高效会议管理技巧-学员版.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效会,议,管理,主讲：,高级培训师 蔡林,卓越经理人,管理实务,系列培训,培训课堂公约,培训时间：9：00,12：00 13：,30,16,：,30,准时到培训会场，自觉维护课堂公德；,请将手机暂时关闭，或调至震动档；,不要在课堂中随意走动或接听电话；,空杯心态，积极参与课程中的讨论；（奖励）,有意见发表时，请举手示意经允许再发言；,以掌声或鲜花感谢所有给予分享的人；,尊重他人，尊重自己。,课程目录,第一讲,：会议的基本认知,第二讲,：高效会议管理的方法,第三讲,：,开会前的准备工作,第四讲,：成功开好会议的策略,第五讲,：应对与处理会议中的难题,第六讲,：会议中的决策与技巧,第七讲,：会议结束与后续跟进,第八讲：现场互动与答疑,第一讲,：会议的基本认知,据调查，经理级和专业人员每周约花,1/4,的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达,60,亿美元。,如何开会,？,如何使会议有效率,？,对于企业和,管理者,来说，都具有重要的意义,！,你的会议有多少？,会,议需要管理吗,？会议管理有哪些技巧呢？,？,？,？,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带,来困扰。因,此，会议既需要管理，,更需要管理技,巧！,职位越高，工资越高，会议也越多！,如何开好会议是管理者的重要能力！,遵义会议旧址,小组分析与讨论,作业题：,我们在会议中经常遇到哪些问题？,各小组在组长的带领下，开展积极的讨论，集思广益后，派一名学员代表小组的意见发言，看哪个小组讨论的比较好？,认识什么是会议？,会议的类型：,1),信息型的会议（发布信息,/,收集信息）,2),决策型的会议（作出决定,/,达成共识）,3),解决问题的会议,4),以上诸项的综合,会议有正式的，也可以有非正式的。,是什么在推动着一次成功的会议？,1),一名优秀的主持人,2),一种良好的方法,3),良好的参与意识,1),主持人的不同能产生截然不同的效果。优秀的主持人往往能够有效地准备和主持会议，使与会者有高度的参与意识并富有成效。,2),遵循某些基本准则的主持会议的良好方法，有助于会议的顺利进行。,3),良好的参与意识取决于两个因素：,1,）与会者准备的程度以及他们的行为，,2,）主持人领导和指引与会者的能力。,成功会议的三要素,第二讲：高效会议管理的方法,固定的会议流程规范,开始,欢迎,会议目的,议程,具体时间,安排,规章制度,3,议程,1,分享话题和目标,交换信息,产,生主意,/,做,决定,/,确认行动,总结,2,结束会议,总结,安排下次会议,跟踪,备忘录,跟踪计划,固定的会议流程规范,主要包括一个中心、两个基本点。,（,1,）一个中心,：,指整个会议的议程。包括：,会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。,进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。,结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。,（,2,）两个基本点,两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。,高效的会议管理四个步骤,有效的会议管理应使用,PDCA,循环程序（计划、召开、检查、措施）。,A,P,C D,会议准备,召 开 会 议,评 定 会 议 结 果,将,“,未决议”的议题安排在下一次议程中，同时对会议所作决议的跟踪。,第三讲：会议前的准备,会议准备,准备一次有效会议的,8,个步骤,第,1,步：决定会议的宗旨和类型；,第,2,步：分析围绕这次会议的前因后果；,本次会议同工厂,/,部门,/,班组的目标有何关系？,本次会议同上一次,/,下一次会议有何关系？,可能发生哪些事件 会影响到对本次会议的兴趣？,第,3,步：明确涉及的,/,受影响的人和事；,第,4,步：制订一个成果说明；,第,5,步：决定要讨论的主要议题；,第,6,步：决定主持人、与会人和记录人；,第,7,步：决定会场布置；,第,8,步：计划会议日程表。,会 议 日 程 表,目 的,举办单位,日期,要求,与会人,预期结果,时间,地点,#,时间,项目,活动,/,说明,主持人,至何时,注：,会议准备,不管规模和地点如何，每次会议都应该有一个日程安排，不论多么不正式。,非正式的日程表：,（用于简短的、,临时会议）,活页挂图,记事本,为何要召开本次,会议？