公文处理基础知识与常见问题(许云童).ppt

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,一、公文处理基础知识,（一）公文定义,党政机关,公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有,特定效力,和,规范体式,的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的,重要工具,”。,特定效力,规范体式,重要工具,公文有具体的外在形式，同时有着严格的规范体式，所以还是一级行政机关、一个部门、一个单位的形象和窗口。,各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。,各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。,（二）公文种类,2012年4月16日印发的党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,除上述15个法定文种外，公文还包括总结、计划、条据、便函、调查报告、大事记、述职报告、典型材料、简报、讲话稿、规章制度、公示等。,与旧的条例和办法对比，在国家行政机关原来使用的13个法定文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。,决议,适用于经会议讨论通过的重大决策事项。,在实际工作中，一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用。,决定,适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,此文种须慎用，在实际工作中，一般只有县级以上政府及同级机关可以使用,。,意见,适用于对重要问题提出见解和处理办法。,在党政机关公文处理工作条例中，“意见”可以用于上、平、下行文，但在实际工作中一般多用于下行文。,通知,通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个法定公文文种，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,在云南省贯彻实施细则中明确，不相隶属同级机关根据职权范围也可以使用，也适用于人员任免。,请示,适用于向上级机关请求指示、请求批准事项。多涉及“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项。分直请性请示和批转性请示。,请示必须一事一请、一文一请，即一份请示只能向一个上级请求批准一个事项。遇到一个事项受两个单位双重管理的情况，在请示时，应本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄报，以便对方了解情况。,通报,适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要事项。,报告,适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问事宜,。,分为：工作报告、情况报告、呈请性报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。,公报,适用于公布重要决定或者重大事项。,在实际工作中，县一级机关除统计口和环保口使用外，均不使用，如人口普查公报、统计公报、环境状况公报。作为内部刊物。,批复,适用于答复下级机关请示事项。一请一复，即有一份请示，就应当有一份批复。,公告、通告,“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；“通告”在一定范围内，公布应当遵守或周知事项。,“公告”切勿滥用，一般只有党和国家高级机关才使用。一般的基层机关，地方各级行政主管部门和企事业单位不得使用“公告”，公民个人无权使用“公告”。,各级行政主管部门（工商、税务、物价、卫生、文化、消防等）根据职权发布周知事项，应使用“通告”。如严禁在富龙高速红线内新植林农作物、县城周边砖厂关停、一定时限内某条道路禁止通行等均应使用通告。,议案,“议案”是,各级人民政府,按法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提出并需大会列入议程，进行讨论、审议和决定的议事原案，属于建议性公文。如政府财政预算、决算，县城总规修编，任免人事职务等。,函,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。,纪要,适用于记载会议的主要情况和议定事项。也就是说，“纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作。,需要注意的是，“纪要”作为内部文件，一般只印发参会及议定事项涉及的单位，不向社会公开。不得代替行政执法文书，不得作为行政执法依据。,（三）公文格式,党政机关公文处理工作条例第九条：,公文一般由,份号、密级和保密期限、紧急程度,、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。(18要素),与旧的办法相比：,1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再使用主题词；5.增加了页码；,6.紧急程度分为“特急”和“加急”,（办法称“急件”）。,涉密公文应当标注份号。,有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。,上距版心上边缘35mm，距上页边72mm,富宁县人民政府文件,下空2行编排发文字号（距发文字号约20mm，距分隔线约30mm）,富政发20131号,距发文字号4mm,分隔线,分隔线下空2行编排标题(距标题约20mm),富宁县人民政府关于XXXXX的通知,各乡（镇）人民政府，县直各部门：,为深入贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：,（不再区分上行文版头）,富宁县人民政府文件,富政请201378号 签发人：,陆 勇,分隔线,富宁县人民政府关于XXXX的请示,州人民政府：,为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项请示如下：,恳请州人民政府划拨抗旱救灾专项资金800万元，支持富宁县开展抗旱救灾工作。,当否，请示。,附件：富宁县XXXXXXXXX,（空二行）,富宁县人民政府,2013年7月1日,（联系人及电话：许云童 0876-6127697）,（版记示例）,由3号字改为4号字,不再标注主题词,抄送：州发改委，州财政局、民政局。,富宁县人民政府办公室 2012年7月1日印发,分隔线上下粗(0.35mm)中间细(0.25mm),不再保留（共印 份）,（四）行文规则,党政机关公文处理工作条例第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。