工程有限公司材料采购管理制度.doc

****有限公司大宗材料、物料采购管理制度
第一章 总 则
第一条 目的
为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障搅拌站的正常持续进行，选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的材料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。
第二条 适用范围
本办法适用于公司各沥青搅拌站施工用材料、物料（设备）采购时，计划、审批、价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，均以制度处理。本管理制度所指大宗材料、物料指各搅拌站建设及生产所需的：骨料、石粉、矿粉、沥青、重油、砂、砖、水泥、混凝土、机械设备及配件、电缆线等。
第三条 职责划分
1、由公司机料部全面负责对各材料、物料的价格询价、采购、入库保管工作；
2、由搅拌站站长对本站内计划单的质量、数量、要求进行详细审核把关；
3、由财务部对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。
4、由综合部对采购合同的条款进行法律风险把关
5、由分管副总对各采购计划、合同进行审核把关；
第四条 原则
1、长期订货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。2、对于经常性采购或批量进货的，按采购流程进行。
第二章 采购（计划）审批
第一条 采购计划的制定
1、材料、物料的采购执行先计划审批，后采购的原则。大宗材料应在计划应在实施前不少于10天前提出，批量进货的材料不少于3天提出，个别应急性材料由搅拌站负责人口头提出报机料部和总经理批准后实施采购，但事后二天内应补齐相关手续。
2、搅拌站建设期前由站长根据公司搅拌站建设规划要求提出材料、物料采购计划，确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；
3、搅拌站生产需要采购的大宗材料，由机料部提出采购意向申请，报公总经理确定供应商。
4、搅拌站生产期间，进行材料和物料的采购，由搅拌部机料员根据公司经营客户经理的书面生产计划，提出材料、物料采购计划，试验员审核所购材料的技术质量条求，站长审核确认。确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报；
第二条 询价、比价和议价
1、机料部根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2、采购员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面搅拌站进行核对，以保证供应商提供的材料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；
5、专用材料或用品，机料部应会同使用部门共同询价与议价；
6、对供应商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向供应商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
7、对重大的物资采购，要保证参加人数不少于两人进行商务谈判，且要求有两个以上的部门派人参加。
第三条 采购前核决及权限
大宗材料第一次采购时，按公司合同管理办法执行合同签字流程序，采购经办人员与供应商初步沟通并完成询价后，在询价汇总表上详细填列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及总经理核决：
1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
（2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
（3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
（4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；
（5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；
（6）付款方式；
（7）所需的质量证明（检验单、质保单、出供应证明单、化验报告单等）；
（8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法；
（9）运输方式和销售发票的要求。
3、需与供应商签订长期合同者，采购经办人应以签呈及拟妥的长期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；
4、签订期采购合同后过程中进货的，如骨料、重油、粉料、沥青等，按材料采购流程，填写采购单，办理手续。
5、金额较大或批量采购的应到对方生产工供应进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。
第四条 签订采购合同或填写采购单
1、经总经理确定供应商后，机料部填写采购合同，并经审批流程，完成采购合同经审核，加盖公司合同公章经对方签章后生效。采购单经公司总经理签字审批后生效，采购单一式两份，一份由机料部、一份交搅拌站。
2、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。
3、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。
4、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
第五条 退货作业
对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单”呈搅拌站长和机料员签认后，对材料数量不进行确认。必要时由机料部通知供应商到场核实。
第三章 验收与付款
第一条 材料进供应验收
1、材料进场供应商交货时，机料部通知搅拌站库管员和实验员，实际清点件数或称重，，对货物携带的有关证件和材料质量进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知机料部一同处理；
2、对有专项质量要求的材料物资，机料部通知搅拌站长一同参加员验收，验收合格后由搅拌站库管员出具入库单并由库管员签字。
第二条 付款结算
1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；
2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由公司安排支付；
3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：
（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；
（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；
（3）在现场调试施工期间急需材料的采购；
（4）3000元以下的零星采购。
第三条 进度控制及异常处理
1、机料部应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；
2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货供应商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇报相关职能部门、公司处理。
第四条 质量评价
搅拌站和机料部应就所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。
第四章 附 则
第一条 参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保公司的利益不受损害；
第二条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；一经发现上述情况，视情节，按所受回扣或酬金的十倍处罚，停职直至开除。
第四条 本办法自公布日期执行。

二○一三年七月十日
4、《材料采购申请表》填报流程
搅拌站建设期材料采购流程
机料部采购
机料员填写材料采购申请表
试验员复核
搅拌站长审核
根据公司搅拌站规划要求
机料部接收采购单
机料部询价
公司分管审核
总经理审批
材料采购一般不少于提前三天，
原则上不超过三天完成
搅拌站机料员验收
材料员建立进场验收台账
机料部建立采购台账
搅拌站机料员负责传送，建立资料收发台帐

大宗生产材料采购流程
机料部提出采购计划

机料部询价，选择不少于三家供应商品

搅拌站机料员根据客户经理需求填写分批进料申请
机料部将询价情况汇总后，报总经理确定供应商
机料部按公司合同管理程序审核合同
合同经审批后，签署合同

按合同要求进货

试验员和站长审核

公司机料部和分管副总审核
供应至搅拌站时，机料员进场验收，重要时会同站长参加

合格后入库，登记入库台帐

搅拌站发料，登记发放台帐

材料采购申请表（样表）
工程名称：
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
技术要求或证书
品牌
申购用途
需求日期
单价
金额
备注
1

2

3

4

5

6

7

16

机料员: 试验员: 搅拌站长: 机料部: 分管副总: 总经理:
日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期:
说明:
1、B-I栏由申请人填写，J-K栏由采购人员填写；L栏由材料员填写库存；

2、采购申请表必须经过批准后方可采购；

3、本申请表不得随意涂改，

4、本表格的单价是指询价最优惠之价格，后附其它供货商询价表。

注：按公司原有电子表格式

_______________材料采购询价表
填报部门：

编号：

报价单位名称
型号或产地
规格
数量
报价
资信情况
质量情况
供应能力
交货日期
交货地点
付款办法
扣款规定

询价目标

询价人员及意见

机料部门负责人意见
财务主管意见
分管总经理意见
总经理意见