,有何目的？,何人参加？,何时举行？,何处召开？,如何进行？,时间 何事 谁,5,个,“,何,”,和,1,个,“,如 何,”,正式的日程表：,（用于较长的、,预先计划的会议）,会议准备的,5W1H,法,Why,What,When,Who,Where,How,部门会议多少人开比较合适？,Who,必须参加人员、可参加人员和列席人员,会议准备工作核对清单,开会目标,是否清楚；,决定与会者名单；,决定与会者的参与程度；,决定由谁来担任会议主席与会议记录者；,决定会议时间、会议长度、地点,；,准备好会议所需辅助设备；,决定哪些与会者该做简报与何时做；,暂定的,会议议程,是否涵盖所要讨论的事项；,分发,开会通知,。,讨论：会议目的明确吗？,练习：列举最近开过或者即将要开的会议,（,每组5-6个,）,名称,目的,“,今天下午2：00在小会议室开个会！,”,“,今天下午2：00在小会议室开个部门会！,”,“,今天下午2：00在小会议室召开部门工作计划会！,”,“,今天下午2：00我们在小会议室召开部门四季度工,作计划会！,”,举例：会议目的是什么？,“,从三家供应商中挑选一家供应商,”,“,评审,出最优的一家供应商,”,“,提高公司市场份额的方法有哪些？,”,“,公司存在的问题有哪些？,”,“,解决公司上年度业绩下降的问题,”,“,如何在本季度将,产品缺陷率降低,5%,”,“,宣讲新的供公司内部职工持股方案。,”,“,学习重要文章,天道酬劳,”,“,制定三季度部门员工培训项目计划,”,“,制定,产品,V2,版本计划,”,做出决策,头脑风暴,解决问题,信息分,享,制定计划,分组讨论：到底谁应该参加会议？,例：公司各部门负责人会议议程表,序号,议程,（,责任人,）,主要内容,备注,1,主持人简短开场,简述会议主要议程,2,高层,领导,讲话,从公司层面对各部门例会提出要求、明确目标。,3,各部门月、周例会的确认,讨论确定周、月度例会的时间和议题和相关事宜,4,HR,汇报,上周工作总结、本周工作任务、工作开展步骤,5,汇报,6,汇报,7,汇报,8,各部门配合工作,各部门需要协作的工作,9,会议结束,案例讨论,第四讲：成功开好会议的策略,成,功会议的五种策略,做好开场白；,合理分,配发言,时间；,掌,握议事,进度；,达,成决议,决策,方式；,圆,满结束,会议。,开 始：告 诉 与会者 将 要 讨 论 的 问 题，及 其 原 因,中 间：讨 论 每 个 议 项,总 结：告 诉 与 会 者 已 讨 论 过 的 问 题，并概 述 已 达 成 的 决 议。,（何 事、负 责 人、何 时 完 成）,如何,做好开场白？,内容：,3,5,分钟的讲话,，系统、简洁,地明确,开会目的,、,时间安排,、,议事方式,、,纪律规则等,。,开场白,程序,：,概,括,会议进行程序,；,提供与会议有关的资讯,；,开会时的,规范,（要求）；,指定会议记录者,；,征求对议程设计的意见,。,做 出 会 议 备 忘 录,何事,何人,日期,记 录 需 采 取 的 措 施，,并 使 决 定 具 体 化,合理分,配发言时间,主持人的发言时间应掌握在,20,%,左右，尽,量保证每个人发言机会,均等，对于特别熟悉的人给予相对较多一点的时间。,开,成一,种大家参与、互动氛围的会议。,主持人发言最多的原因,对会议的议题特别熟,地位最高而且声音较大,负担较多的行政责任,（承担项目多）,算算你的会议的时间？,控制会议的进程,你只是用语言方式控场的？,主持人对会议进程非常了解，对于遇到各种不同的参与者，主持人使用的具体办法适时调整会议节奏：,1,、,语言方式,：,比如。,2,、,非语言方式,：,比如。,与会者的职责,有备而来；,投入讨论；,清楚地和积极地提出观点；,切中主题不要离题；,避免夸夸其谈；,避免重复；,鼓励批评性的意见；,集中于基本点；,考虑别人的意见；,提供折衷意见；,倾听；,协助主持人以取到会议的预期结果。,良好的,参与意识,第五讲：应对与处理会,议中难题,只要有机会就讲个没完的人,讲故事（和讨论的主题无关）,；,讲了很长,时间,才进入主题,；,讲的太模糊，没有具体事例,；,拒绝倾听别人的观点,，只管自己讲。,有机会就说，而且不停地说！喜欢说,“蝉”,的特点,小组分析与讨论,如何面对这样的参会者？,总喜欢否定或攻击别人的人,有攻击别人的,倾向；,总是给予消极的、否定的,意见。,鲨,鱼,的,特,点,小组分析与讨论,如何面对这样的参会者？,比较自我且防卫性强的人,驴,的,特,点,过于敏感,，,不太说话，抵制别人；,防卫性很强，心中有面,“,墙,”，比较倔强；,比较自我,，,不能站在别人的立场看问题,。,小组分析与讨论,如何面对这样的参会者？