,向上级机关行文应当遵循的几条规则,1.上行文“原则上主送一个上级机关”（办法只对请示作此规定)；2.“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；3.“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；4.“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。5.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。,向下级机关行文应当遵循的几条规则,党委、政府的部门依据职权可以相互行文。,部门内设机构除办公厅（室）外不得对外,正式,行文。,党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。,需要注意的新内容：,“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。,（五）公文拟制,机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；重要公文和上行文由机关主要负责人签发；党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公 文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。,（六）公文办理,（发文办理、收文办理、公文归档等三章合并为一章）,“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。“发文办理”环节进行了简化，“起草”、“审核”、“签发”列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。,（七）公文管理,着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。,（八）附则,二、公文处理常见问题,（一）文种使用方面,1.“公告”与“通告”滥用、错用、混用,2.“请示”、“报告”误用和处理不规范,向同级机关“请示”、“报告”或“批复”,多个事项同一请示,“报告”中夹带请示事项,3.“意见”、“通知”文种重叠使用,（二）格式规范方面,1.上行文容易出现的问题：,没有标注签发人或者格式、字体使用错误,没有标注附注（联系人及电话）,2.标题容易出现的问题：,错用字体、字号,缺发文机关（3要素：发文机关、事由、文种）,标点符号使用不当（除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号，如条例、规定、办法等。在实际工作中为使表意更加清晰严密，在特定情况下仍需要使用如：文山百色跨省经济合作区、三个代表、十二五、试行、讨论稿等）,介词重叠或位置使用不当,排列不规范,正确的如：,富宁县人民政府办公室转发文山州人民政府办公室关于文件的通知,事由概括不当、不准,文种使用不当,3.主送机关（用全称或规范化简称，不得标识为个人）,4.正文,层次序号：,第一层为“,一、,”，黑体或仿宋体；,第二层为“,（一）,”，楷体或仿宋体；,第三层为“1.”，仿宋体；,第四层为“（1）”，仿宋体。,第五层为“,”；（2000年省的细则规定）,第六层为“a”。（2000年省的细则规定）,5.附件说明,在正文之下空一行左起空2字标注为“附件：”,正确的如：,附件：富宁县人民政府办公室关于认真贯,彻落实XXXX的通知,（不要文号）,附件：1.富宁县人民政府办公室关于认真贯,彻落实XXXX的通知（不要文号）,2.关于XXX工作的整改落实方案,错误的如：,附：,1,、富宁县,人民政府办公室关于认真贯,彻,落实XXXX的通知,（富政办发2012X号）,2,、,XXXXXXXXX,6.发文机关署名、成文日期和印章,XXXXXXXXXXX（正文末尾一行或“附件：”）,发文机关署名,（以成文日期为准居中）,2013年7月1日,(右空四字),印章上距正文或附件说明一行之内，下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。,7.附注,请示、报告等上行文和商洽类、请求批准或答复类的函，必须要标注附注，就是联系人及电话，以便于联系、询问和沟通有关问题。,居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行,（联系人及电话：许云童 0876-6127697 13577622700）,8.附件,改用黑体字标注“,附件,”或“,附件1,”（不加冒号）,与正文一起装订时，编排在成文日期或附注之后、版记之前，页码要连续编排,9.版记,2012年7月1日以后不再标注主题词,抄送机关。一般用规范化简称,印发机关和印发日期。,如：,（改为4号字）不再标注主题词,抄送：县民政、住建、财政、人社、公安、发改局。,分 隔线,富宁县人民政府办公室 2013年7月1日印发,不再保留（共印50份）,版记应置于公文最后一面（偶数页）。,传真电报和便签不标注版记。,（二）其他方面常见问题,1.关于公文常用易混字词,截至截止,账帐,制定制订,作出做出,其他其它,通信通讯,报道报到,像象,其他：爆发暴发 实验试验 必须必需,反应反映 启示启事 缴纳交纳,实行施行 权利权力 运用应用,2.常见的不规范表述,辖区（行政区域）,行政村（村委会）,各级各部门（各乡镇各部门）,建国以来（新中国成立以来）,年份和年代（一般不能表述为：今年、明年、上世纪）,3.,数字的用法,10以上的数字、分数，公历世纪、年代、年月日和时刻，计数与计量都应使用阿拉伯数字（部分层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字除外）,常见的错误有：,年代、分数使用汉字（九十年代、三分之一）,共用单位和符号造成歧义,（510万、110%）,10以下的个位数如果不是具有统计意义的可以用汉字，但一般都用阿拉伯数字（,四项基本原则、“三个代表”重要思想、党的十八大、省委九届一次全委会、“十二五”规划,等特殊情况除外）,4.计量单位的用法,法定计量单位,一般用汉字,5.标点符号的用法,一般占1个字位置，个别特殊的占1/2或2个字,发文字号用“,”，不能用“”,连接号一般用“”，电话号码区号后用“-”,很少用：省略号、破折号、问号、叹号,常见的错误,采取以下措施,：,一是XXX,。,二是XXX,。,三是XXX。,抓好水利基础设施建设（县水务局牵头，各乡,（,镇,）,人民政府负责落实）。,（以下简称条例,（,草案,）,）,6.页码的标注方法,4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。,信函格式和电报不显示第一个页码，其他公文都应标注第一个页码。,公文版记要求置于最后一面（偶数页）并标注页码，当版记前页有空白页时，空白页和版记页不编排页码,