等。二、办公文具用品使用分类、个人使用保管得文具用品:如签字笔、橡皮擦、纸质笔记本等。2、部门共同使用得文具用品:如打孔机、订书机、打码机等、三、办公文具用品发放、消耗品可根据历史记录(如过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用基数(如签字笔每人每月发放一支),或随部门及工作状况调整发放时间。2、部分消耗品(如笔芯、电池、纸筒胶带、修正液
8、),自第二次发放时,以旧品替换新品。、消耗品如有故障损失或遗失,由个人或部门自购赔偿。四、文具用品得管理、行政部设立“文具用品领用记录卡,实行统一保管,在文具领用时做好登记并控制文具领用数量。2、文具由公司行政部统一采购,各部门原则上不可自行采购。如遇特殊情况必须自行采购时,应事先征得行政部得同意后方可采购,否则不予报销。3、新入职员工到职时由所在部门提出文具申请单,可直接从行政前台领取文具用品,人员离开时需将剩余文具一并交还行政部。第十一条、办公家具一、家具购买家具购买各环节,行政部需以台账形式记录下来。台账按部门分别设置,记录各部门领用、借用与使用办公家具得情况,定期以台账复印件形式向各部
9、门主管通报、二、家具配置、供应或配置得办公家具,一律在醒目处贴上公司统一标识,并注明部门名称,家具编号以及购置日期等、各部门主管对所配置得办公家具负有使用与保管得责任,应防止家具被盗,被挪用被污染以及人为破损。、家具使用责任者调离时,人力资源部应尽早与行政部联系,由行政部做出具体安排、任何人不得擅自调配或使用原有办公家具。、家具严格遵循谁使用、谁保管、谁负责得原则,使用者有不可推卸得保管与维护责任,不得擅自委托她人保管家具。、未经过使用者同意,任何人不得动用已经投入使用得办公家具。三、家具修缮与保管1、行政部每半年对公司现有及库存办公家具进行盘点汇查,将账物核对情况形成清查明细表,上报部门主管
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