,发言时经常谈其它话题的人,质疑正在使用的程序,（,跳来跳去）；,总是提议不同的程序或建议,；,弄不好会把会议带向歧途。,兔,子,的,特,点,小组分析与讨论,如何面对这样的参会者？,开会时心无所谓、不投入的人,开会的同时一并做别的,工作；,私自进入小团体,讨论；,时常接,电话；,瞌睡；,其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等,螃蟹,的特点,小组分析与讨论,如何面对这样的参会者？,分小组实战演练,会议,案例背景：,第六讲：会议中决策的方法,会议中如何做决策,权威决策,少数服从多数决策,共识决策,无异议决策,什么时候用什么决策方式呢？,决策时可以设定标准,！,1,2,3,4,具体说明,权威决策,权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。,适宜使用：当组织授权团队领导人做最终决策并全权负责时。,不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。,少数服从多数决策,少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。,适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。,注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。,具体说明,共识决策,共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。,共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。,注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。,无异议决策,无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。,当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应做出无异议决策。,注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重 要时才有可能作出无异议决策。,第七讲：会议结束与后续跟进,圆满结束会议,预留一定时间进行总结；,确保议程全部完成；,及时结束会议。,会后活动,自上而下逐级向非与会者传达信息；,制订行动计划以完成分配给您的任务；,确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度；,制订下次会议的议程。,会后跟进,作为参,会,者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,自我评定,怎样提高下次会议的质量,关于习惯,的形成,参会者会后跟进的内容,拿到会议记录以后要细读,分析不同参会者的众生相,（回顾）,考虑自己任务的完成方法,会议是一项新任务的开始,主持人的会后跟进,请大家填写会议评估表,针对意见做出改进措施,询问和联络缺席的同事,制定跟进计划,（,负责跟进,）,如有需要找高层协助,如计划进行顺利，取消下次会议,会议之后检讨得失,（总结提高）,主持人会后自我评定问卷（一）,在开会中有没有人误解过我的意思？,我有没有在别人谈话时跳到其他话题？,有没有在会前让员工了解会议的内容？,面对别人说话的时候,我,是不是很紧张？,处理说话紧张最好的方式,排,练,主持人会后自我评定问卷（二）,是否遇到只有,我,说话而没人参与？,谈话结束后是否确认别人明白了,我,的意思？,在分派工作时大家是否都看着我而不提问,？,我,总会把事情的前因后果呈现给别人吗？,我,是否提前考虑把复杂的问题用,通俗,的方法表达出来？,我,是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗,？,改变旧时的习惯,写下想改变的习惯,写下你的目标,列出习惯带来的问题,列出改变习惯的好处,奖励自己,坚持,21,天,回顾新的习惯行为,任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。,把技巧变成习惯及行为,成功源于良好的习惯！,会议管理的黄金法则,1,、发布,/,通知会议日程；,2,、按时到会按时开会按时散会；,3,、有备而来；,4,、始终切中主题不要偏离议事项目；,5,、不轻易打断别人倾听以便理解；,6,、次日发布会议备忘录,/,通过的决策；,7,、清楚了解下列各点：,做出了什么决定？,由谁负责？,要求何时完成？,第八讲：现场互动与答疑,案例研究,:,会议情节,喷漆工段长约翰决定召开一次班组长会议（与会 者：菲 尔、皮 特、辛迪 和 史 蒂 夫），讨论当前的一些问题。会议将在下班后举行。,约翰：,“,本次会议我想讨论的仍是上周提出的问题。向你们通报现有的实际情况。我也 愿意就未来发生事情与你们交换看法。会议结束时，我希望我们能制定一个行动计划来完成下几周必须完成的一些任务，包括查看无绒工 服，采用两种新油漆、以 及如何准备迎接新成员的欢迎会。大家知道，我们总是处于车间的污染环境之中，我们要保证所有员工感觉穿上新工作服很愉快。对员工的感受你们现在有什么看法？,史蒂夫：好的，我没有听到什么抱怨。但从另一方面来说，我也没听到什么正面的反馈意见。,菲尔：我部门的员工感到工作服很合身，衣服上的拉链使更换衣服快多了。,约翰：辛迪，您感觉怎么样？,辛迪：我确实不太清楚。像克里斯一样，我也没有听到什么抱怨。,皮特：目前的质量问题让我忙得不亦乐乎，没有时间考虑这些问题。,续,约翰：好的，从你们讲的情况来看，好象缺乏具体的信息，你们是否同意征求每位员工的意见，然后在下次会议中报告具体情况,?,菲尔：这个建议不错，设计成问卷形式怎么样？,约翰：好主意，其它人有何看法？,全体：很好，这样能节约时间！,约翰：菲尔，你来负责此事怎么样？,菲尔：好的，没问题。,之后，约翰继续讨论其它问题。好的，我们下一步要做的事情是，收集皮特表格中的具体信息，并在下周的例会上汇报有关情况。,我们对下周两种油漆颜色的准备工作已达成一致意见，你们有必要就所有相应措施与学员一起制定计划。还要与培训协调人再举行一次会议，具体时间定在周五,17:00,。你们同组员商量一下，看他们是否有空参加下周四的欢迎会。请在本周四下班前告诉我有关情况。,下一 次班组长会将于下周的同一时间举行。,案例研究,:,会议情节,小组讨论,:,1),会议的目的是什么,?,2),会议的前因后果是什么？,3),会议的预期结果是什么？,4),列出议事项目,5),约翰的领导才能如何,?,什么方面有效,/,无效,?,活动 会 议 备 忘 录,以下是工段长和经理每周工作总结例会。经理克里斯要求大家作笔记。会议开始后，克里斯便开始讨论议事项目。,克里斯：大家好。本周我们的产量只达到了预定产量的,89%,，任务没完成的主要原因是什么,?,约翰：周四下午机械手出现故障，因此我们至少少生产了十辆汽车。,克里斯：我们采取了哪些对策？,彼得：,(,维修班长,),我正在编制下周的维护日程安排，下周二就可以修复。,玛丽：我那条生产线供料出了故障，,2,个多小时内就有几次暗灯呼叫信号。材料部正在调查故障的原因，我也会继续追问，下周一就能有结果了。,克里斯：大家知道，我们计划在下周末增产,10,，你们看完成这个目标有没有什么问题？,罗伯特：我班组的几个人正在休假，今天史蒂芬又请了病假，他要三周后才能拆掉石膏，恐怕我得需要几个人手帮忙。,克里斯：好，其他几位也看看你们的人员情况，如果能抽出人手，就通知一下罗伯特。另外，最迟下星期一下班前把你们各组的人数告诉我。还有其它问题吗？,全体：没有了。,续,克里斯：本周，终检查到的质量问题减少了。干得不错！不过，我们仍存在一个严重的问题，就是,7,号,C,点的扭矩值。超过车辆误差极限的,4,。山姆，这是您的工区，能不能在下周一汇报一下您对此采取的对策？,山姆：可以。,克里斯：本周，我们没发生任何可能造成损失或事故的事情，我们所采取的对策和培训看来起作用了。我们怎样才能继续保持和发扬这种 优异成绩呢？,珍妮：我想应该在信息中心设一个大的目视控制器，这样所有的人都能看见。,鲍勃：你的意思是说和质量中心的一样吗？,珍妮：是的，差不多吧。不过可能还得做些改进以适应我们的需要。,克里斯：谁愿意负责这事？,珍妮：我愿意，我对这事很感兴趣。,克里斯：下周五，,29,日前可以吧，不过请随时告诉我工作的进度。,鲍勃：珍妮，我对此有一 些想法，或许我能帮你忙。,续,克里斯：下周一将有,55,名新成员加入到我们中来，大家的培训计划准备好了吗？,全体：准备好了。,罗伯特：培训计划需要包括所有的课程，还是只包括他们要学的第一部分？,克里斯：当然第一次课程越细越好，至少也需要列出其它课程的纲要，下周三能准备好吗？,罗伯特：没问题。,克里斯：好，在会议结束前，大 家还有没有其它问题？,全体：没有。,最后，布莱克宣布会议结束，并祝大家周末愉快。,小组练习,附上的会议议程表，各小组学员可以用它记录以下会议中的记录,/,措施（做一个会议备忘录）。,分析以上的会议情况，各小组在组长的带领下完成作业，并派一名代表展示成果。看哪个小组完成较好！,谢谢各位!,